公文写作常见问题十解帮助专业资料

时间：2020-09-09 11:41:50 来源：蒲公英阅读网 本文已影响人

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　公文写作常见问题十解帮助 公文写作常见问题十解 一、公文文面结构关键有哪些要素？

　公文文面结构是个公文格式问题，是公文规范性关键表现。最常见有以下 8 个要素组成：

　 1、版头

　 ①“红头文件”。文件首页上端，印有“×××文件”字样红色大字。政府公文版头下面有一道红线，党公文在红线中间另加一红五星。

　 ②“白头文件”。即不用版头文件，通常见于印发领导人讲话等文字材料。

　 2、发文字号

　 机关代字 +〔年份〕+次序号

　 机关代字是发文机关简化代称，一经确定，不得随意改动。年份用公元纪年标识，使用阿拉伯数字，并用六角方括号括住。位置居中略下（纵向）或左下。次序号，使用阿拉伯数字，如“58 号”。写作“第 58 号”或“058 号”均不规范。

　 3、标题

　 发文机关+（相关）事由+（）文种

　4、主送机关

　 顶格，后加冒号。少数直接面向社会或全体文件可省略主送机关。

　 该要素要注意主送机关之间排列次序和标点符号使用。从系统角度说，应按党→政→军→群次序排列，县四大家领导班子排序应为：县委、人大、政府、政协；从等级角度说，应按由高至低次序排列。不一样系统、不一样等级主送机关之间用逗号隔开，同一系统、同一等级主送机关之间用顿号隔开。如：以县委和县委办向下行文主送机关为“各乡镇党委，县委各部委，县直机关各单位和各人民团体党委（党组、总支、支部），汤泉池管理处党委”各主送机关间用逗号而不是用顿号隔开是因为它们虽处于同一等级但分属于不一样系统。

　 当公文主送机关为平级机关时，可按公文内容和主送机关关系亲密程度安排前后次序。

　 5、正文。

　 排印正文时，标点符号应尾随文后，即点号不能打头，标号不要拆开。数字、年份也不能拆开回行。

　 6、附件

　 写在正文下空 1 行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识。格式为：

　 附件：序号 + 标题 + 件数

　 附件标题不加书名号，标题和件数空一字距，其末尾不加标点符号。写作“附件如文”、“附件×份”是错误。附件应和公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件序号和名称前后标识应一致。如附件和公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格标识公文发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

　 附件不是“副件”，有对正件起说明、解释和证实作用，有则用于向上级机关报送或向下级机关批转附件，这类附件实际是主件。

　 7、发文机关（落款）

　 政府机关仅以版头和印章为标志，不写落款。

　 党文件通常写落款，并必需写全称。

　 8、成文日期

　 会议经过决定、决议等以会议经过日期为准。领导签发，以签发日期为准。联合行文，以最终签发机关领导签发日期为准。法规性文件以同意日期为准或在正文最终专门要求具体生效和开始实施日期。特殊情况署印发日期，如电报。

　 发文日期必需写明年月日。政府公文用汉字，党公文用阿拉伯数字。

　二、轻易用错写错字词怎样区辨？

　1、“二”和“两”

　 使用“二”地方：①自然数。②序数、小数、分数。

　 使用“两”地方：①一位数基数。如“两台机器”。②概数。如“三两天”。

　 2、“倍”利用

　 “倍”虽是一个比较简单词，但在公文写作中误用情况却是多见。一是和“增加了”适用时误用。“增加了”是在原数基础上，向上增加若干个原数。二是和“增加到”适用时误用。“增加到”是包含底数，指增加后总数。三是把“倍”用在降低、降低上。如有公文中出现“降低×倍”或“降低×倍”提法，这是不妥。因为“倍”只能用于增加，不能用于降低或降低。假如说用于降低，就应该加“负”字。

　 3、“以上”和“以下”利用

　 “以上”、“以下”等词和前面数字连用，这种表示方法数目概念，习惯上应包含前面本数在内，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不应把本数排除在外。不过，为了使界限划分清楚正确，应注明本数是否包含在内。如：“十四岁、十四岁以上儿童不得入内。”或“十四岁以下（包含十四岁在内）儿童不得入内。”

　 4、“制订”和“制订”利用

　 “制订”即制作、定出。公文中习常见在较大场所，以制订党和国家路线、方针、政策、法律和法令等，如：“党第十六次代表大会，为我们制订了全方面进入小康社会总任务和政治路线。”

　 “制订”即制作、签订。公文中习常见于具体规章制度签订。如：“我们单位相继制订了防火、门卫等安全管理制度。”

　 5、“物质”和“物资”利用

　 “物质”即能触及、能见到客观存在东西。该词多用于哲学和物理学上抽象概念。

　 “物资”即指具体财物资源。

　 6、“需要”和“须要”利用

　 “需要”即对“缺乏”而言，还有“要求”意思。词性为及物动词，后可带宾语。

　 “须要”即说明“应该”、“必需”意思。词性为能愿动词，修饰限制动词。

　 7、“权力”和“权利”利用

　 “权力”即能够管辖、统治、支配她人权柄，受其管辖者必需服从。

　 “权利”即指一定人被要求给予能够享受权益。如：“公民有监督公共权力正确行使权利。”

　 8、“截止”和“截至”利用

　“截止”即到期停止。

　 “截至”即到……为止。

　 9、“违反”和“违犯”利用

　 “违反”即不遵照，反着方向做。

　 “违犯”即违反，触犯。

　 10、“以至”和“以致”利用

　 “以至”即到，直到。用于时间、数量、范围延伸或扩大。

　 “以致”即弄得，由此而造成，用于下半句开头，表示结果。

　 11、“象”和“像”利用

　 在公文写作中关键要注意，当“像”作为比方词或作为其它系动词时不能写作“象”。

　 12、“”、“地”和“得”利用

　 “”、“地”、“得”是结构助词，在口语里全部念“de”。“”用在名词前，是定语标志；“地”用在动词和形容词前，是状语标志；“得”用在动词和形容词后，是补语标志。

　13、“布署”和“部署”利用

　“布署”即指全局重大工作安排。

　 “部署”即指全局具体工作和事项安排。

　 14、“既”和“即”利用

　 “既”是并列连词，通常和“又”配对使用。

　 “即”相当于判定词“是”使用方法。另有“即使”含义。

　 15、“和”、“和”、“及”利用

　 “和”口语色彩比较浓；“和”带部分文言色彩，常见于比较郑重场所；“及”连接成份即使也是并列，但表示意思上有轻重分别，即前重后轻。

　三、怎样处理公文标题制作中多个棘手问题

　1、处理转发性通知标题冗长繁琐问题

　 层层转发公文，因为“过桥”机关多，很轻易造成该类公文标题冗长繁琐，如“裹脚布”似，处理此问题措施有四：

　 ①只写转发第一次转发机关通知；

　 ②直接转发原文件；

　 ③在标题中只出现上一级机关转发通知文号；

　 ④只用本机关发文标题，而将其它机关标题概括为文件。

　 2、标题中标点符号利用

　 为了保持标题简炼和整齐大方，通常地尽可能不用标点符号尽可能不用。非用不可有下面多个情况：

　 ①可用书名号。关键用于法规、规章名称和被批转、转发公文标题等。

　 ②可用问号。如：《人正确思想是从哪里来？》

　 ③可用引号。如：《中共中央相关坚持“少宣传个人”多个问题指示》

　 3、长标题排列

　 依据标题长短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局匀称、美观，不可割裂题意，即一个词不可断开分在两行。

　四、结构层次序数是怎样规范？

　第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。在一段文字内部常使用“

　一是、二是、三是……”，“首先、其次、第三……”。

　五、公文中数字利用有哪些规范要求？

　公文中数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、常见语、缩略语、含有修辞色彩语句中作为词素数字必需使用汉字外，应该使用阿拉伯数字。

　 党公文用阿拉伯数字书写成文日期。不标明主送机关普发式公文（决议、决定、条例、意见、规章等）加括号标注于标题下方居中位置。

　 年份一律使用公历年份全称，如 1978 年、20XX 年不能略为 78 年、。

　 同一文件中同类数量表示方法应前后一致。

　六、公文字体和字数有哪些规范要求？

　主标题字号通常应为二号标宋字体，副标题字号应小于主标题字，大于或同于正文字。正文用三号仿宋字体。以 16K 纸型编排，每页文字 20 行，每行 25 个字。

　 以 A4 纸型编排，每页文字 22 行，每行 28 字。公文专题词用三号标宋字体，“专题词”三字应用三号黑体。

　 公文中页码用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条 4 号一字线，一字线距版心下边缘 7mm。单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。空白页和空白页以后页不标识页码。

　七、正确使用标点符号有哪些讲究？

　1、并列短语中顿号、逗号使用。

　 并列短语中各成份之间假如没有显著停顿，当中便不用顿号。如“工农业生产”不写成“工、农业生产”，“五六个”不写成“五、六个”，“各乡镇”不写成“各乡、镇”，“青红皂白”不写成“青、红、皂、白”。

　并列短语各项之间有比较长短语或有较大停顿，中间应用逗号。如“刀子，叉子，玻璃酒杯，大大小小花瓷盘子，全部放出晃眼光。”

　 2、破折号、省略号同点号连用。

　 破折号和省略号全部是标号。用在有停顿地方，不管是句中或句末，假如原来应该用点号，能够用了点号再加破折号或省略号。

　 3、引号同点号连用

　 通常完整地照录她人话，末了点号（多为句终号）放在引号之内。如：俗话说：“到什么山上唱什么歌。”又说：“看菜吃饭，量体裁衣。”

　 通常把引文作为作者一句话一部分，末了点号放在引号外面。如：我们有些同志喜爱写长文章，不过没有什么内容，真是“懒婆娘裹脚，又长又臭”。

　 4、句内括号和句外括号使用。

　 句内括号（即注释句中某一部分）紧贴在被注释部分以后，倘若正文在这里该用点号，点号应放在括号以后，括号内部能够有逗号或分号，但不能有句号，尽管已经是一个句子。如：这就是说，将群众意见（分散无系统意见）集中起来（经过研究，化为集中系统意见），又到群众中去作宣传解释，化为群众意见，使群众坚持下去，见之于行动，并在群众行动中考验这些意见是否正确。

　 句外括号（即注释全句）前边正文点号用在括号之前。括号内部假如是句子，能够用句号。如：全国各族人民间大团结万岁！（长时间鼓掌）伟大、光荣、正确中国共产党万岁！（全场起立。热烈经久不息鼓掌，转为欢呼。）

　八、加盖印章应注意哪些问题？

　发文机关印章是证实公文效力关键表现形式。总要求是“上不压正文，下骑年盖月”。区分不一样情况有以下具体要求：

　 单一机关制发公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空 4 字；加盖印章应上距正文 1 行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采取下套方法，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采取中套方法，即印章中心线压在成文日期上。

　 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空 7 字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采取同种加盖印章方法，以确保印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超出 3mm。

　 当联合行文需加盖 3 个以上印章时，为预防出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章次序排列在对应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排 3 个印章，两端不得超出版心；最终一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最终一排印章之下右空 2 字标识成文时间。

　 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，采取调整行距、字距方法加以处理，务使印章和正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”方法处理。

　九、怎样提炼公文专题词？

　撰写文稿时应在文中标明专题词，具体要求和做法是：

　 1、全方面审读公文，确定公文专题内容，即确定公文包含了哪些事物和具体对象及问题。

　 2、认真进行专题分析，找出公文包含关键对象。搞清其性质，搞清其归属哪方面问题，形成专题概念，对关键性语句正确、精炼地进行专题概括。

　 3、在相关机关正式制发《公文专题词表》中选择和公文专题概念相对应最专指专题词，其词形务必和词表中要求词形相一致。

　 4、如在词表中没有和公文专题相对应、专指性强专题词时，要在词表中选择和公文专题直接相关，最相邻专题词进行相配。组配后有多义性时，应放弃组配，直接采取反应公文专题上位概念上位词。不能进行组配时，也采取最直接上位词。

　5、应有效把握对公文专题标引深度，一份公文专题词除类别词外通常不超出 5 个。

　 6、专题词排列次序应科学合理。通常应按专题词含义，从内容到形式排列，进行组配时应按以下次序：

　 主体原因，即反应公文专题关键性概念，如对象、材料、方法、过程、条件等，文中有多个并列主体原因时，通常按语法关系和逻辑次序排列；

　 通用原因，即描述专题部分通用概念，在专题中居次要地位，对专题起细分作用；

　 位置原因，即公文所包含事物、对象和问题所处空间位置属性方面概念，包含国家名、地域名、地名和机构名称等方面专题词；

　 时间原因，即公文所包含事物、对象和问题存左时间范围属性方面概念，包含具体年份等方面专题词；

　 公文类型原因，即公文种类方面概念，如命令、指令、汇报等。

　十、公文版记怎样标识？

　公文版记关键内容和标识规范以下：

　 “专题词”用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用 3 号标宋体字；词目之间空 1 字。

　 公文如有抄送机关，在专题词下 1 行；左右各空 1 字，用 3 号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时和冒号后抄送机关对齐；在最终一个抄送机关后标句号。如主送机关移至专题词之下，标识方法同抄送机关。

　 印发机关和印发日期在抄送机关之下（无抄送机关在专题词之下）占 1 行位置；用 3号仿体字。印发机关左空 1 字。印发日期右空 1 字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉拍数字标识。

　 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

　 版记应置于公文最终一面（封四），版记最终一个要素置于最终一行。一、行文中常见错误 1、滥发文件。

　关键表现：（1）所发公文属可发可不发之列；（2）所发公文只是照抄照转上级公文（翻印即可，无须转发）；（3）所发公文内容空洞，无具体方法，不处理问题；（4）行文所包含问题可用口头请示、汇报或开会等形式处理；（5）行文所包含内容已在报上全文公布过；（6）在部门之间意见分歧，未经协商取得一致时就行文。

　 2、行文关系混乱 。

　关键表现：（1）应该党政分开行文未分开行文；（2）应该一个机关单独行文搞成多个机关联合行文；（3）该职能部门行文“升格”为领导机关行文；（4）该领导机关行文“降格”为职能部门行文。

　 二、文种使用中常见错误 1、自制文种。

　在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见有：“请示汇报”、“工作思绪”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重申明”等。

　 2、误用文种。

　把属于机关其它应用文，尤其是事务文书中文种，误作为正式公文文种使用情况。常见有：把计划类文种“关键点”、“计划”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如《××市委××××年工作关键点》。把属于总结类文种“小结”、“总结”，和把属于规章制度类文种“措施”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。不过，假如将上述应用文用转发或印发通知形式公布，则是规范使用方法。如“××市人民政府相关印发市政府1997 年工作关键点通知”。

　 3、混用文种 。

　不按文种功效和适用范围去选择文种，而造成临近文种相互混用，造成行文关系不清，行文目标不明，行文性质混淆。常见有：“公告”和“通知”、“决议”和“决定”、“请示”和“汇

　报”、“请示”和“函”混用。关键表现为将通告误用为通知，将通知误用为通告，将请示误用为汇报，将汇报误用为请示，将“请示”、“汇报”适用为“请示汇报”，“请示”和“汇报”本身是两个文种，将决定误用为决议，将决议误用为决定，将函误用为请示或汇报，将复函误用为批复。

　 4、越权使用文种。

　超出本机关权限行文，如随意制订“条例”。实际上“条例”只能用于党中央组织制订规范党组织工作、活动和党员行为规章制度；根据国务院办公厅公布《行政规范制订程序暂行条例》要求，在行政机关公文中，“条例”只能应用于特定国家机关制订法规中，即全国人大常委会制订法规，国务院制订行政法规，地方人大及其常委会制订或经过（同意）地方性法规。如：《中国城市道路管理条例》。基层单位制订相关规章制度时可用“要求”或用“细则”、“措施”等应用文种，并用转发或印发通知形式公布。

　 5、降格使用文种。

　应该用命令、指示公布公文而用通知公布，如部分省、自治区、直辖市人民政府公布关键行政规章，不是用令公布而用通知公布。这种降格使用，肯定影响行文权威和效力。三、版头使用中常见错误

　 1、版头混用。

　将下行文版头用于上行文；使用“××文件”式样版头用于向上级汇报、请示工作、任免干部或批复等；使用不带“文件”字样版头用于公布党方针、政策，关键工作布署或批转下级关键汇报、请示。

　 2、使用非标准版头。使用设计或印刷不标准版头。常见是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。

　3、使用没有版头白纸印发文件四、发文字号中常见错误 1、年号不全 。

　如：将“1997”省略为“97”。2、括弧不对。

　《国家机关公文格式》要求发文年度用方括弧“［］”括入。错用成圆括弧“（）”、六角括弧“〔〕”、方头括弧“【】”。3、位置不妥。

　将发文年度位置提前到了机关代字前面。如：将×校字[1997]第×号错为[1997]×校字第×号。4、序号累赘。

　发文次序号中多加了“0”变成“0×”。5、一文多字号。联合发文时并用了多个单位发文字号。6、一字号多文。

　用同一发文字号制作两份不一样文件。7、跳号。没有按自然数次序依次排列，中间出现跳号现象。8、字第搭配不妥。

　正确是“字”在年号之前，“第”在年号以后；前面用“字”，后面用“第”；前面无“字”，后面就不应有“第”。常见错误是：有“字”无“第”或有“第”无“字”。但“字”、“第”均省去是正确使用方法，如：×委[1997]

　×号。9、滥用“发”字。只相关键文件才采取“××发”字样。10、自制发文字号。

　未按要求要求编制发文字号。

　五、签发人标注中常见错误 1、上行文未标注签发人姓名 2、下行文也标注了签发人姓名 3、标注不规范 签发人标注位置远离发文字号（正确是它们之间空两个字）；签发人标注字体字号和发文字号字体字号不一致；“签发人”和签发者姓名之间未加冒号。

　六、公文标题中常见错误 1、缺乏发文机关或经过决议、决定会议名称 “决议”、“决定”等文种标题不能省略发文机关或经过决议、决定会议名称。如：“第八届全国人民代表大会第五次会议相关同意设置重庆直辖市决定”不能简写为“相关同意设置重庆直辖市决定”。

　 2、用发文字号替换文件名称 如：“相关××字〔1997〕第×号文批复”，这类标题事由，除极少数熟悉标题中所述文件内容人外，其它人是不能明白。

　3、文字累赘 如：《××××人民政府相关认真落实落实×政发[××××]××号文件精神，主动动员群众大力开展抗旱播种保苗，确保今年农业夺取丰收情况汇报》，发文机关可省略，所引文件发文字号应删掉，事由可概括，改为《相关春耕播种情况汇报》就简明了。另外，在标题中常出现文字或词义反复现象，如《相关落实××××通知通知通知》，应为《相关落实××××通知通知》；又如《相关请求处理××××请示》，应为《相关处理××××请示》，后面有请示，前面用请求就是多出。

　 4、滥用标点符号 除批转法规性文件外，公文标题中通常不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号，如《相关认真落实〈×××决定〉通知》、《相关批转〈××××汇报〉通知》、《相关〈××××请示〉批复》，标题中加书名号是错。

　 5、缺乏文种 如《××市人民政府批转市教委相关建立高等院校学习基地汇报》，误把被转发部门“汇报”看成本公文文种，应在其后补上“通知”这一文种。另外，在公布事项、工作关键点公文中也常缺乏文种，如：《××大学一九九×年关键抓八件实事》就缺乏“决定”这一文种。

　 6、发文机关简称不规范 如：《××市计委二〇〇×年工作计划》，“计委”轻易引发歧义，假如是“计划经济委员会”应简称为“计经委”，假如是“计划生育委员会”应简称为“计生委”。

　 七、主送机关中常见错误 1、缺主送机关 除公布性文件外，通常文件全部必需标明主送机关。但有文种如会议纪要等，主送机关通常放在文尾末页下端。2、主送机关表述不规范 未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、相关部门次序排列；未用全称或规范化简称，如“市府”应为“××市人民政府”；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号标准办理；随意使用统称，如“市内各单位”。

　 3、多头主送主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其它机关，应该用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。

　4、主送个人公文不得主送领导者个人。5、越级主送通常不得越级请示，尤其情况下必需越级请示时，应该抄送被越过机关。

　八、正文中常见错误 1、错别字 关键表现：（1）因粗心大意，将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”，“突击”错成“突出”……；（2）因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职”错成“赎职”，“严厉”错成“严励”……

　 2、标点符号错误常见顿号和逗号混用，逗号和句号混用，方括号和六角括号混用，书名号和引号混用……3、数字使用不规范 应该用阿拉伯数字用了汉字，如“20 世纪 90 年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字用了阿拉伯数字，如“党十四大”错成“党 14 大”。正文中数字，部分结构层次数和词、词组、常见语、缩略语、含有修辞色彩语句中作为词素数字必需用汉字书写，其它应该使用阿拉伯数字。

　 4、随意简称如将“社会主义精神文明建设”简称为“社精文建设”，“高速公路企业”简称为“高速企业”。5、引文标注错误 未按所引用公文发文时间、标题发文字号次序引用。如“你校×校字［1997］第×号文件（相关×××请示）收悉。”6、随意使用字体字号

　正确是使用 3 号或 4 号仿宋体。7、随意设定字距行距正确字距为 0 点距（电脑打字点距下同）；行距为 24 点距。

　九、无正文说明标识中常见错误 常见错误是落款和发文时间已恰好排满一页，而在另一页文尾部分抄送机关等之上标明“此页无正文”。这种情况无须注明“此页无正文”，因为公文正文是指主送机关以下，生效标识以上具体反应公文内容部分。

　 十、附件标识中错误 1、有附件不标注 2、附件名未标全称 3、标注不规范 “附件”二字顶格标注（正确是顶格空一字）；只标了一个“附”字（正确是标“附件”二字）；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。

　4、内容不适 在印发、转发、批转公文通知中，错将所印发、转发、批转公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文，且已在标题中说明，无需作附件标注。

　 十一、发文机关标识中错误 1、未标发文机关名称，用印章替换 2、发文机关未用全称或规范化简称 3、位置不妥 常见错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置通常是从全页垂直中线起向右书写，而且发文机关最终一个字比正文缩四个字或和成文日期标识协调（成文日期最终一个字比正文缩两个字）。在下列两种情况下发文机关标识可越过中线：一是发文机关全称字数多，从中线向右写，一行写不下时；二是联合发文单位多，竖列太长影响美观时。

　 十二、成文日期标识中常见错误 1、将拟稿日期作为成文日期 2、将打印日期作为成文日期3、汉字和阿拉伯数字乱用 在发文机关署名后标识成文日期时，用阿拉伯数字书写，如：“20XX 年 3 月 20 日”，在题注域内标识时用汉字标识。4、标识不全 只署月日不署年份，如：“三月二十日”，只署月日不署年份。正式公文成文时期必需将年月日标示完整。5、位置不妥或和落款不协调 常见错误是成文日期第一个字向左越过发文机关第一个字或直接向左靠齐。正确位置通常应是成文日期第一个字和发文机关第三个字（或中间）对齐，向右排印。当发文机关最终一个字比正文缩四个字排印时，成文日期最终一个字比正文缩两个字。总标准是，成文日期标识是和发文机关标识协调，以保持文面美观。

　 6、将月日写成“分子式”如把一月一日写成“1/元”或“1/1”。十三、机关印章使用中常见错误 1、当用不用 干部任免通知等关键文件应该用印而未用印。2、不妥用却用了印制有特定版头通常普发性文件也用了印。3、位置不妥 用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。4、模糊不清未立即清洗印章，使印记模糊不清。十四、专题词标识中常见错误 1、不标引专题词 2、将标题简单切后分当专题词标引 专题词关键作用是反应公文类别、专题和表现形式，为检索查询提供方便，由范围（类别词）+内容（类属词）+文种（文件形式）组成，其中类别词反应公文内容所包含范围和应归属类别，标题中通常不会出现；标题关键作用是概括公文性质和要求，由发文机关+事由+文种组成，其中发文机关通常不宜作为专题词标引。所以，标引专题词时不能简单地切分标题，而应依据公文内容进行分析，搞清公文类别、专题和表现形式后，再按专题词标引规范进行标引。

　 3、任意生造专题词 不在中共中央办公厅、国务院办公厅或上级主管部门统一制发《专题词表》中选择专题词，

　而是任意生造。这将造成不能用计算机对公文进行专题检索，完全失去标引专题词意义。

　 4、未先标类别词 5、任意组配 6、乱用标点符号 两个专题词之间应该用一个空格符分开，错为在专题词间使用了顿号或逗号（但组配标引时可用顿号分开）。十五、抄送机关标识中常见错误 1、使用已废除了“抄报”或“报”、“送”、“发”2、抄送个人公文不能抄送个人，需要送某位领导阅否由收文机关秘书部门决定。

　3、抄送主送机关既然是主送机关就无须再抄送了。4、滥抄滥送 将向上级机关“请示”同时抄送平级机关或下级机关；将公文抄送给和公文内容无关机关。5、标识不规范抄送机关未分类或标点符号使用不妥。

　 十六、公文处理误区 造成公文处理不规范一个关键原因，是在部分文秘人员思想认识上存在部分误区，其对公文规范化危害不小。为推进公文规范化建设，必需提升认识，走出误区。常见有以下 8 种：

　 1、按老一套措施办文 《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理措施》、《国家机关公文格式》、《发文稿纸格式》、《出版物上数字使用方法要求》、《标号符号使用方法》、《出版物汉字使用管理要求》等，全部是公文制作法规性文件，并组成了公文规范完整体系。同时，公文规范处于不停改变和完善之中，任何标准和规范全部可能被修订。广大文秘人员要加强学习和研究，跟踪公文发展动态，在公文实践中努力争取使用最新标准和规范，尽可能正确地了解和掌握公文规范完整体系，不要在新公文法规颁布很长一段时间后还抱着老一套不放。

　2、不加分析地把上级来文作为范文 因为有领导机关存在对公文规范化重视程度不够现象，其所制发公文难免也有时出现不合规范地方，而有基层单位文秘人员往往认为上级秘书部门水平高，她们制发公文全部是正确，即使有时发觉了和公文规范不一致地方，也认为上级那样做总是有道理，于是上行下效，造成不规范公文泛滥。所以，每一个文秘人员全部要努力学习，把思想认识统一到公文规范上来，选择范文时要按公文规范进行判定，不能认为发文单位等级越高其所制发公文规范化程度就越高。同时，要求等级越高领导机关越要重视公文处理规范化。

　3、发往国外函件用外文 汉语是联合国使用 6 种语言之一，为世界通用语言，我们在国际交往中完全能够理直气壮地使用汉语。使用汉字不仅符合国际通例，而且也表现了对中国主权、中国文化尊重。外国人就不会因为你不懂外文而改用你国文字。

　4、发往港澳台函件用繁体汉字 国际上以简化字为汉语标准用字，尽港澳台等地仍使用繁体字，但依据《出版物汉字使用管理要求》：“向台湾、香港、澳门地域及海外发行报纸、期刊、图书、音像制品等出版物，能够使用简化字一律用简化字”。人民日报海外版也早从 1992 年起就改为简化汉字印刷了。

　 5、将被批转、转发、印发文件当成附件 被批转、转发、印发文件是主体有机组成部分，不得视为附件。在这种情况下，正文以后，发文机关署名前不得标注被批转、转发、印发文件次序和名称，而被批转、转发、印发文件则标印在公文署名及成文日期以后，文尾部分之前。

　 6、以领导人签发替换办公（厅）室核稿 有单位职能部门办事人员不按办文程序办事，越过办公（厅）室将公文直接送领导签发，并以领导已签发为由拒绝办公（厅）室核稿和核发。《条例》和《措施》要求，公文在送领导人签发之前，应该由办公厅（室）进行校核。公文核稿基础任务是帮助机关领导人确保公文质量。就是在领导审批后，正式印发前，还应由办公厅（室）进行核发。

　 7、用计算机起草公文时仅将定稿归档

　因为办公自动化发展，很多文秘人员直接在计算机上起草文稿，各次修改过程也直接在机上进行，最终打印和归档是定稿。因为定稿无法表现修改过程，对于很关键文稿，一旦出现问题，难以分清责任，档案借鉴作用就要大打折扣。正确方法，是在原始稿上反复修改，把经领导签字修改后定稿，作为归档真实原件。

　 8、用传真件替换正式文件发文或归档 传真件不能替换正式公文，所以，对于关键公文，即使紧急情况下可用传真件发文，但发出传真件后要立即补寄正式公文。另外，因为传真件纸张材料特殊性，保留很快字迹就会全部退尽，假如直接将其归档，时间长了就会失去其档案意义，正确方法是将传真件复印后归档。因为复印件也轻易退色，这时可使用固色剂延长文档保留期限。公文写作常见问题分析

　 1、文种使用不妥。有公文作者不了解或不会正确利用确切文种，以致长久只使用通知、决定等两三个公文，其它文种一概不用；有公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有不知公文中汇报和请示是两种不一样文种，常常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示汇报”；有不知有命令（令）、函、会议纪要等公文，碰到该使用这些公文场所则全部用通知等公文去替换。从公文写作实践来看，具体有以下公文要注意区分：

　 ①“请示”和“汇报”适用和区分。“请示”是办件，需要回复，适适用于向上级机关请求指示、同意，上级机关不一样意，你还办不成。“汇报”是阅件，通常不需回复，适适用于向上级机关汇报工作，反应情况，回复上级机关问询。文件中只要有请求事项，就不能用“汇报”来处理，不然很轻易误事。假如既想汇报工作，让上级掌握，又想请示处理问题，通常可采取两种措施来处理:一是将“汇报”和

　“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将汇报内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示充足理由。

　②“决定”和

　“意见”适用和区分。“决定”、“意见”全部属于决议性文件一个，全部用于安排布署关键工作。其区分是：“决定”通常见于关键决议出台和重大活动布署，带有较强政策性和严厉性，这从“决定”二字含义就可看出来，“决”是“决断”意思，“定”是“确定”意思。“决定”既出，必需严格实施。如《中共中央相关经济体制改革决定》，通常情况下，大家一看文件上有“决定”二字，就知道非同小可，有“大动作”出台了。另外，“决定”通常是就较长时期工作进行布署，比如管十二个月、两年甚至更长时间，短时期工作通常不宜用“决定”。而“意见”一样用于安排布署关键工作，但相对而言，所决议事项没有“决定”那么重大，语气没有“决定”那么严厉，进效可长可短。如《中共苍溪县委相关开展“富民惠民，改善民生”作风建设活动意见》。需要指出是，“意见”刚性虽不如“决定”强，但并不意味着不关键、可实施可不实施。实际上，各级党政机关布署工作用得较多还是“意见”而不是“决定”。这就像使用武器一样，常规武器常常要用，而尖端武器是不可随便用。

　 ③“请示”和 “函”适用和区分。“函”适适用于不相隶属机关之间商洽工作、问询和回复问题，请求同意和回复审批事项。“函”和

　“请示”轻易混淆关键在

　“请求同意和回复审批事项”这一适用要求上。“请示”主送机关必需是直接上级机关，而“函”主送机关则是不相隶属机关，能够是上级机关，也能够是平级单位，还能够是下级单位。某一部门或单位向同级有权单位或上级不相隶属机关请求同意和回复审批事项，只能用“函”，而不能用“请示”。

　 ④“批复”和“函”适用和区分。“批复”适适用于回复下级机关请示事项。以下级政府或部门向上级政府或部门报送请求事项，上级政府或部门应用

　“批复”给和回复，而经政府部门同意后，其办公厅 (室)则应用

　“函”往返复。对不相隶属机关来函商洽工作、问询问题、请求同意事项，受文机关也应用“函”往返复。

　⑤ “公告”和 “通告”适用和区分。

　公告和通告全部是通知性公文，但它们属于两个不一样文件，有着十分显著区分。一是公布机关不一样。公告通常只由国家高级领导机关及其相关职能部门公布，基层机关和企机关无权公布公告。通告制发机关则很广泛，各级国家机关、人民团体和企机关均可制发通告。二是内容特点不一样。公告内容大全部是已经发生或确定，是事后通知，所以含有很强通知性特点。通告则多用于事前制订一些要求或提出一些要求，让相关方面和广大公众遵照实施，所以含有很强强制性特点。三是使用范围不一样。公告公布范围是面向中国外，且必需经过媒体公开公布；而通告公布范围则限制在一定范围内，且可经过张贴方法公布，所以公告知晓范围比较广泛，通告知晓范围则相对窄小。“公告”、“通告”混淆，关键是将“通告”错用成“公告”，如《ＸＸ市人民政府相关加强滨江路管理公告》、《ＸＸ市公安局相关对ＸＸ路实施交通管制公告》等，全部不属于向中国外宣告关键事项或法定事项，应把“公告”改为“通告”。

　 ⑥“命令”和“通知”在制订公布规章和转发规范性文件上适用和区分。用“命令”制订公布规章，这要求适适用于有制订公布规章权行政机关，即国务院直属工作部门、省级政府、省级政府所在地市政府和国务院同意较大市政府。如江苏省有规章制订公布权是省政府、南京市政府、无锡市政府、徐州市政府、苏州市政府，其它地级市政府没有规章制订公布权，所以也就不适用以“命令”制订公布规章。在实际操作中，没有规章制订公布权市公布规范性文件能够用“通知”进行转发或印发。

　 2、格式不规范 。关键有以下表现：

　 ①公文文头不规范。一个机关发文，理所当然以本机关文头制发；若是多个机关发文，应以提起发文机关文头制发。（“联合行文”见后文）

　 ②发文字号不规范。下行文要用“发”字；上行文要有签发人，发文字号不用“发”字。

　 ③标题冗长、混乱、残缺不全。具体表现在：“相关”用得多、书名号多、包含文种多时候，不好把握。

　 ④主送机关排列混乱。乡镇党委、政府向县委、县政府联合行文，如事由以县委为主，主送机关则为“县委、县政府”，县政府阅知；如政府为主，党委又有必需了解，其主送机关则为“县政府并报县委。”

　 ⑤结构层次序数混乱。（见后文）

　 ⑥附件不符。附件标题应和文件后所附材料标题相符。

　 ⑦文本署名不规范。以党委名义发文，文本要署名，日期用小写；以政府名义发文，文本不署名，日期用大写。

　 ⑧抄送单位不正确。若是乡镇党委、政府向县委、政府联合行文，应抄送县委办、县政府办；若是乡镇党委向县委行文，只抄送县委办；若是乡镇政府向县政府行文，只抄送县政府办。

　 ⑨专题词使用不妥。公文专题词应包含反应公文内容类别词、反应公文专题词、公文文种三个词组组成，如《中共苍溪县委办公室相关做好庆贺中国共产党成立 86 周年纪念活动通知》，其专题词是“党建设、建党节、纪念活动、通知”。其中“党建设”是类别词，“建党节、纪念活动”是反应公文专题词，“通知”是公文文种。除了以上固定三个词组外，有时公文还需要标引自由词，关键范围是：一是新出现专题概念，包含新科技、新政策、新理论、新名词术语等；二是人物、时间和年代称号；三是地域、组织机构名称。其标引方法是：在自由词后标上“△”符号，并适时将新词登记在专题词表上。这里，同时还要注意一点：选择《词表》以外地名(组织机构名)、时间、人名、文件名称等专用名词作自由词标引时，

　不作“△”标识，如毛泽东思想、邓小平理论等即使《专题词表》中未列，但已经成为了专用名词，在标引时不加

　“△”符号。

　 以上所列只是部分表现，在实际工作中，还有其它格式上问题，在此不一一列举。所以，各单位公文起草人员应随时加强对公文格式学习，细心观察县委、政府公文格式要求，搞清各自区分。

　 3、行文规则混乱。关键有以下多个表现：①越级行文；②多头行文；③请示一文多事；④党政不分。在此不一一阐释。

　 4、词汇使用不妥。这个毛病看起来似乎没有什么大不了，其实这和意思表示正确不正确、文稿质量好不好直接相关，严格说来是对工作不负责任、对文字是一个糟践表现。所以，每一个文秘人员在词汇利用方面全部应有一丝不苟精神。具体说来，词汇使用不妥有以下多个表现：①滥用和领导同志相关专用词汇。如 X 领导“关键指示”、“关键讲话”，这要看用于哪一级领导，对中央领导能够用，对其它等级领导则不能用，这是上级有明确要求。一样道理，地方领导到基层检验工作不能用“视察”一词，只能和“考察或检验工作”、“检验工作”、“指导工作”或“调查研究”等，中央领导同志下基层才可用“视察”。②滥用副词。不少文稿为了加重语气、强调某项工作关键，加上一大堆副词，如“深入果断落实”，又是“深入”，又是“果断”，其实“果断”本身就已经很确定、很有力度了，所以要么用“深入”，要么用“果断”，不宜将二者重合起来使用。当然，有时能够重合利用一些副词，但要依据需要，而且要用得合适，比如某项工作过去要求“加强”，但进展情况不太理想，就能够用“深入加强”。③滥用指令词。作为公务文稿，“要”怎样这类词肯定常常会用到，但用得太多太滥也不行，如有些讲话稿、文件，满篇全部是“要”字，让人认为烦。更有甚者，有些不宜用“要”字文稿也没完没了地“要”，比如工作汇报中使用“要”字，就好象是向上级下指令似；工作总结，原来是谈情况和体会，也老是用“要”字，就好象是谈未来计划了。④过多反复用词。同一篇文稿中数次出现公务文稿常见词是不可避免，但我们应该而且能够做到是，短距离内尽可能不要反复，尤其是在一句话中不要反复，比如这么句子“我们一定要认真传达和落实好省委和省政府相关深化改革和加紧发展一系列关键文件精神”。这句话意思是说得通，但同一句话出现三个“和”字，显然不适宜，把第一个“和”字拿掉，第二个“和”字改成顿号就能够了。⑤乱用时髦词汇。时代在前进，知识在更新，公务文稿常见词汇也需要不停注入新鲜气息，如 WTO、知识经济等全部已经走进我们公文了，但新词汇也有一个潜移默化、约定俗成过程，不能过于“前卫”，不然就会“曲高和寡”，让人不知所云。如把“网络时代”说成“宽带时代”就不宜，因为除了业内人士，基层干部没有多少人能懂。还有部分同志喜爱“引进”港澳台一些词汇来改造自己词汇，如改“提升”为“提升”、“经过”为“透过”、“此次”为“今次”等就不好了，好象她们词汇是貌美女郎，自己用惯词汇是丑陋，其实又有多大必需呢？领导讲话稿写得好不好，关键不在于新词汇多不多，而在于写作功力深不深。⑥乱用助词。这方面最突出是“”、“地”、“得”三个字常常被混用，“”字用于定语，“地”字用于状语，“得”字用于补语。⑦用词不妥。这个毛病在很多文稿中俯拾即是，好象也“约定俗成”了。如“公开曝光”，曝光原来就是公开意思，莫非还有什么不公开曝光？又如“严格会议纪律”，严格后边缺了睦动词，应加上“遵守”一词。还有如“强化（领导）”应为“加强”、“促进（认识）”应为“提升”或“深化”、“提升（本事）”应为“掌握”。如此等等，不一而足。

　 5、提法不妥。

　有公文提出部分未经仔细推敲方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往和党和国家在某一时期工作方针相违反，从而造成一定混乱。

　6、名称表述混乱。公文中人名、地名、单位等名称表述混乱关键有：①单位名称不准，

　应以公章名称为准或用规范化简称。如“中共苍溪县委”、“县委”（规范化简称），“中共陵江镇委员会”、“陵江镇党委”（“中共陵江镇党委”是错误）。②同一名词在一篇公文中几次出现时表述不一致。③随意用简称。领导讲话稿中用简称能够节省词汇，但这种简称必需是符合规范、大家全部已接收、一说就明白，比如“邓小平理论”，大家全部知道是“邓小平建设有中国特色社会主义理论”简称，“三个代表”大家全部知道。而有些简称只有某系统、某行业干部职员知道，如某单位开展“学文化、学科学，比技能、比奉献”活动，简称“双学双比活动”，假如写进党委、政府文件或领导讲话中，就不能用简称了，要用就要附加说明，要不就会让人莫名其妙。还有如过去常常提到“扫黄办”、“打拐办”等简称利用，全部要注意这个问题。有些专用名词则不能随便使用简称，如有些文稿中用称“三代办”、“先教办”等，就显得很不严厉，要用简称，也要和上级口径保持一致。

　 7、数字使用不统一

　公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不正确。具体说来，公文中数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、常见语、缩略语、含有修辞色彩语句中作为词素数字必需使用汉字外，如三心二意，其它均应使用阿拉伯数字。

　 ８、请示性公文应注意问题：给上级机关“请示”性公文应注意四个问题：①“请示”应一文一事；②通常只写一个主送机关；③需要同时送其它机关，应该用抄送形式，但不得抄送其下级机关；④不得将“请示”夹带在“汇报”里，因“请示”必需批复，而“汇报”无须批复。

　 9、有双重领导关系上下级之间行文应注意问题：受双重领导机关向上级机关行文，应该写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责办理、回复；上级机关向受双重领导下级机关行文，必需时应该抄送另一上级机关。

　 10、行政机关和党委机关在行文关系上应注意问题：各级行政机关公文，不得向党委机关作指示、交任务，如内容包含党工作，应和同级党委联合行文。

　 11、公文结构层次序数应怎样标注：根据《国家行政机关公文处理措施》要求，公文结构分为 4 个层次，具体标注法

　是：第一层为“一、”，第二层为“(二)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。

　 12、联合行文应注意问题：①联合行文有两条规则：一是必需是包含两个以上部门职权范围内事；二是必需明确主办部门。②两个以上部门行文要注意充足协商，尽可能取得一致意见。取得一致意见后，可由一个部门行文，也能够联合行文，不得交叉反复行文。未经协商一致，不得各自向下行文，如私自行文，上级机关应该责令纠正或撤销。③联合行文时应使主办机关名称排在前，其它机关自上至下排列，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，可能出现把正文挤出首页情况，假如首页没有正文，是极不严厉。发文机关过多，只能挤发文机关，不能挤正文，挤措施是，可将发文机关标识字号缩...