企业行政管理现状与发展---以祺诚昌实业发展有限公司为例

时间：2020-09-28 20:08:57 来源：蒲公英阅读网 本文已影响人

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　 1 I 企业行政管理的现状与发展--- 以祺诚昌实业发展有限公司为例

　摘

　要 在竞争激烈的市场经济下，现代企业面临着公司内部管理和外部竞争的双重压力。对于公司内部制度而言，公司的日常行政工作是公司正常运行的基本保障，也是公司各个部门工作协调合理进行的联系纽带。行政管理因此也就成为了企业发展的基础，是企业内部管理的根本。行政管理工作能够协调企业各个经济活动，尤其是资金和经营等业务，也都需要通过行政管理的协调沟通才能有效开展开来。行政管理能够协调公司的日常工作，能为公司运行做出重要的贡献。本文主要以深圳市祺诚昌实业发展有限公司为研究对象，总结了该公司行政管理现状，分析了行政管理工作中存在的问题，并对公司行政管理工作提出了自己的建议，期望能对公司行政工作改善有所帮助。

　关键词：行政管理；现状；问题；对策

　 1 II Abstract In a highly competitive market economy, modern enterprises face the dual pressure of internal management and external competition. For the internal system of the company, the daily administrative work of the company is the basic guarantee for the normal operation of the company, and it is also the link between the coordination and reasonable work of all departments of the company. Therefore, administrative management has become the foundation of enterprise development and the foundation of internal management. The administrative management can coordinate the various economic activities of the enterprise, especially the business such as capital and operation, and it also needs to be effectively communicated through administrative management. Administration can coordinate the company"s daily work and make an important contribution to the company"s operations. This paper mainly takes Shenzhen Yuchengchang Industrial Development Co., Ltd. as the research object, summarizes the current situation of the company"s administrative management, analyzes the problems existing in the administrative management work, and puts forward its own suggestions for the company"s administrative management work, expecting to be able to the company. Administrative work improvement has helped.

　Keywords: Administrative management; current situation; problem; countermeasure

　目录

　摘

　要..................................................................................................................... I Abstract ................................................................................................................. II 一、企业行政管理概述........................................................................................ 1 （一）企业行政管理内涵............................................................................ 1 （二）企业行政管理的范围........................................................................ 1 （三）企业行政管理的职能........................................................................ 1 二、祺诚昌实业发展有限公司行政管理现状分析............................................ 2 （一）祺诚昌实业发展有限公司介绍........................................................ 2 （二）祺诚昌实业发展有限公司组织结构................................................ 3 （三）祺诚昌实业发展有限公司行政管理工作........................................ 3 三、祺诚昌实业发展有限公司行政管理存在的问题........................................ 4 （一）工作职责不明确................................................................................ 4 （二）工作效率不高.................................................................................... 4 （三）工作积极性不高................................................................................ 5 （四）企业管理人员行政管理认识不足.................................................... 5 （五）行政管理工作人员业务素质不高.................................................... 5 （六）行政管理工作方式落后.................................................................... 6 四、改进行政管理工作的对策和建议................................................................ 6 （一）明确工作内容，合理分配职责........................................................ 6 （二）提高工作效率.................................................................................... 6 （三）建立绩效考核制度，提高工作绩效................................................ 7 （四）提高管理人员对行政管理的认识.................................................... 7 （五）加强行政管理工作人员业务素质培养............................................ 7 （六）改进行政管理工作方式.................................................................... 8 五、结语................................................................................................................ 8 参考文献................................................................................................................ 8

　1 改 革开放以来，在经济体制改革和政策的推动下，我国经济迅速发展，社会主义市场中也涌现出了一大批企业。与此同时，我国国有大型企业也根据实际的发展需要，经历了国有企业改革热潮，逐渐成为了新时代下的现代化企业。而其他中小型的企业，也通过自身努力和国家扶持，不断成长。而对于新的经济形势，企业都需要不断的改进经营办法，加强企业管理工作，提高管理效率，才能保持基本的竞争力。而在此中，行政管理是一项非常重要的工作。企业行政管理是企业内部管理的核心工作，也是企业各种经济活动开展的基本前提。因此，行政管理对企业发展有着重要的作用，对企业行政管理工作的现状分析，指出其中存在的问题，并提出相应的改进对策，不仅对提高企业行政管理工作效果，也对提高企业经营效率有着重要的实际意义。

　一、企业行政管理概述 （一）企业行政管理内涵 企业行政管理主要是负责保障企业正常运营的基本工作，主要负责对企业各项经济活动，包括商品生产、商品销售、资金周转、人力资源管理等工作的协调，促进企业的正常发展。行政管理对企业发展而言，其重要性是不言而喻的。若是一个企业缺少必要的、合理的行政管理系统，则企业的很多经营活动都会因为缺少基本保障而难以进行，企业内部运作也就会发生混乱。因此，可以说，企业行政管理是协调、整合企业各项经济活动，保障企业正常运行的工作总和，是企业运营发展的必要基础，也是企业竞争力的核心内容。

　（二）企业行政管理的范围 对于现代化企业而言，其行政管理工作的范围很广，除了传统意义上的办公室事务和企业行政工作之外，其他诸如人力资源管理、财务管理等又都属于行政管理工作范围。所以，行政管理工作可以说是与企业的各种经济、行政和管理事务相联系，是企业正常运营的基本保障。

　（三）企业行政管理的职能 从行政管理工作的范围可以看出，其是企业各项工作的中心，因此，企业行政管理的职能也主要表现在计划、组织、指挥、协调、控制五个方面。

　在计划方面，行政管理工作可以为企业的发展制定出科学合理的规划，而行政管理人员也需要根据实际情况，通过全面调研和综合考虑，制定相应的计划。在组织方面，行政管理能够为企业各项经济活动准备其所需要的生产要素和其他条件，并通过有效的整合和组织，构建企业经营活动的基本前提。在指挥方面，

　2 行政管理能够在其工作范围内，通过对不同部门工作的安排和指挥，实现企业经济活动的正常进行。在协调方面，行政管理可以通过企业资源的配置和工作任务的分配，实现企业不同部门和不同工作之间的协调，保障各项工作的顺利进行。在控制方面，行政管理可以对企业的有关工作进行监督，检查工作是否按照计划执行，对工作出现的问题，也可以及时更正。

　二、祺诚昌实业发展有限公司行政管理现状分析 深圳市祺诚昌实业发展有限公司成立以后，在市场竞争、企业自身利益等的驱使下，开始了深入改革，并获得了一定的成就，祺诚昌实业发展有限公司在改革过程中，过于看重经济效益，企业虽然在市场竞争中成功的转变了角色，但是其内部行政管理机制却十分陈旧，严重的制约了祺诚昌实业发展有限公司的未来发展。从祺诚昌实业发展有限公司的实际情况看，在行政管理活动中，不管是传统的行政管理制度、组织机构，还是新兴的人力资源管理，都存在很多问题，长期以来，祺诚昌实业发展有限公司对内部行政管理制度的建立并不看重，在激烈的市场竞争下，如果企业没有处理好自身的行政管理问题，就很难立足于市场，从根本上提高自身的生产经营水平。企业行政管理主要是对企业的行政事务进行管理，实现企业公共效益、企业发展、企业盈利之间的相互协调，从而达到企业社会效益、经济效益的同步发展，实现良好的社会效益及公共权益的维护，加强企业行政管理，能避免出现和公共权益维护相违背的情况，这正是企业行政管理研究的现实意义。

　（一）祺诚昌实业发展有限公司介绍 祺诚昌实业发展有限公司成立于 1998 年，现已成为实力雄厚、知名的经销食品、饮料、日化用品等快速消费品的大型贸易公司。2007 年公司在深圳商贸中心人民南路购买了天安国际大厦 C 座 24 楼作为公司的办公大楼，并健全和优化了业务网络系统、财务结算系统、人事组织管理系统、经营管理系统和仓储物流配送系统。这个办公系统，完全具备了一个现代大型商贸企业在新的时代环境中高速运作和高速发展的基本条件，也展示了祺诚昌新的发展实力和远景规划。

　祺诚昌公司提倡“稳健、务实”的工作作风，强调“信誉”是公司生存的根本，倡导全体员工与公司“共同发展，共享成果”，并以“为您全力以赴”为服务理念，公司企业目标为：“培养一流的员工， 代理一流的产品，提供一流的服务，创造一流的效益”。

　3 （二）祺诚昌实业发展有限公司组织结构 公司的组织结构能够从一定程度上体现企业的行政管理工作。从行政管理工作的范围看，其涵盖了办公室事务、人力资源管理事务、行政事务和财务事务等。图 1 列出了祺诚昌实业发展有限公司组织结构图。从中可以看出，该公司设立专门的行政部，负责公司的行政管理工作。除了行政部之外，公式设立了股东大会和董事会制度。同时，公司还设立了人力资源部、研发部、采购部、销售部、市场部和财务部等多个部门。这些部门的很多工作斗鱼行政管理工作相关，行政管理工作也可以协调这些部门工作的顺利进行。

　 图 1 祺诚昌实业发展有限公司组织结构 （三）祺诚昌实业发展有限公司行政管理工作 祺诚昌实业发展有限公司行政管理工作主要由行政部负责。对于行政部而言，其日常工作很多，具体地说，主要完场公司主管布置的工作，制定公司日程安排，统计公司相关数据并编制报告，及时解决公司的需求信息，接待访客，管理和记录公司信息，整理公司文档等工作。行政管理的最终目的，就是帮助完场公司行政工作，使得公司行政管理高效运行。概括地说，行政管理工作可以分为公司文档管理、人员接待和会议管理等三类工作内容。对于不同类型的工作，其工作流程也有所不同。

　公司文档管理主要负责对公司的相关文件进行整理和分类，包括对这些文件的核对、修改、组织和编制等。公司涉及到的奖项申报材料和项目申请材料，公司行政人员管理报告，公司年度报告和公司介绍文档等都属于行政管理的工作范围。此外，部门向上级的汇报文档，公司发展历程和未来规划，向上级提交的工作报告以及领导需要的委托书和材料的整理，也需要行政管理整理和修订。

　行政管理工作人员在人员接待方面工作的具体流程为，当公司有外来贵宾或访客时，行政管理人员要及时招待这些人员，不能怠慢，同时对这些人员信息进

　4 行核实，当有公司领导访客时，要及时向上级报告，在经领导同意和批示后，根据上级的要求，通知相关人员，及时对接待工作进行布置，并告知访客领导接待的时间。同时，按照上级要求，安排好访客的住宿和餐饮，联系车辆，负责访客和领导的接送任务。另外，在人员接待方面，行政人员还需要处理一些对公司的反馈意见，对于公司事务的咨询问题，及时做出解答，对公司的投诉问题，及时向有关部门和上级领导反映，并要将领导的意见及时反映给相关人员和部门。

　行政管理工作人员在人员接待方面工作的具体流程为，当公司或领导布置会议任务时，行政管理需要及时制定会议方案，对会议之前的工作进行有效合理的组织安排，预定好会议场所，并按照要求对会场进行布置和安排，之后，发布会议通知，通知有关人员及时参会。在会议举行期间，对会议中的实施具体问题和主持工作提前确认，会议中的服务要安排仔细，对每个参会人员和每个会议地点的服务都要时刻到位，并且，行政管理还要对会议可能出现的突发情况提前准备，并能及时处理相应的状况。会议后，行政管理还要对会议工作进行整理，编制会议报告，整理会议通讯录，并对会议进行总结和评估，总结经验和问题，对会议进行跟进和协议的落实。

　除了上述主要工作之外，行政管理工作还要处理公司内部规章制度的制定、内部人员信息的搜集等。同时，行政管理工作还要协调财务部门完成预算编制和财务计划等工作，也要协调人力资源部门完成人员绩效考核和绩效考核体系的制定等。

　三、祺诚昌实业发展有限公司行政管理存在的问题 （一）工作职责不明确 行政管理工作涉及的范围很多，既要负责公司相关文档的整理，又要负责会议安排和人员接待工作，这些工作分工不是很明确，有些工作本应该由财务、人力和会务部门负责，但是很多时候，这些任务可能都会分配到行政管理工作人员身上。这种工作职责界限不清，分工不明确，可到导致行政管理工作人员可能同时会承担多项任务，使得行政管理工作无法能够有效完成各项工作。另一方面，行政管理有些时候职权较小，当负责财务工作时，不能有效要求财务部门的配合，承担人员信息统计时，又不能得到人力部门的有效合作，其结果使得行政管理工作很难开展开来，从而使得工作效率不高。

　（二）工作效率不高 行政管理工作的任务不是很明确，有些时候，工作繁多，一个人不能及时完

　5 成各项工作，而大多时候，行政人员工作与财务、人力等部门工作存在重叠，使得同一工作由多人完成，不仅不能使工作有效进行，还可能会由于不同部门工作之间的信息沟通不畅通等情况，造成人员工作之间的冲突，这种情况，使得公司的人力成本增加，还会降低了工作的效率。此外，行政管理工作也在很多时候存在无事可干的情况，而一旦有任务时，又会成堆的任务分配下来，导致行政管理工作人员工作安排很不合理，工作效率很难提高上去。而任务过多，对行政人员要求较高，既要具有财务和人力等方面的基本技能，又要掌握接待等交际本领，结果使得行政管理工作人员不能兼顾，使得工作效率不高。

　（三）工作积极性不高 行政管理工作繁多，又与其他部门工作存在重叠，但是，行政管理并不像其他部门员工那样有着具体的绩效考核机制。行政管理工作模糊，很多时候是协助行政经理的工作，其本身的具体任务不是很明确，其结果就是使得对行政管理的奖励机制和考核制度就不是很明确，行政管理很多时候不能享受到公司的正常奖励措施，升职和薪水上涨的空间小，这些情况使得行政管理人员的工作积极性很难提上去。此外，行政管理工作很多情况都是在工作之外完成的，比如负责对外来友人的接待和陪同访问等工作，可能会是在工作之余的时间进行，而这些工作在公司的现行制度下，不能对这些工作内容进行合理的确认，这部分工作的酬劳也很难确定，这些都会导致行政管理工作人员的积极性不高。

　（四）企业管理人员行政管理认识不足 对于祺诚昌实业发展有限公司而言，该公司的管理人员对行政管理工作的重视程度并不高，虽然公司设立了行政部，但是，行政部在公司的地位并不是很高。行政部工作人员才处理相关事务时，必然会与其他部门，尤其是财务部和人力资源部打交道，需要其他部门的配合。而这些配合也需要更高层次的管理人员进行协调，加强这些部门的沟通合作。但是，该公司管理人员对行政管理认知不足，思想观念还很落后，忽视了行政管理的重要性，也就不太愿意去处理行政管理工作需要的协调问题和沟通问题，这也增加了该公司行政管理工作的难度。

　（五）行政管理工作人员业务素质不高 行政管理工作的开展也是要以人力为基础的，工作人员是行政管理工作进行的主导者，其业务素质是行政管理工作有效进行的基本保障。但是，祺诚昌实业发展有限公司行政部中，很多行政管理工作人员的业务素质不是很高，导致很多行政工作的效率很难提升上去。一方面，很多行政管理工作人员的责任心不够，不能主动去承担责任，对自己负责的业务范围也不能认真对待。很多行政管理工作人员也不能形成正确的工作态度，大多将行政管理工作看作是简单的接待和会

　6 议安排等简单工作，而不能积极主动地学习和完成自己的工作事务。另一方面，很多行政管理工作人员的专业技能和职业素质不是很高，在处理一些事务时，往往会因为这样或那样的问题，频繁出现错误，降低了行政管理工作效率，不利于企业经营活动的开展。同时，在新来员工方面，该公司也缺乏有效的培训计划，很多新员工刚刚进入公司对行政管理工作还不是很熟悉，他们在工作中多会畏手畏脚。而由于公司对其培训不足，他们也只能跟着前辈学习，时间过程长，不利于他们更早的投入到行政管理工作中。

　（六）行政管理工作方式落后 在祺诚昌实业发展有限公司，行政部是负责行政管理工作的主要部门。但是，公司的行政管理工作方式还是处于传统模式，并不能使用现代化的企业发展需要。行政部很多工作都需要人工完成，这不仅加大了行政管理工作人员的工作强度，也降低了行政管理工作效率。在其他部门，诸如财务部门、市场部门和人力资源部门都开始信息化办公的时候，行政部的工作方式还很落后，在处理大量行政工作时，往往会处于被动状态，工作人员忙来忙去，却效果并不是很好。同时，由于信息化建设不足，在于财务部和人力资源部等部门沟通协调时，两者也不在同一频率，增加了这些部门之间的合作效果。这些问题的存在，都使得公司的行政管理工作办公效率不高。

　四、改进行政管理工作的对策和建议 （一）明确工作内容，合理分配职责

　公司应该建立对行政管理人员工作职责规定的明确制度，合理分配行政管理的工作职责。只有分工明确，工作内容清晰，行政管理人员才能很好地完成各项任务，并能根据公司的相关规定，及时与财务、人力和会务等部门沟通交流，与这些部门紧密合作，加强协调，能够有效改善行政人员对工作的处理能力。此外，行政经理按照公司制度，也可以合理给行政管理分配任务，将本不属于行政管理的工作重新分配，而对于行政管理人员而言，通过职权明确，可以有效协调自己和各部门的信息沟通和工作合作。

　（二）提高工作效率 公司提高行政管理工作效率的方法有很多，分工明确和工作内容合理安排，就是提高工作效率的有效办法。此外，公司还可以加大会行政管理人员的培训力度，使得行政管理熟悉公司工作流程，清楚自己的工作内容，及时进入工作角色。公司还可以帮助行政管理与各个部门之间的沟通和合作，通过交流会和联谊会等

　7 活动，促进行政人员与其他部门之间的交流和往来，能够有效提高行政管理人员的协调能力，从而可以有效提高行政管理的工作效率。

　（三）建立绩效考核制度，提高工作绩效

　公司同样可以设立对行政管理人员的绩效考核制度，按照行政管理人员对公司贡献的大小和服务时间，确定行政管理的酬劳和绩效。对于能力优异，工作负责和尽忠职守的行政人员，公司应及时给予褒奖，并对这些人员进行适当的提拔。公司还可以通过建立合理的考核制度，吸引人才，招聘优秀应届大学生和综合素质高的人员，采取对这些行政管理人员的奖励措施，提高工作绩效和他们的积极性。

　（四）提高管理人员对行政管理的认识 这对当前祺诚昌实业发展有限公司管理人员对行政管理认知不足的问题，公司应该通过多种多样的方法和形式提高管理人员这方面的认知能力，提高其行政管理意识。这些管理人员要知道，行政管理是企业各项经济活动协调和整合的有效方式，是企业经营活动有序开展的基本保障。因此，企业管理人员，不能把行政管理工作看作是简单的接待和会议记录工作，而是应该赋予行政管理更多的职能和权力，提高其在处理行政事务和办公事务方面的主导作用。企业管理人员要通过不断地学习和考察，认识到行政管理工作的重要性，并加大对行政管理工作的规范力度，保证行政管理工作的执行效力和工作效率。尤其是在于财务部和人力资源部等多个部门的合作过程中，企业管理人员也要积极协调这些部门的工作，提高行政部的地位，从而对提高行政管理工作的协调整合能力很有帮助，对提高行政管理工作效果很有意义。

　（五）加强行政管理工作人员业务素质培养 工作人员的业务素质是行政管理工作有效开展的基本保障。工作人员业务素质的提高，不仅能够有利于及时完场复杂的和数量众多的行政管理事务，也能提高员工在突发事件中的应对能力。因此，加强行政管理工作人员业务素质培养，是当前祺诚昌实业发展有限公司最应该解决的问题。公司可以加大对新来员工的培训力度，让他们了解公司行政管理工作的基本内容和工作流程，引导他们在更短的时间内熟悉业务。同时，公司也应该在行政管理工作规范方面入手，通过建立科学规范化的工作条例，能够有效帮助工作人员提高业务能力。而为了提高工作人员在行政管理工作中的能力，提高对不同事务的处理能力，公司也可以鼓励行政部设立不同团队，通过团队的合作协调，综合不同工作人员的优点，也是提高行政管理工作效率的重要方法。

　8 （六）改进行政管理工作方式 工作方式可以说是现代化企业经营效率的决定性因素，随着科学技术的进步，先进的工作方式代表着更高的生产效率，也就是更优秀的竞争力。对于祺诚昌实业发展有限公司而言，其行政管理工作的工作方式还处于传统模式，工作方式落后，对行政管理工作很不利。因此，公司应该加大对工作方式的改进力度，公司可以积极加强行政管理部门的信息化建设，健全信息化行政管理体系，采用信息化技术和设备，提高行政管理工作的效率。与此同时，为了提高工作人员应对信息化发展的能力，也要加强对员工信息化办公的培训，让更多的员工能够采用更新的手段和工作方式，提高工作效率。

　五、结语 在现代企业中，企业行政管理是企业内部管理的重要组成部分，也是企业内部管理的关键部分，加强企业行政管理不仅会极大的促进企业的生产经营、长远发展，同时还能激发企业员工的凝聚力，提高员工对企业的忠诚度，因此，在实际中，要特别注重企业行政管理水平的提升。在本次研究中，对祺诚昌实业发展有限公司的行政管理现状及存在的问题进行了分析，主要有工作职责不明确、工作效率不高、工作积极性不高、企业管理人员行政管理认识不足、行政管理工作人员业务素质不高、行政管理工作方式落后。最后提出了祺诚昌实业发展有限公司行政管理改革策略，包括明确工作内容，合理分配职责；提高工作效率；建立绩效考核制度，提高工作绩效；提高管理人员对行政管理的认识；加强行政管理工作人员业务素质培养；改进行政管理工作方式等几个方面。

　当然由于笔者的水平有限，在研究过程中难免有些不足，论文也存在一些问题，希望导师在审阅中给予指导。

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