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  • 11文件资料管理

    时间:2021-03-26 20:31:04 来源:蒲公英阅读网 本文已影响 蒲公英阅读网手机站

    相关热词搜索:文件 资料 管理

     1 文件、资料管理审 核要点

     1 1

     管理目标及职责权限

     1.1 是否制定项目文件、资料管理的目标。目标是否对文件、资料质量的合规性、正确率等制定目标、指标。是如何让相关部门和人员了解。是否按规定定期考核。未达标是否分析原因和制定措施。

      1.2 是否确定了项目文件、资料管理的主责部门?主责部门的职责、权限及其他部门的管理职责、权限是否划分明确、清晰。

      2 2

     管理制度及涉及的法律法规

     2.1 是否制定与文件资料有关的管理制度?(这里主要查主责部门,一般办公室)

      2.2 是否及时收集、汇总业主、相关方及上级的有关文件?

      2.3 是否及时收集、识别、汇总与办公室工作内容有关的法律法规、行业标准? 3 3

      文件 资料管理

      1 3.1 文件资料的编制与收 发

     3.1.1 编写文件资料的内容是否符合法律法规、行业标准及企业规定。

      3.1.2 项目内部发文格式、审核、审批是否符合公司规定(不允许未经审批就使用的现象发生);收文是否按要求进行传阅并执行,是否有相关记录?

      3.1.3 收、发文记录是否完整、齐全。文件处理程序是

     2 否符合公司规定,处理记录闭合,主责部门对处理完的文件、资料是否有确认。

      2 3.2 文件、资料管理过程的控制

     3.2.1 主责部门是否建立项目部文件资料清单(格式按照公司统一规定),包括管理文件(外来的和内部的)、法律法规、技术性文件(验标、图纸等)。并按公司规定定期公布动态,确保项目部各部门、作业层管理人员使用的资料有效。

      3.2.2 公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公室负责人批准,可以销毁。归档电子公文的鉴定和销毁,按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除,并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

      3.2.3 主责部门是否按规定对各部门文件资料管理进行定期检查。对存在的个别问题如何处理?对个别问题进行有针对性的纠偏,培训制度和流程,给予样板引路。对普遍问题采取的措施?对普遍问题寻找制度的源头,是不是制度中有与实际操作中不符合的方面,反馈至上级,对制度进行修订完善,并加以宣贯。

      3.2.4 文件、资料是否按照有关规定分类保存。对有长期保存要求的文件、资料,项目结束后如何处置?归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向公司档案管理部门移交。归档电子公文的移交形式,可以是交接双方

     3 之间进行存储载体传递或通过网上办公系统交接。电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明、拟稿纸、批示单、处理记录通过相关软件转换为通用格式后与电子公文一并归档。具有永久和长期保存价值的电子公文,必须制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,并使两者建立互联。

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