纪要公文格式模版设计说明书
纪要公文格式模版设计说明书
一、纪要的含义 纪要用于记载或传达会议基本情况和议定事项,是贯彻落实会议精神、指导工作、解决问题、交流经验的重要工具,是会议信息的主要载体之一。纪要有决议性纪要、协调性纪要、研讨性纪要等种类,具有系统性、结论性、记载性等特点。
二、纪要的格式要素 纪要的格式相对灵活一些。通篇分为版头、主体和文尾三大部分。
(一)纪要版头。纪要的版头有两种形式。一种是专门设计的纪要版头,主要用于定期召开的办公会议,由纪要名称(会议名称+纪要)、编号、编辑单位、编制日期构成;另一种是仿照下行文件格式设计的版头,由发文机关标识、发文字号构成,常用于专题会议。本格式模板按照专题会议要求设计。
(二)纪要主体。主要由标题和征文两个部分组成。标题由“会议名称+纪要”和“会议是由+会议纪要”构成。本格式模板以“会议名称+纪要”为标题。
纪要的正文通常由会议概况、会议主要精神及决定事项两个部分。
(三)纪要文尾。主要由发送范围、印制单位、印发日期、印数等部分组成。
三、纪要公文格式模板设计过程(本模板使用 Office2007 软件制作)
(一)页面设置。
1.在电脑桌面空白处,右击鼠标,【新建】一个 Word 文档。
2.点击功能区中的【页面布局】,在【页面设置】栏选择【页边距】,点击【自定义边距】,上、下、左、右四个选项分别设置为 3.7 厘米、3.5 厘米、2.8 厘米、2.6 厘米。(见图 1、2、3)
图 1
图 2
图 3
2.继续在【页面设置】对话框中选择【纸张】,【纸张大小】为 A4(210×297mm)。(见图 4)
图 4
3.在【页面设置】对话框中选择【文档网格】,首先点击下方的【字体设置】按钮,弹出【字体】对话框。在【字体】对话框中,将【中文字体】设置为“仿宋_GB2312”,【字号】设置为“三号”。点击【确定】。(见图 5)
4.在【页面设置】对话框中选择【文档网络】,在【网格】中选择“指定行和字符网格”,将【字符数】设置为每行 28 字符,【行数】设置为每页 22 行。(见图 6)
图 5
图 6
(二)设计纪要版头。
1.制作发文机关标志。
(1)插入文本框。点击【插入】,在【文本框】下拉菜单中选择【绘制文本框】。(见图 7)。当文档中鼠标箭头变为“+”号后,长按鼠标左键,在文档中拉出一个文本框。在文本框内输入发文机关标志及文种。
(2)设计文本框。在【设置文本框格式】对话框中选择【颜色与线条】选项,将颜色一栏设置成“无颜色”。选择【大小】选型,将【高度】设置成“2 厘米”;【宽度】设置成“15.5 厘米”。选择【版式】选项,点击【高级】按钮,将【水平】选项中的【对齐方式】一栏设置成“居中”,将【相对于】一栏设置成“页面”;将【垂直】选项中的【下侧】一栏设置成“页边距”,将【绝对位置】一栏设置成“2.5 厘米”,最后点击【确定】。选择【文本框】选项,将【内部边距】左、右、上、下均设置成“0 厘米”,点击【确定】完成。文本框属性全部设置完成,单击【确定】按钮。(见图 8、9、10、11、12)
图 7
图 8
图 9
图 10
图 11
图 12
(3)完善发文机关标志格式。选中文本框内的全部文字,将颜色设置成“红色”,字体设置成“方正小标宋简体”,字号设置成“45”,段落位置设置为“居中”,这样发文机关标志制作完成(如图 13)。
图 13
2.明确发文字号。在发文机关标志下空两行(敲击“回车”键两次),输入“20××年第××次”, 在【开始】对话框中,依次选择 “仿宋”“三号”“居中”,明确发文字号。(见图 14)
图 14
3.制作红色分隔线。在发文字号下一行,点击【插入】对话框,在【插图】中【形状】选项里,选择【线条】内的【直线】选项,这时鼠标变成“+”字形。左手按住键盘上的 Shift 键,右手拖动鼠标从左到右画出一条水平线。选中直线,双击鼠标左键,在弹出的【格式】对话框中选择【形式样式】下拉菜单中的【设置自选图形格式】,对分隔线进行设置。选择【颜色与线条】选项,将【颜色】设置为“红色”,将【虚实】设置为“实线”,将【粗细】设置为“2 磅”。选择【大小】选项,将【宽度】设置为“15.5 厘米”。选择【版式】选项,单击【高级】按钮。在【水平】选项中,将【对齐方式】设置为“居中”,将【相对于】设置为“页面”;在【垂直】选项中,将【下侧】设置为“页边距”,将【绝对位置】设置为”7.4 厘米”。在【文字环绕】选项中,选择【嵌入型】。单击【确定】,红色分隔线设置完成。(见图 15、16、17、18、19、20、20,如图 21)
图 15
图 16
图 17
图 18
图 19
图 20
图 21
(三)输入纪要公文主体。本模板采用分项式开头,表达方式以条款式方式。
1.公文标题。在红色分隔线下空 2 行输入公文标题,标题由“会议名称+纪要”构成。使用“方正小标宋简体”“二号”“居中”设置。(见图 22)
图 22
2.正文。相继输入会议时间、地点、出席、列席、缺席、主持人等会议要素后,条款式列出会议研究决定的事项。具体格式为一般用“三号”“仿宋_GB2312”字体,编排于标题下空一行,每个自然段左空二字(【段落】对话框中,【特殊格式】选项中点击【首行缩进】,【磅值】为“2 字符”),回行顶格。文中结构层次序号用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;第一层次用“黑体”字、第二层次用“楷体”字、第三层和第四层用“仿宋_GB2312”字体。为便于明确会议要素,可将“会议时间、地点、出席、列席、缺席、主持人”字体设置为“黑体”字,后标全角冒号,冒号后用 “三号” “仿宋_GB2312”字体标注人员名单,回行顶格。
(见图 23)
图 23
3.设计公文结构层次序号。为便于作者编辑,可以设计公文机构层次序号来达到款苏编辑符合标准的编号形式。具体步骤如下:点击功能区中的【开始】,选择【段落】选项中的【多级列表】图标,在下拉菜单中选择【定义新的多级列表】。打开【定义新多级列表】对话框,选中级别“1”,将【此级别的编号样式】设置为“一,二,三,···”,在【输入编号的格式】中输入“一、”,将【编号对齐方式】设置为“左对齐”,【对齐位置】设置为“0 厘米”,【文本缩进位置】设置为“0 厘米”。注意:每次编辑后,均要使用【段落】中【特殊格式】选项,点击【首行缩进】,设置【磅值】为“2 字符”。(见图 24、25、26)
图 24
图 25
图 26
(四)制作版记。
1.在文档正文的最后一页最后一行【插入】【表格】,当鼠标变为“+”字形后,点击鼠标左键,拉出一个表格来。(见图 27)
2.双击表格边框,在弹出的【设计】对话框中,选择【表样式】中的【边框】,在下拉菜单中,将选中的【左框线】、【右框线】去掉。(见图 28,得出如图 29)
图 27
图 28
图 29 3.选择【边框和底纹】选项,依次点击【上框线】、【下框线】,设置【宽度】为“1 磅”。(见图 30)
图 30
4.选中表格,在弹出的【布局】对话框中选择【单元格大小】,在【单元格大小】选项中点击【单元格】,【指定宽度】为“15.5厘米”,【垂直对齐方式】为“居中”。(见图 31、32)
图 31
图 32
5.在表格内输入印发单位、印发日期,如 “××××办公室
20××年××月××日印发”,使用“仿宋_GB2312”“四号”“居中”。在【段落】对话框中,将【缩进】选项中的【左侧】、【右侧】均调整为“1 字符”。使用键盘上“空格”键将印发单位、印发日期分开,直至表格左右两端。(见图 33、34)
图 33
图 34
(五)设置页码。
1.插入页码。点击功能区中的【插入】【页码】选项,在下拉菜单中选择【设置页码格式】,打开【页码格式】对话框。在【页码格式】对话框中,单击【编号格式】下拉菜单,选择符合公文要求的“—1—,—2—,—3—,···”,单击【确定】按钮(见图35、36)。点击【插入】【页码】下拉菜单中的【页面底端】,将页码输入版心下边缘,奇数页选择“普通数字 3”样式,即底端居右;偶数页选择“普通数字 1”样式,即底端居左。(见图 37、38)
图 35
图 36
图 37
图 38
2.设置页码。选中插入后包括一字线在内的页码文本,在【开始】中,将【字体】设置为“四号”“宋体”。在【页面布局】选项中,将【缩进】【左】、【右】各“1 字符”。在【设计】选项中勾选【奇偶页不同】,并将【页面底端距离】设置为“2.45 厘米”。(见图 39、40)
图 39
图 40
3.调整页码,确保“版记页不编排页码”。在版记所在页点击【页面布局】,在对话框里选择【分隔符】,选择【下一页】选项。双击“版记所在页页码”,将功能区弹出的【设计】栏里【导航】中的【链接到前一条页眉】勾选去掉,用 Delete 键删除“版记所在页页码”。(见图 41、42、43)
图 41
图 42
图 43
(六)生成纪要公文版式模板。
点击左上角的【office 按钮】,在弹出的下拉菜单中点击【另存为】,选择【Word 模板】;然后给模板命名,选择文件保存位置。(见图 44)
图 44
至此,纪要公文格式模板设计制作完成。
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