公文处理操作细则

时间：2021-01-28 12:46:13 来源：蒲公英阅读网 本文已影响人

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　 体系名称 行政综合 编 码 GM-01-02-01 版本号 2013-1 XX 工业区开发有限公司公文处理实施细则 公司名称

　 批 准 人 纪检组长、行政综合业务主管领导 批准依据 《中海油海西宁德工业区开发有限公司内控制度体系文件管理办法》（CG-20-01）

　发布范围 普发 发布文号 ﹝2011﹞ XXX 号 发布日期 2012 年 XX 月 XX 日 生效日期 2012 年 XX 月 XX 日 1

　目的 规范公司公文处理工作，优化公文质量，提高工作效率。

　2

　适用范围 公司及所属单位。

　3

　编制依据 3.1

　 《党政机关公文处理工作条例》，2012，中共中央办公厅（下简称“中办”）。

　3.2

　《党政机关公文格式》,GB-T9704-2012,中共中央办公厅（简称“中办”）。

　3.3

　《宁德市人民政府公文格式细则》，宁政办〔2012〕217 号，2012，宁德市。

　 3.4

　《中国海洋石油总公司公文处理办法》，GM-01-02，2011，总公司。

　3.5

　《中海油海西宁德工业区开发有限公司公文处理办法》，GM-01-02，2012，公司。

　4

　释义 4.1

　公司

　指中海油海西宁德工业区开发有限公司机关，包括公司管理层和公司机关各部门。

　4.2

　公文

　指机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和公务活动的重要工具。

　4.3

　公文处理

　X XX X 工业区开发有限公司

　指公文的办理、管理、整理（立卷 ）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　4.4

　发文办理

　指以公司名义制发公文的过程。公司发文分行政、党务文件两种；依照行文级别分为“公司级”、“部门级”；依照印制格式分为“文件”、“函”两种形式。

　4.6

　收文办理

　指收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　5

　职责分工 5.1

　公司办公室

　 a)

　负责公司各种发文的统一管理；

　 b)

　设专职发文文书负责发文的编号、用印及分发；

　 c)

　负责机关发文、收文、归档工作的统一管理；

　 d)

　管理公司公文处理并指导各部门的公文处理工作；

　 e)

　负责公文处理情况的综合反映。

　5.2

　各部门、所属单位

　a)

　配备专职或兼职人员做好本部门本单位的公文处理工作；

　b)

　接受办公室对公文处理工作的管理。

　6

　工作总则 6.1

　公文处理工作执行国家、总公司及公司公文处理工作的相关管理规定及规范，并与《中海油海西宁德工业区开发有限公司公文处理办法》配套使用。

　6.2

　公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，不断提高现代化管理水平。

　6.3

　公文处理须严格执行国家、总公司及公司保密法律、法规和其他相关规定，确保国家、总公司及公司秘密的安全。

　6.4

　工作人员应本着实事求是、认真负责的工作态度，克服官僚主义和形式主义，努力提高公文处理工作的质量和效率。

　6.5

　各部门各单位负责人应高度重视公文处理工作，严格执行本规定并加强对

　本部门本单位公文处理工作的领导和检查。

　6.6

　公司实行公文处理工作的集中统一管理，办公室是公司公文处理工作的管理机构，设专职人员负责公文处理工作。

　6.7

　各部门各单位应将公文处理工作列入本部门的工作职责范围，配备专职或兼职人员计真负责地做好本部门本单位的公文处理工作，并接受办公室对公文处理工作的指导与管理。

　7

　公文种类、格式及相关要求 7.1

　公司常用公文种类

　7.1.1

　“通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需有关单位周知或执行的事项，任免人员。

　7.1.2

　“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

　7.1.3

　“请示”适用于向上级机关请示指示、批准。“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

　7.1.4

　“意见”文种可用于上行文、下行文和平行文：

　a)

　作为上行文，应依照请示性公文的程序和要求办理。所提意见如涉及

　 其他单位职权范围的事项，主办单位应主动与有关单位协商，取得一

　 致意见后方可行文；若有分歧，主办单位可列明各方依据，提出建设

　 性意见，并与有关单位会签后报请上级机关决定。上级机关应对下级

　 机关报送的“意见”作出处理或给予答复。

　b)

　作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；

　 无明确要求的，下级机关可参照执行。

　c)

　 作为平行文，提出的意见供对方参考。

　7.1.5

　“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。函作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。

　7.1.6

　“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　7.1.7

　“通报”用于表彰先进、批判错误、传达重要精神、交流重要情况。

　7.1.8

　“规定”用于对特定范围的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

　7.1.9

　“批复”适用于答复下级机关的请示事项。

　7.1.10

　“决定”适用于对重要事项或重大行动做好安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

　7.1.11

　“其它”其它公司内部文件，如工作简报：重要情况简报、情况反映、项目动态等。

　7.2

　行文规则

　7.2.1

　行文应确有必要，注重效用，符合相关法律及政策规定，符合保密要求。

　7.2.2

　公文的文种应依据行文目的、行文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。正确选择行文级别，一般不得越级行文。对系统内的重要行文，应同时抄送公司的直接上级机关。

　7.2.3

　“请示”应一文一事；一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的，应用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

　7.2.4

　“报告”不得夹带请示事项。

　7.2.5

　除上级机关负责人直接交办的事项外，一般不得以公司名义向领导个人行文。向公司双重领导的上级机关行文，应写明主送机关和抄送机关；向受公司双重领导的下级单位行文，必要时应抄送另一上级机关。

　7.3

　部分文种的使用要求

　7.3.1

　“意见”可用于上行文、下行文和平行文。

　 a)

　作为上行文，应依照请示性公文的程序和要求办理。所提意见若涉及其

　他单位职权范围的事项，主办单位应主动与有关单位协商，取得一致意

　见后方可行文；若有分歧，主办单位可列明各方依据，提出建设性意见，

　与有关单位会签后报请上级机关决定。上级机关应对下级机关报送的“意

　见”做出处理或给予答复；

　 b)

　作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无

　明确要求的，下级机关可参照执行；

　 c)

　作为平行文，提出的意见供对方参考。

　7.3.2

　“会议纪要”应纳入公文管理程序。

　公司级的会议纪要、固定印制文头并发送各部门的专题会议纪要，依照公司会议纪要管理的相关规定执行，以发文方式管理，即：填写“中海油海西宁德工业区开发有限公司会议纪要纸稿”并依照要求签发；由办公室统一负责登记编号、送交打印及分发。

　7.3.4

　“通知”类发文的行文要求

　7.3.4.1

　会议类通知

　 a)

　公司召开的重要、专业性会议，由公司办公室发会议通知，一般应在发

　通知时，确定相关通知事项，以减少补充通知次数。若补充通知的内容

　只是相关会议地点、接站等一般事项，则不再以文件形式发，可另发通

　知并加盖公章说明即可；

　 b)

　召开公司全体员工大会通知发办公室文；召开公司专业会议，其会议通

　知发业务部门文，拟文稿可呈送主管领导审定同意；

　 c)

　转发会议材料，发公司文件。

　7.3.4.2

　转发会议纪要类通知

　对重要的会议纪要，纪要内容对与会或相关单位有明确执行要求的，可由公司发文转发。

　7.3.4.3

　转发外部文件类通知 对外部来文，如确需执行且提出贯彻意见的，可发文转发。需在公司内部执行的、重要的外部来文，或公司领导提出贯彻指示的，可以公司文件转发；转发时应同时提出具体的、有针对性的贯彻意见。

　7.4

　部门级发文行文要求

　7.4.1

　部门级文件一般不得对系统外行文，如一般性业务不需以公司名义发文，而又确需向系统外部有关平行部门联系工作时，综合性内容可以办公室名义行文；其他专业性强的只能用“便函的形式”，同时注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。

　7.4.2

　部门不得对公司内部制发政策性和规范性文件，不得代替公司审批下达应由公司审批下达的事项。

　7.4.3

　部门对公司内部制发政策性和规范性文件，以公司名义行文。

　7.4.4

　部门间往来事项如需呈报公司领导审批的，可通过“请示报签”方式完成领导审批后，通过“工作联络函”办理与相关部门的事项往来，并将经领导审批的“请示报签”复印件附在“工作联络函”后。

　7.4.5

　“工作联络函”由内容提出部门负责管理。负责登记编号、追踪办理、整理归档。

　 a)

　编号方式：年度内依照部门（文头代字）顺序编号。例：（2004）办1

　号；

　 b)

　提出工作联络函部门负责依照业务关系分别送相关部门签函，原件及

　相关资料保留在提签部门，其他相关部门保存复印件。

　 c)

　提函部门负责对“工作联络函”整理立卷，定期向机关档案室移交归

　档。

　7.5

　联合发文的行文的要求

　7.5.1

　公司为主办单位的联合行文，依照公司级发文流程和相关要求办理。

　由公司办公室负责送各联合行文单位签发。编公司文号，由联合行文单位依次用印；发文底稿由公司归档保存，联合行文单位保留文稿复印件。

　7.5.2

　公司为非主办单位的联合行文，这类联合行文，不编公司发文号，但须由公司发文文书统一登记、用印并负责留存归档。

　7.5.3

　公司作为非主办单位的联合行文，由公司领导在主办单位拟文稿上签发，公司保留签发文稿的复印件，依照规定用印，并留存必要的正文。相关业务部门负责将完成所有领导签发后的文稿复印件及两份正文一并送办公室发文文书归档。

　7.6

　“非行文方式”办理事项 “非行文方式”是指部门针对一些常规性事务且没有明确的执行或上报要求的办理方式。用这种方式办理的事项有：

　 a)

　计划内的一般性培训通知，或局部小范围内召集的专题研讨会；

　 b)

　会议的补充通知；

　 c)

　部门没有提出具体贯彻意见的一般性转发文件。另外还可直接翻印需转

　发的文件（翻印件上加盖有“海西宁德公司复印件”字样的专用章）；

　8

　行文格式及要求 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

　8.1

　密级

　8.1.1

　涉密公文应严格执行国家、总公司及公司保密管理规定，并有效确定密级、正确标注。

　8.1.2

　涉密公文密级分为国家秘密、商业秘密。国家秘密等级从高到低分为：绝密、机密、秘密；商业秘密等级从高到低分为：核心商密、普通商密；分别以

　AAA、AA和A标识。

　8.1.3

　涉密公文应在公文的右上角标注密级及保密期限；绝密、机密级公文应在公文的左上角标明份数序号，并登记分发范围。

　8.1.4

　国家秘密从低到高分为“秘密”、“机密”、“绝密”三级；国家秘密的规范标识为“★”，“★”的前面为所标明的密级，“★”的后面为所标明的保密期限。不需要标明保密期限的（绝密级事项保密期限为30年，机密级为20年，秘密级为10年的，可以不标明保密期限）标识分别为“绝密★”、“机密★”、“秘密★”。不同形式密件的密级标识及保密期限应按如下要求标明：

　a)

　书面形式的密件、文件、资料在国家标准规定的部位标明，即在文件、资料首页的左上角位置标明；书刊在封面（或者首页）的右上角位置标明；地图、图纸、图表在标题后或者标题下方标明。非书面形式的密件，如声像制品、光盘、软盘等，应当以能够明显识别的方式在密件上标明密级； b)

　载有商业秘密的文件、资料、书刊、图表、录音、录像、光盘、软盘、硬盘等密品、密件，应当标明商业秘密标识和保密期限: 1)

　商业秘密标识一般标注在密品、密件左上角，或视具体情况标于明显位置； 2)

　商业秘密的等级从低到高分为：A 级、AA 级、AAA 级。标注时，其左为制定单位，右为保密期限，制定单位应用简称。例如：公司 1年保密期限的商业秘密标为“海西宁德 A 级 1 年”； 3)

　商业秘密密品、密件不标明保密期限的，依照 5 年保密期限认定,保密期限可按年、月、日计算。

　8.2

　发文字号

　8.2.1

　发文字号包括机关代字、年份、序号。

　8.2.2

　公司发文字号由办公室统一确定，文件的编号由办公室统一管理。

　8.2.3

　公司各种行文的机构代字由公司办公室审核确定。

　8.2.4

　公司文件：海油闽开+部门代字。

　8.2.5

　公司函：海油闽开函+部门代字。

　8.3

　行文签发人

　8.3.1

　公司报送上级主管部门的请示、报告送公司总经理签发。

　8.3.2

　公司发不相隶属单位的函，由公司总经理签发。

　8.3.3

　公司党委发文由党委书记签发。重要的上报发文由公司党委书记签发。如党组书记不在，由授权的党委副书记或党委成员签发；其他党委发文依照其内容由党委分管成员签发。

　8.3.4

　紧急发文，若签发领导不在时，在事先征得签发领导同意后，用该领导的手写签名章签发，待该领导返回后再确认归档。所有公司行政及党委发文均应抄送公司党委成员，并依据发文内容选择抄送其他公司领导。

　8.3.6

　部门级发文由拟文部门总经理(主任)签发。若需呈报公司分管领导审定的，可在发文正文中标注“***已阅”。

　8.4

　标题

　8.4.1

　公文标题一般由发文机关、内容、文种三要素构成。

　8.4.2

　公司行文因使用统一的红头纸，标题中一般可不再标明发文机关；公司向上级机关报送的重要行文，则应标注机关名称。

　8.4.3

　公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　8.5

　主、抄送机关

　8.5.1

　主送机关指公文的主要受理机关；抄送机关指除主送机关外需执行或知悉的其他机关。

　8.5.2

　主、抄送机关应使用全称或规范化简称、统称；主送单位为一个时用全称。

　8.5.3

　主、抄送机关为海洋石油系统单位的，应使用总公司确定的公文用规范简称、统称。

　8.6

　附件

　8.6.1

　公文若有附件，应在正文下一行规定的位置注明附件顺序和名称。附件名称后不加标点符号；单个附件不加顺序号。

　8.6.2

　公文中标注的附件名称和顺序应与附件相一致。

　8.6.3

　附件左上角应标识公文的发文字号并在其后标识附件顺序号。

　8.7

　成文日期

　8.7.1

　成文日期为签发日期。

　8.7.2

　成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

　8.8

　用印

　8.8.1

　印章是公文生效的标志。

　8.8.2

　选择与发文机关一致的印章，正确、规范用印。

　8.8.3

　单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

　8.8.4

　两个单位联合行文时，成文日期依照规定要求居中，主办单位印章在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3㎜。

　8.8.5

　多个单位联合行文时，应在落款处标注发文单位名称，印章加盖在单位名称上。联合向上行文可只加盖主办单位印章。

　9

　公文用纸、印制规格及装订要求

　 9.1

　草拟及印制公文一律采用A4型纸。各种公文制发用纸由办公室统一印制。

　9.1.1

　草拟公文应依据文件种类填写发文纸稿。公司（包括党委）行文使用红色发文纸稿。

　9.1.2 文稿的文字均不得超出公文用纸版心。公文页边与版心尺寸如下：

　a)

　公文用纸天头（上白边）为：37㎜±1㎜；

　b)

　公文用纸订口（左白边）为：28㎜±1㎜；

　c)

　版心尺寸为：156×225㎜。

　9.2

　公文排版规格采用正文3号仿宋体字，每行排28字，每面排22行。

　9.3

　公文双面印刷，左侧平订装订。

　10

　附则

　公司发文办理的过程分为拟文、部门审核、会签、核稿、签发、编号及文字处理、校对、复核、缮印、用印、分发等程序。

　10.1

　拟文

　10.1.1

　行文应正确选择行文类别和文种，且应尽早拟文，留有制文时间，给受文单位留有充分的执行时限。

　10.1.2

　行文观点明确，表述准确，条理清楚，字词规范，标点符号正确，篇幅

　力求简短。

　10.1.3

　行文的文字书写格式清晰准确；用笔、用纸规范。

　10.1.4

　人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。

　10.1.5

　结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。

　10.1.6

　文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。

　10.1.7

　公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

　10.1.8

　填写发文纸稿时，应填全相关栏目。

　10.1.9

　附齐与行文稿相关的文件材料和发文附件。

　10.2

　部门审核

　10.2.1

　拟稿人完成草拟文稿后，由拟稿单位对文稿的内容、数据及政策要求负责。

　10.2.2

　部门的相关责任人应在发文纸稿的“部门审核（部门核稿）”栏内签字，并标注签字日期。

　10.3

　会签

　10.3.1

　拟文稿内容若有涉及其他部门职权范围内的事项，拟文单位应在“会稿”栏内依次注明应会签的单位名称，并负责送会签单位会签。

　10.3.2

　会签单位无不同意见，应由会签单位负责人在会签栏内签注会签人姓名及会签日期。

　10.3.3

　若会签单位有不同意见，应附文字说明，拟文单位的主要负责人应出面协调；仍不能取得一致时，拟文单位可列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请上级领导协调或裁定。

　10.4

　核稿

　10.4.1

　公司各级行文在送签发之前，应对文件的观点、文字、内容、体式作 全面的审核。不该发的文应及时退回拟稿单位，确保经核稿后呈送领导签发的文稿高质有效。

　10.4.2

　公司行文由办公室核稿，拟文单位将文稿送交办公室设立的专人，由办公室负责依据文稿内容分送核稿人；部门级行文由拟文部门负责核稿。

　10.4.3

　核稿主要从以下七个方面审核：

　 a)

　是否需要制发文件；

　 b)

　是否符合各种法规要求；

　 c)

　是否体现党和国家及总公司的各项方针、政策和上级的要求，有无矛盾

　之处；

　 d)

　措施是否妥当，办法是否行之有效；

　 e)

　结论是否正确，论理是否符合逻辑；

　 f)

　结构是否合理，文字是否符合语法和公文的特点；

　 g)

　文件的体式是否合体。

　10.5

　签发

　10.5.1

　拟文文稿经过领导核准签发即成定稿，产生效力。行文需经签发人签发后，方可正式编号制发。

　10.5.2

　凡已经签发的文稿，未经签发人同意，其内容一律不得修改。

　10.5.3

　公司各种行文应由确定的签发人签发。若签发人不在时，可由其授权主持工作的领导签发。

　10.5.4

　签发人在“签发”栏内签字，注明签发日期。

　10.6

　编号及文字处理

　10.6.1

　公司各种行文由办公室统一编号，并负责将相关数据著录计算机发文管理系统。

　10.6.2

　签发后的定稿方可编号。编号时应审核文稿，对不符合行文程序、公文格式要求以及所附文件材料不齐全的文稿，及时要求拟文单位修正后方可编号。

　10.6.3

　依照公司统一确定的发文字号规范编号，并将编号后的文稿及时送交文印室进行文字处理。

　10.6.4

　办公室负责对公司各种文件的文字处理、缮印、装订。

　10.6.5

　公文的印制应分清主次缓急，急件先印；密级较高的文件应由专人打印。

　10.6.6

　文件的印制应符合公文格式规定的相关要求，保证文件的印制和装订质量。

　10.7

　校对、复核

　10.7.1

　公文定稿经文字处理后，应认真校对、复核，方可缮印。

　10.7.2

　拟稿人负责校对，对校对完成的公文质量负责。

　10.7.3

　拟稿人在接到校对通知后应及时校对；若拟稿人不在，应委托本部门其他人员代为校对。若因不及时校对影响文件制发，其后果由拟稿单位负责。

　10.7.4

　校对须依照已签发完成的定稿校对，不得随意修改定稿。

　10.7.5

　校对完成后在发文文稿的“校对”栏内签写校对人姓名，并对校对的文件负责。

　10.7.6

　办公室负责复核校对完成的文件清样。办公室只对公文的正文部分复核把关，公文附件的质量由拟文单位负责。

　10.7.7

　办公室负责对拟稿单位校对后及文件制发后存在的公文质量情况实施统计分析，做出有关情况反映。

　10.8

　用印、封发及发文信息发布

　10.8.1

　公司发文用印范围：凡发机关以外的公文一律加盖印章；发公司内的公文除拟文单位外，可不用印；存档正文及发文文稿（签发人签字处）均应用印。

　10.8.2

　公司对内的各种发文，采用网络传输与纸质发送两种方式；网络发布范围依照已确定的发布范围发布；发布方式为：除需在内联网公开的文件信息外，其他文件信息均采用点对点传输，只发送接收单位确定的接收网点。

　10.8.3

　公司各种发文的发布范围由拟文单位确定，在发文纸稿的“网络发布范围”栏内标注。凡未标注发布范围的，依照主、抄送单位发布。

　10.8.4

　所有文件网络发布均发送签发领导、办公室、拟稿单位（领导、秘书）。

　10.8.5

　密级文件不得在网上发布；纸质密级文件的发送应依照机密文件管理方式编号登记，实行领取签收、机要邮寄。

　10.8.6

　封发文件需登记，以便对文件的管理、统计和查询。

　10.8.7

　对外发送的文件，一律发送受文单位办公室，不得直接寄发受文单位的业务部门。

　10.8.8

　各部门应设专人负责收取当日本部门交换箱内的文件资料。

　10.9

　发文注意事项

　10.9.1

　发文基本要求 送签发的拟文稿应为最终定稿，一经领导签发不得对其

　修改。如确需对文稿内容更改的，须经核稿人或签发人重新确认签字；若只属行文格式或字词、标点有误，则须在文稿上修正，并由修正人签字为证。

　10.9.2

　已发文件的重新修改印发

　 a)

　若需对已发文件内容修改的，应在已发文件的正文中手工修改，填写《开

　发公司已发文件更改审批单》，送核稿人及签发人审签；

　 b)

　属重新拟文，并使用原发文文号的，应依照机关发文程序重新办理发文；

　 c)

　属文字格式等错误造成的重新印发，应经办公室发文文书安排重新印

　发。对已发出的错文，可采用收回原错文重发，或在重发文前附注重新

　印发说明，通知接收单位以现发文为准，将原发错文自行作废。

　 10.9.3

　提高发文办理效率和公文质量

　 a)

　发文流程各环节应提高办文效率，对有异议的文稿应及时将办理意见反

　馈拟文部门，不得随意推诿拖延。

　 b)

　拟稿人应注意追踪文稿的去向，了解文稿办理动态，给予必要的督促提

　醒。

　 c)

　为提高经签发生效后的发文印发工作效率，拟稿人应及时校对，在拟文

　稿“校对人”栏中签名，同时标注校对时间，机关发文的印发时间为校

　对时间。若拟稿人在此期间外出，应事先安排他人代为校对；若校对人

　没有安排他人校对，则由拟稿部门负责安排人员校对。若因校对延误发

　文的印发时间，由拟稿部门承担相关责任。

　11

　发文注意事项

　11

　收文

　 收文办理程序包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　11.1

　分类登记

　收到外部来文应依据文件来源分门别类，及时在公司收文管理系统著录登记，并打印输出“公文处理单”附在来文上。

　11.2

　审核

　收到来文，应审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范。对不符合要求的来文，应及时通知来文单位实施修正。

　11.3

　拟办 对登记完成的来文，送办公室主任提出拟办意见。对上级来文，可直接提出拟办意见送有关领导批示后办理；对下级单位的来文，可直接提出拟办意见送有关领导或交有关部门办理；对需两个以上部门办理的应明确主办部门。

　11.4

　文件分送/清收

　办公室收文文书依据拟办意见，及时将来文送达有关领导或承办单位签收，应记录签收时间。

　11.5

　承办

　11.5.1

　承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应依据时限要求办理；承办确有困难的，应及时予以说明。对不属本部门职权范围或不宜由本部门办理的，应及时退回办公厅并说明理由。

　11.5.2

　审批下级单位来文时，对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

　11.6

　承办结果反馈

　承办部门应及时将办文承办结果反馈办公室。承办单位以发文方式办理的，以拟文稿送办公室的时间为准；以其他方式办理，以承办单位将办理完成的来文及相关材料收集齐全退回办公室的时间为准。

　11.7

　催办

　办公室负责对重要办文的跟踪催办，并综合反映办文情况。

　11.8

　清退

　各部门承办完成的外部来文，应及时退办公室收文文书，并记录承办来文的办毕时间。

　12

　公文归档及要求 公司归档工作由档案室统一管理。办理完毕的公文，由办公室随时立卷、集中统一归档。

　12.1

　归档原则

　12.1.1

　公文办理完毕后，应依据《中华人民共和国档案法》和其他相关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应归档的公文。

　12.1.2

　归档的公文须齐全、完整，能正确反映机关的主要工作情况，便于保管

　和利用。

　12.2

　归档时间

　12.2.1

　公司各种发文和外部来文，由办公室发文文书和收文文书负责收集齐全后，定期向档案室移交。

　12.2.2

　档案室负责对公文鉴定，对有保存价值的公文依照归档要求随时归档，实施计算机数据信息管理，及时、有效地提供档案利用。

　12.2.3

　各部门下发的有保存价值需归档保存的会议、检查等事项的“通知”，在事项完成后，应主动将与“通知”相关的文件材料及时交档案室，以便与下发的通知文件一并归档；对不齐全的文件材料或公文办理过程中又形成的文件材料，在办理完成后须及时向档案室移交。

　12.3

　归档要求

　12.3.1

　与其他单位联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，公司保存复制件或其他形式的公文副本。

　12.3.2

　公司负责人兼任其他单位职务，在履行兼任职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。

　12.3.3

　拟制修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料须符合存档要求。

　12.3.4

　机关工作人员调离工作岗位时，其所在的部门应负责监督调离人员将其本人暂存、借用的公文依照相关规定移交、清退。

　12.4

　流程图 12.4.1

　公司发文办理的流程图见附件1。

　12.4.2

　公司收文办理的流程图见附件2。

　12.5

　内控活动列表 12.5.1

　公司机关发文办理内控活动列表见附件3。

　12.5.2

　公司机关收文办理内控活动列表见附件4。

　13

　附则 本细则由公司风险管理办公室组织解释。

　【正文结束】

　附件 1：公司发文办理流程图 附件 2：公司收文办理流程图 附件 3：公司发文办理内控活动列表 附件4：公司收文办理内控活动列表

　附件 1 公司发文办理流程图 GM-01-02-01-C01公司发文办理流程公司领导 公司办公室 拟文及会签部门开始拟文部门核稿公司级文件部门级文件部门审核办公室核稿签发编号\保存底稿缮印\装订\排板用印\分发纸质文件电子文件系统内网络发布分发主送单位\抄送单位立卷归档电子文件归档结束010203终校初校会签签发02会签

　附件 2 公司收文办理流程图

　GM-01-02-01-C02公司收文办理流程办公室主任 相关业务部门 公司领导 办公室政务秘书开始签收、登记，并在公司收文管理系统中著录打印输出公文处理单提出拟办意见依据拟办意见及时送达公司领导批示批示根据领导批示送达相关业务部门签收及时办理，并将结果反馈办公室将处理完毕文件送办公室政务秘书归档立卷归档结束 01030204