政府机关如何做好会务工作
政府机关如何做好会务工作
会务工作是对社会组织、企业及政府通过重大决策议题的关键讨论方式,是一种经常性的活动形式。作为秘书工作内容之一的会务,能为会议的顺利开展、会议精神的认真贯彻执行提供重要保障。会务由会前、会中、会后三个阶段组成,该过程中秘书不但需要明确会议主题,也要把会议文件的准备与发放通知做好,确定与会人员、选择和布置会场,全程记录重要的会议内容,在会议结束之后及时整理会议资料并总结归档。
一、会务工作内容
(一)会前超前筹措,精心准备。其一,掌握相关信息,做好协助职责。在确定会议议题时,不论是领导提出的议题还是秘书人员收集的,都必须把握住一个原则:要将领导开会的真正意图弄清,了解领导想通过开会解决什么问题、达到什么目的。在完成议题的收集后,需不断筛选,并反复送交领导审核,若有必要,需另備几套议题,同时会议上尽量不要出现不成熟的议题。其二,妥善落实会议经费预算工作。会议经费主要由占场费、设备费、租金费、培训费、用品费、住宿费、资料费及交通费等组成。会议经费预算的制定,需要遵循节约办公、勤俭办公的原则,最大限度将会议成本缩减。同时,也要确保一定的弹性,留有一定的余地,切忌铺张浪费的情况。其三,制定合理的会议议程、日程。会议议程是排列会议内容的顺序,需做到简明概略,避免拖沓冗长;而会议日程则是具体安排会议议程时间,多以表格形式为主。在会议期间每日上午、下午及晚上三个时间段内分别固定会议议程的各项内容,给人一目了然的感觉。其四,妥善准备会议文件。会前工作内容中,会议文件准备工作十分重要。该项工作由两方面组成:一方面是提前做好会议文件特别是会议报告稿、领导
人讲话稿等主旨文件的起草工作,要想将这方面工作做好,秘书人员必须熬夜突击、快手备用;另一方面是做好会议文件印制、复制工作。文件复制需要保证规范化、标准化,且复印前一天需要确认复印设备能正常运行,以免机器出现问题而耽误复印工作。
(二)会中协调控制,做好管理保证。其一,组织会议报到。会议报到主要是再次确认与会人员身份,是与会人员领取会议证件、文件材料及参会手续办理的关键环节。报到能帮助与会人员及时了解掌握会议安排和会议动态。会议报到工作的开展,要求秘书人员迅速准确、热情周到、有条不紊。其二,分发会议资料。会前,可通知各单位派人领取会议材料,或在会场签到处统一发放,也可提前放置于与会人员桌上。具体发放中,应当落实“不错一字、不漏一份、不掉一人”的“三不”标准。主席台上摆放的材料,必须严密检查顺序与页码,避免差错产生。其三,会议值班。会议值班主要负责与会议有关的信息收集和发送,并协调处理会议期间的工作与突发事件,完成领导交办的事项。会场内、外各安排一名值班人员,彼此间及时沟通,保障畅通的联络。值班人员需要将会议实际进展情况实时对比会议议程,以便将会议进程及时掌握。其四,会场服务。工作人员需要巡回检查会场内室温、通风、灯光及音响等情况,尽快解决突发问题,也要做好茶水的定时供应。若有特殊情况需要汇报给会议主持人时,应以灵活处理方式为佳,尽量不对会议造成太大影响。此外,需做好会场秩序维护工作。会场秩序由场内和场外秩序构成。会议召开时,需安排专人在会议室门口值班,避免会场内无关人员进入。会场内若有人出现不遵守纪律的行为,应及时告知并制止,保持温和有礼的言辞、严肃认真的态度、不温不火的行动。会议开始后,派遣专人清点会场内人数,登记迟到、缺席人员。
(三)会后及时总结与反馈。其一,合力安排与会人员返程。提前把握与会人员
返程时间安排、交通工具需求,尊重他们意愿。通常来说,依据先远后近的原则完成返程机票与车票的预定,掌握交通工具情况,并与有关部门尽早沟通联系,以便将飞机、火车及汽车票提前预订好。随后,编制与会人员离开的时间表,落实送行人员及车辆的安排,安排人员送与会人员到达机场、车站,若有必要也需安排有关领导同志送行与会人员。其二,提醒与会人员做好物品清退工作。借用主办方或会议驻地单位的物品需及时归还。与会务组沟通后,将各种账目结算并开好发票。提供一些备用塑料袋或绳子供外地与会者使用,帮助部分与会人员托运大件物品。其三,会场和文件清理。大中型会议的会场中通常会留存很多文件、材料。工作人员在会议结束后,需根据“文件领取表”登记情况完成剩余文件份数的清理,确保符合物表(物表相符),同时也要及时收回应收回的内部、机密文件等,逐号核对,历经清点、装袋、封袋、捆扎、装车等手续之后,将文件顺利运回单位。此外,需将材料整理、大型会议案卷立卷归档等工作做好,具体内容包含:会议决定、计划、决议及报告等会议正式文件;会议安排的发言稿;会议参阅文件;会议上讲话记录;其他相关材料等。其四,会议总结与评估。通常情况下,大型会议结束之后都会有相关正式文件和决议产生,或是有总结讲话;中型以下会议往往需要起草会议纪要。此类工作都包含在会议结束后工作范畴内,属于会议总结之一,必须高度重视。会议评估有利于会议质量的提升。通过控制会议质量,在客观量化的评估下达成经验的不断累积、总结,以便将影响会议质量的因素消除。评估总结主要是总结经验,帮助工作人员做得更好。
二、政府机关秘书人员如何做好会务工作
(一)树立大局意识,尽职尽责。在组织重大会议的过程中,与许多方面和诸多人员皆有关联,要想提出科学、合理的会议组织方案,就必须置身于其中并立足于大局高度思考问题,调动方方面面的积极性,促进形成强大合力。在大局意识树立之
后,能够将会议组织工作有效联系全局工作,有利于会议服务质量与效率的提升。每场会议在会议组织方面皆有相通之处,即便是内容不同也是如此。秘书人员要想确保所开展的会务工作的高效性,就必须对会务运作的规范化建设予以重视,依托完善的制度对工作进行规范。实践中,通过会议流程的规范、会议方案的格式化、会务涉及处室职责的明确等制度化建设工作的开展,将不必要的环节有效精简,达到办会的目的。
(二)严格会议报批,精减合并会议。为将各项会议流程规范,并达成会议管理模式的统一,合理控制会议规模,避免會议可能出现交叉冲突,减少会议费用支出、缩短会议时间、提高会议质量,就必须落实《会议管理制度》,明确会议归口管理部门,并完成经常性会议和专题会议,主办部门由归口管理部门各自明确职责。在召开各项会议时,应当提前向归口管理部门报批,在获取审批意见之后,方可进行会议时间与地点的统筹安排。同时,遵循“务实、精简、高效”原则,严格对会议数量进行控制,精简会议,能合并的会议尽量合并,可开可不开的坚决不开。必须召开的会议要明确主题,突出实效性。
(三)耐心细致,合理协调机构关系。秘书工作期间,涉及面较广且事务繁多,因而秘书需要具备头脑灵活、手脚勤快且能吃苦等条件。会务工作中,需保证分工的细化,同时也要详细周密地制定计划,对待现场各项准备工作切忌粗心大意,必须注意检查合适准确。实际工作开展过程中,保持实时细致周密做事的态度,方可将秘书会务工作做好。秘书在会务工作的组织安排过程中,也应当妥善结合其他工作环节,统筹协调会务工作机构间的关系。由于会务工作时间各自不同且很紧凑的缘故,秘书需与相关机构部门经常性沟通,确保会务工作各项环节正常运转,同时有利于自身办事效率的提升,并为会议各项进程的顺利开展提供保障。
(四)提前到位检查,严格会议纪律。会议召开前 1 小时,会务归口管理部门工作人员需再次对会议准备情况进行检查,尤其是承办上级重要会议时,需要模拟演示多媒体汇报材料,同时充分考虑会场布置、音响调试、座次安排、视频连接、安全标识摆放、会标制作、资料发放、茶水准备、会议用品等细节并展开严密检查。会前检查工作开展过程中,若发现准备工作中有疏漏存在,必须立刻整改,以便为会议准备工作提供充分有序的保障。此外,召开会议前,有事无法参加会议的人员,需与会议主办部门沟通、请假,讲明请假原因,随后由主办部门在会前将参会人员情况反馈给相关人员。如果会场纪律欠佳,会对会议质量与效果造成一定影响,所以必须严格要求会场纪律,参会人员需保证自身精神状态良好,不得出现迟到、早退等情况,会场内不得有交头接耳、玩手机或吸烟等不良行为出现。
三、结语
要想做好会务工作,看似简单实则很难,秘书人员在日常工作中必须勤用心、肯学习,踏踏实实,熟练把握会务程序,深刻领会会务工作开展的重点,了解领导对会务方面的要求。同时,秘书人员要保持与时俱进,积极学习会务工作经验并作为自身的参考,全面改进自身存在的不足,以便促进自身业务水平的提升,为今后会务工作的顺利开展奠定牢固基础。
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