XXXX集团有限公司公文管理办法（专业完整范文）

时间：2021-02-10 11:53:09 来源：蒲公英阅读网 本文已影响人

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　XXXX 集团有限公司公文管理办法

　第一章

　总

　则 第一条

　为加强 XXXXXX 集团有限公司（以下简称“XX集团”）系统的公文处理工作，建立规范、严谨、高效的公文处理程序，提高公文处理的效率和质量，实现公文处理工作的科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）、《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）相关要求，结合 XX 集团实际，制定本办法。

　第二条

　 XX 集团系统的公文，是 XX 集团实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是公布规章制度，传达贯彻党和国家的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。

　第三条

　公文处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。XX 集团机关制发的行政公文由办公室负责，XX 集团机关党委、团委、工会、纪委制发的公文由党委办公室负责。

　第四条

　公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

　第五条

　 各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织

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　领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。

　第六条

　各级办公室、党委办公室是公文处理的管理部门，主管本单位的公文处理工作，并对下级单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。各级办公室、党委办公室要指定一名领导分管公文处理工作，其他部门要有兼职人员负责公文处理工作，专兼职人员应当相对稳定。

　 第二章

　公文种类 第七条

　XX 集团系统的公文种类主要有：

　（一）决议。适用于会议讨论通过的重要决策事项。

　（二）决定。适用于对重要事项或重大行动做出安排、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级单位不适当的决定事项。

　（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

　（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　（五）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。

　（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、告知或者交流重要情况。

　（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，

　回复上级机关的询问。

　（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项。

　（九）批复。适用于答复下级单位请示事项。

　（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

　（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

　第九条 XX 集团、XX 集团党委各类公文适用范围：

　（一）《XXXXXX 集团有限公司文件》（式样 1）

　1.用于向上级机关报送请示、报告和意见； 2.发布 XX 集团重要规章制度； 3.转发上级机关的重要文件； 4.部署 XX 集团系统的工作和任务，下达、调整计划； 5.重要的机构变动、人员任免、奖惩事项； 6.其他需要以 XX 集团名义行文的重要事项。

　（二）《XXXXXX 集团有限公司》（函）（式样 2）

　1.用于与不相隶属机关联系工作、商洽问题； 2.向所属单位布置单项工作和临时任务，下达、调整单项任务计划； 3.答复所属单位的请示事项； 4.转发文件； 5.其他需要以 XX 集团名义行文的事项。

　（三）《中国共产党 XXXXXX 集团有限公司委员会文件》

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　（式样 3）

　1.用于传达贯彻党的路线、方针、政策和股份公司的决定、决议、指示； 2.向上级党组织报告、请示工作； 3.向所属党组织部署工作、答复问题； 4.发布党委有关重要问题的决定、决议、指示、通知、通报等事项； 5.党群组织变动、人员任免； 6.通报、表彰、奖惩事项； 7.其他需要以 XX 集团党委名义行文的重要事项。

　（四）《中共 XXXXXX 集团有限公司委员会》（函）（式样4）

　1.用于与不相隶属的党组织联系工作、商洽问题； 2.向所属单位党组织布置单项工作和临时任务，答复所属单位党组织的请示事项； 3.转发文件； 4.其他需要以 XX 集团党委名义行文的事项。

　（五）《中共 XXXXXX 集团有限公司纪律检查委员会文件》（式样 5）

　1.用于传达贯彻股份公司纪委和 XX 集团党委的决定、决议、指示； 2.向股份公司纪委和 XX 集团党委报告、请示工作；

　3.向所属各单位纪委部署工作、答复问题； 4.反腐倡廉教育、查办案件、执法监察工作情况通报、总结； 5.处分决定、批复、处理意见； 6.其他需要以 XX 集团纪委名义行文的事项。

　（六）《XXXXXX 集团有限公司工会文件》（式样 6）

　1.用于传达贯彻党和国家的方针、政策，转发上级文件，部署重要工作； 2.向 XX 集团党委或上级工会请示、报告工作； 3.答复下级工会的请示事项； 4.其他需要以 XX 集团工会名义行文的事项。

　（七）《XXXXXX 集团有限公司团委文件》（式样 7）

　1.用于传达贯彻上级团委和 XX 集团党委关于共青团和青年工作的指示精神； 2.向 XX 集团党委和上级团委报告、请示工作； 3.向所属团组织部署工作、开展活动、答复问题； 4.发布团委有关重要问题的决定、决议、通知等事项； 5.通报、表彰、奖惩事项； 6.其他需要以 XX 集团团委名义行文的事项。

　第三章

　公文格式 第十条

　 公文格式是对公文用纸及版面要求、印制装订

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　要求、各要素的拟制及编排规则等的规范性要求。

　第十一条

　 公文用纸及版面要求（式样 8）

　（一）公文用纸 采用 GB/T 148 中规定的 A4 型纸（210 mm×297 mm），纸张定量为 60 g/m2 -80 g/m 2的胶版印刷纸或复印纸。

　（二）公文版面 天头（上白边）为 37 mm±1 mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为 156 mm×225 mm。如无特殊说明，公文格式各要素一般用 3 号仿宋_GB2312（以下简称仿宋）体字，文字颜色均为黑色。一般每面排 22 行，每行排 28 个字，并撑满版心。文件中的“行”指一个 3 号汉字的高度加3 号汉字高度 7/8 的距离。

　第十二条

　 公文印制及装订要求 （一）印制要求 双面印刷；页码套正，两面误差不超过 2 mm；印品着墨均匀，版面干净无底灰，字迹清楚；尺寸标准，版心不斜，误差不超过 1 mm。

　（二）装订要求

　左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过 4 mm；骑马订或平订的公文，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm 处，允许误差±4mm；包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

　第十三条

　 公文格式要素及编排规则（式样 9、10、11）

　（一）公文格式要素及划分。

　1.公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文

　机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素组成。

　2．公文版心部分各要素划分为版头、主体、版记三部分。首页红色分隔线以上的部分称为版头；首页红色分隔线（不含）以下、末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。

　（二）版头各要素编排规则 1．份号。公文印制份数的顺序号，涉密公文应当标注份号。

　份号用 6 位 3 号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

　2．密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密” 和保密期限。涉及企业商业秘密的公文，划分为“核心商密”、“商业秘密”。

　密级和保密期限，一般用 3 号黑体字标注，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

　3．紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。

　紧急程度用 3 号黑体字标注，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

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　4．发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。（XX 集团及二级单位规范化简称见附件 2）

　发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为 35mm，颜色为红色，使用小标宋体字。发文机关标志过长时，可编排成两行。下级单位的发文机关标志字号原则上不能大于上级单位的发文标志字号。

　联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；“文件”二字应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

　5．发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

　发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即 1 不编为 01），在阿拉伯数字后加“号”字。

　上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

　6．签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用 3 号仿宋体字，签发人姓名用 3 号楷体字。

　如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，

　回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。（式样 12）

　7．版头中的分隔线。发文字号之下 4 mm 处居中印一条与版心等宽的红色分隔线（推荐高度为 0. 5 mm）。

　（三）主体各要素编排规则 1．标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2 号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

　2．主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。所属各单位上报 XX集团文件应使用 XX 集团全称。

　编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格。同类型机关内同级机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间使用逗号分隔，最后一个机关名称后标全角冒号。

　如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

　3．正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。

　一般用 3 号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。层次序数可以越级使用，如只有两层，第一层用“一、”，第二层可用“（一）”或者 “1.”。

　4．附件说明。公文附件的顺序号和名称。

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　在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

　5．发文机关署名。发文机关全称或者规范化简称。除特定格式的会议纪要外，公文均应有发文机关署名。

　发文机关署名一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。

　6．成文日期。会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，为最后签发机关负责人签发的日期。

　成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。

　7．印章。有发文机关署名的公文，均应加盖相应的印章，且应与署名机关相符。

　印章用红色，位置应端正，其下弧与成文日期下边缘相切，顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

　不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

　单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章居中下压发文机关署名和成文日期；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应，最后一个印章居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（式样 13）

　8．附注。说明公文印发传达范围或联系人、联系方式等需要注明的事项。

　使用 3 号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

　9．附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

　附件应另面编排，并在版记之前与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致，并与正文中所涉及到的附件表述一致。附件格式要求同正文。

　如附件与正文不能一起装订时，附件可另册装订。应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号，并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

　批转、转发、印发类公文，所批转、转发、印发的内容应在正文成文日期之后另页编排。仅一项所批转、转发、印发内容时，不作为附件列明；多项所批转、转发、印发内容时，应作为附件列明。（式样 14、15）

　（四）版记各要素编排规则 版记应当在偶数页上。

　1．版记中的分隔线。与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为 0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为 0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

　2．抄送机关。指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类

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　型机关统称。

　用 4 号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，抄送机关之间属同类型同级机关的用顿号分隔，不同类型机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标句号。

　主送机关移至版记的，主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

　3．印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

　印发机关和印发日期一般用 4 号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。

　（五）页码编排规则 页码是公文页数顺序号，一般用 4 号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘 7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。

　公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

　公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

　A4 纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

　第十四条

　公文的特定格式 公文的特定格式，是相对于通用格式而言，是通用格式

　的补充，包括信函和会议纪要格式等。采用特定格式印制的公文，与标准格式印制的公文作用与效力相同。

　（一）信函格式（式样 16、17）

　1．发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，红色小标宋体字居中排布，上边缘至上页边为 30mm。联合行文时，使用主办机关标志。

　 2．发文机关标志下 4 mm 处为一条红色双线（上粗下细），距下页边 20 mm 处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。

　 3．如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，依次自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为 3 号汉字高度的 7/8（约 4.85mm）。

　 4．发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为 3 号汉字高度的 7/8。

　5．标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

　6．第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为 3号汉字高度的 7/8。

　7．版记只写抄送机关，位于公文最后一面版心内最下方。

　8．首页不显示页码。

　 （二）纪要格式（式样 18、19）

　1．纪要标志由“××××纪要”组成，一般采用红色小标宋体字居中排布，上边缘至版心上边缘为 35 mm。

　纪要无主送单位，在版记中列明分送单位和部门。正文

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　结束后不落款，不加盖印章。

　 2．标注出席人员名单，在正文或附件说明下空一行左空二字用 3 号黑体字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用 3 号仿宋体字标注出席人姓名，回行时与冒号后的首字对齐。必要时可标注出席人单位和职务。

　3．标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

　4．纪要格式可以根据实际制定。

　第十五条

　其他常用办文格式（式样 20－24）

　XX 集团系统的其他常用办文格式主要有：网络通知、呈批件、呈阅件、发文稿纸、文件更改申请单等，具体格式详见附件。网络通知行文格式要求参照公文通用格式。

　第四章

　行文规则 第十六条

　行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

　第十七条

　行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文。特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。各级行政、党委、纪委、工会、团委可以各自名义单独行文，审计、监察部门可以各自名义单独行文，其他部门不得对外正式行文。

　第十八条

　向上级机关行文，应当遵循以下原则：

　（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

　（二）下级机关部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级行政、党委同意或者授权。

　（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

　（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

　（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

　（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

　第十九条

　向下级机关行文，应当遵循以下原则：

　（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

　（二）公文内容涉及多个部门职权范围内的事务，应当主动协商会签；有关部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

　（三）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

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　第二十条

　行政、党委可以联合行文，其他一般不使用联合行文。联合行文按主办、协办单位依次签发，一般不使用复印件会签。

　第二十一条 同一机关内，请示工作应使用“呈批件”；汇报工作、反映情况、报告交办事项办理结果，应使用“呈阅件”。

　（一）“呈批件”和“呈阅件”必须有部门主要领导签字，如内容涉及其他部门职能，应会签。

　（二）“呈批件”不得同时分送两位以上 XX 集团领导阅批。

　（三）呈送 XX 集团领导传批、传阅的公文，原则上按照领导同志的排序依次呈送。“呈批件”由后往前送批，“呈阅件”由前往后送阅。

　（四）“呈批件”和“呈阅件”作为机关内部文件，由各部门起草、管理并与正式公文一并交档案室存档。

　第二十二条

　 XX 集团机关公文的编号规则：

　（一）XXXXXX 集团有限公司文件 按发文字号、年度顺序及文件顺序编“ 港航局××〔2×××〕×号”，用“XXXXXX 集团有限公司文件”专用纸印发。

　（二）XXXXXX 集团有限公司（函）

　按发文字号、年度顺序及文件顺序编“港航局××函〔2

　×××〕×号”，用“XXXXXX 集团有限公司”专用纸印发。

　（三）中国共产党 XXXXXX 集团有限公司委员会文件 发文字号用“港航局党××〔2×××〕×号”。用“中国共产党 XXXXXX 集团有限公司委员会文件”专用纸印发。

　（四）中国共产党 XXXXXX 集团有限公司纪律检查委员会文件 发文字号用“港航局纪〔2×××〕×”号。用“中国共产党 XXXXXX 集团有限公司纪律检查委员会文件”专用纸印发。

　（五）XXXXXX 集团有限公司工会文件 发文字号用“港航局工会〔2×××〕×”号。用“XXXXXX集团有限公司工会文件”专用纸印发。

　（六）XXXXXX 集团有限公司团委文件 发文字号用“港航局团〔2×××〕×”号。用“XXXXXX集团有限公司团委文件”专用纸印发。

　（七）XXXXXX 集团有限公司总经理办公会议纪要 按年度顺序及会议时间编“〔2×××〕第×期”。用“总经理办公会议纪要”的专用纸印发。

　（八）XXXXXX 集团有限公司工作会议纪要 按年度顺序编“〔2×××〕×号”。用“工作会议纪要”的专用纸印发。

　（九）其他类型的文件

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　XX 集团其他机构的文件，根据业务发展和管理的需要，另行确定。

　（发文字号与主办部门对应，详见附件 3：XX 集团机关发文字号表。二级单位发文字号详见附件 4：二级单位发文字号表。）

　第五章 发文办理 第二 十三条

　发文办理指以本机关名义制发公文的过程，主要程序包括起草（含主办部门拟稿及负责人核稿）、会签、审核、签发、复核、登记、印制、核发等程序。（行政公文发文流程见附件 5：行政公文收发文流程图）

　第二十四条

　公文起草应当做到：

　（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。

　（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

　（三）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

　（四）主题突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，表述准确，直述不曲，文字精练，内容简洁，字词规范，标点正确。

　（五）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。

　（六）人名、单位名称、地名、数据、引文应准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

　（七）使用国家法定计量单位。

　（八）使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，且文内简称必须统一。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

　（九）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　（十）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

　（十一）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

　（十二）涉密公文，应当根据国家和企业的保密规定标注相应的密级。

　第二十五条

　公文会签：对公文内容涉及机关两个或两个以上部门的事项，主办部门应与有关部门协商办理，履行会签手续。未取得一致意见的公文，不得送公文主办部门审核。机关各部门主办且需要 XX 集团主管领导签发的公文，原则上先提交相应的分管领导会签。

　第二十六条

　公文审核。公文文稿送领导签发前，应当由发文机关办公部门进行审核。以行政名义发文由办公室核

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　稿；以党委名义发文由党委办公室核稿；以纪委、工会、团委分别由其办公部门核稿。有单独行文权的部门，由该部门领导审核。

　（一）公文审核的重点是：

　1．行文理由是否充分，行文依据是否准确。

　2．内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

　3．涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

　4．文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

　5．其他内容是否符合公文起草的有关要求。

　（二）经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门，并说明理由；符合发文条件但内容需作修改的，应当与拟稿部门协商或请其修改，修改后需经拟稿部门领导确认、核稿人员复核。

　（三）未经办公部门审核的公文，不得送领导签发。

　第二十七条

　公文签发

　公文应当经本单位领导签发。

　（一）重要公文和上行文、对外的重要公函等，一般经分管领导会签后，由主管领导签发；一般的下行文或平行文，

　除企业法规性文件（主要包括：章程、规定、条例、办法、制度等）、涉及两个以上部门业务的综合性文件、涉密文件外，与自己分管工作相关的文件可授权分管领导签发。

　（二）经领导人签发的公文，不得擅自改动。特殊情况下改动时，应填写《文件更改申请单》。

　（三）会议纪要由会议主持人签发。

　（四）签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅、签“已阅”、未发表意见直接签名的，均视为同意。

　第二十八条

　公文复核

　经发文机关负责人签批的公文，应由拟稿部门和公文主管部门进行复核。重点是:审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

　第二十九条

　公文登记

　对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。公文的印制份数根据公文的发送范围和有关规定确定。如需增印公文，由主办部门提出意见，报发文主管部门负责人同意。

　第三十条

　公文印制

　公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

　第三十一条

　公文核发

　-22-

　公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

　第六章 收文办理 第三十二条 收文办理指对收到公文的办理过程，主要程序包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。（公文收文流程见附件 5：行政公文收发文流程图）

　（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

　（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

　（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

　（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

　（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

　（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

　（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

　第三十三条

　公文办理时限要求 （一）上级机关交办的公文，一般应在两周内办结；有具体时限要求的，从其要求。

　（二）机关部门之间会签公文，原则上不超过三个工作日，超时需提前与主办部门协调，否则将视为同意。特殊情况从其时限要求。

　（三）下属单位请示需要批复的，一般应在一周内办结，超时需主办部门提前作出说明。

　第三十四条 公文的督办工作由行政和党委的办公部门负责。

　第七章

　整理归档 第三十五条

　需要归档的公文及有关材料，应当根据有关法律法规、股份公司和 XX 集团档案管理的有关规定，并根据其相互联系、特征和保存价值等，及时收集、整理归档，

　-24-

　保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

　第三十六条

　联合办理的公文，原件由主办机关整理归档，相关机关保存复印件或其他形式的公文副本。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。个人不得保存应当存档的公文。

　第三十七条

　 各级机关应当于每年第一季度将上年应归档的文件收集齐全，统一移交档案室，由档案室按文书立卷要求进行整理编目、立卷，确定保管期限。

　第三十八条

　拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

　第八章 公文管理 第三十九条 公文由各级文秘部门专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。所属各单位应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

　第四十条

　各单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

　第四十一条

　公文确定密级前，应当按照拟定密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

　公文的密级需要变更或者解除的，需由原确定密级的机关或者上级机关决定。

　第四十二条

　涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

　第四十三条

　复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人或办公部门负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

　复印件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期、份数和印发范围。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

　第四十四条

　 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权利机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

　第四十五条

　不具备归档和保存价值的公文，经过鉴别并经相关领导批准，可以销毁。销毁涉密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏毁。个人不得擅自销毁、留存涉密公文。其中，销毁绝密公文应当进行登记。

　第四十六条

　机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案管理部门。

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　工作人员调离岗位时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　第四十七条

　新设立的机关应当向 XX 集团提出发文申请，机关合并或者撤销时，相应进行调整。

　第九章 附则 第四十八条

　本办法所指公文含电子公文。

　第四十九条

　本办法经总经理办公会审议通过后，自发布之日起施行，本办法由 XX 集团办公室、党委办公室负责解释。

　附件：1.XXXXXX 集团有限公司公文格式样式

　 2.XXXXXX 集团有限公司及二级单位规范化简称

　 3.XXXXXX 集团有限公司机关发文字号表

　4.XXXXXX 集团有限公司二级单位发文字号表

　 5.XXXXXXXX 集团机关行政收发文办理流程图

　附件 1

　XXXXXX 集团有限公司

　 公 公 文 文 格 格 式 式 式 式 样