《采购部规章制度及工作流程》
生命赐给我们,我们必须奉献生命,才能获得生命。
希望是本无所谓有,无所谓无的。这正如地上的路;其实地上本没有路,走的人多了,也便成了路。
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采购部工作管理规范和工作流程 编制
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采购业务工作管理,做到有章可循,预防采购过程中的各种弊端,降低采购成本,提高采购业务的质量和企业的经济效益。
围:
度适用于公司所有外购产品(办公用品和设备除外)的采购。
关定义:
0.1 、供应商:是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人、其他合法组织或个人。
0.2 、合格供应商:是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。
0.3 、采购申请单:是需求部门根据需要采购的物品所填写并提交给采购部门的单据,此单据须有有审核权限的人员签字。
购部职能和职责:
采购部工作职能:
1. 采购职能 1. 制订采购政策及制度。
2. 制订采购计划与预算。
3. 明确采购人员的任务和完成目标。
4. 完成公司采购指标,适时适量供应物料。
2. 执行职能 1. 执行公司的采购理念和相关政策。
2. 执行公司下达的采购任务。
3. 选择与评估供应商。
4. 确定合理的库存量,并对库存量进行实时监控。
5. 采购谈判管理。
6. 签订采购合同。
7. 执行对需求部门所提采购需求的审核、对合同执行的管控、对发起人付款计划的审核。
生命赐给我们,我们必须奉献生命,才能获得生命。
希望是本无所谓有,无所谓无的。这正如地上的路;其实地上本没有路,走的人多了,也便成了路。
3. 采购管理职能 1 „采购部组织结构设计与调整。
2. 采购人员的招聘与培训管理。
3. 采购绩效考核管理。
4. 采购成本、库存成本管理。
5. 审核需求部门的需求,明确采购合同的条款。
6. 审核发起部门的付款计划。
7. 审核合同的签订。
8. 审核采购价格的确认。
9. 审核供应商的管理。
4. 采购支持职能 1. 为业务部、销售部或相关需求部门提供最新的产品规格、性能、交期等资料。
2. 协助仓库进行产品验收。
3. 为业务部等相关部门协助制定产品价格。
4. 为财务部门提供采购成本信息,寻找降低采购成本的方法。
5. 为财务部提供付款计划,合理控制资金流转。
采购部工作职责:
1. 制订采购计划 1. 编制米购计划。
2. 编制采购预算。
3. 分析采购需求。
2. 市场调查 1. 调查采购市场,包括资源分布情况、供应商情况、品种质量、价格情况、运输情况等。
2. 寻求新材料,为改良产品寻找替代品。
3. 收集相关政策、法规。
4. 调查和掌握供应渠道。
3. 供应商管理 1. 正确开发与选择供应商。
2. 供应商的评估,对供应商的价格、品质、交期、交量等做岀评估。
3. 对供应商进行考核,以作为管理供应商的依据。
4. 与供应商洽谈,建立供应商档案。
5 „开发新供应商,进行寻价、比价功能。不断寻求替代品与降低采购价格。
6. 建立并维护供应商合作关系。保证货品的及时供应。
4. 库存管理 1. 进行货品验收入库、保管和发货。
2. 确定合理的库存量,降低库存成本。
3. 不良品和滞销品的预防与处理。
生命赐给我们,我们必须奉献生命,才能获得生命。
希望是本无所谓有,无所谓无的。这正如地上的路;其实地上本没有路,走的人多了,也便成了路。
4. 与财务交接单据。
1. 根据采购需求,组织并实施采购计划。
2. 采购谈判管理包括确定价格,交货期及付款方式等相关条件。
3. 询价、比价、议价、订购及交货的催促与协调。
5. 组织采购 4. 起草完整的采购合同并进行合同评审。
5 .采购订单的制订、发放、跟进及保存。
6. 采购付款的申请及付款。
7. 货品品质管理。
6 „部门协作管理 1. 向业务部提供新产品的询价、比价并开发新供应商。
2. 向业务部提供所需求货品的供应,保证销售进度。
3. 向财务部提供所询产品的最新、最低采购成本,以满足成本核算要求。
4. 向财务部提供完整的票据、单据等资料信息,完善财务制度要求。
5. 完成公司其它需要采购部协作事宜。
购原则:
1 、 严格执行询价议价程序 等质量选价格低的,同等价格选质量好的” 采购,必须有三家以上供应商提供报价(特殊情况除外),在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信等因素的基础上 评估,并与供应商进一步议定最终价格后,由采购部直属领导签字确认。
2 、 一致性原则 人员采购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下, 信息供申请部门更改请购单作参考。
3 、 廉洁制度 采购人员必须做到:
不以任何形式、任何理由向供应商收受或索取个人佣金、回扣、礼金礼券、贵重物品等。
不以虚假票据、虚假合同套取个人费用或从事与业务无关的活动;不弄虚作假损害或侵占公司利益。
不指使或授意下级人员同意验收或接收质量不合格、不符合合同约定的货品等。
不违反合同约定擅自变更或决定产品的定价、标准及指定的材料。
不泄露应当保密的与招标活动有关的情况和资料;不将制作的标书及相关资料,提供给投标方,获取好处。
不利用公司的商业秘密、知识产权、业务渠道及其它资源为本人或者他人从事牟利活动。
不从事、参与、支持、纵容对公司有现实或潜在危害的行为。
4 、 道德准则
生命赐给我们,我们必须奉献生命,才能获得生命。
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、“爱岗敬业”。“爱岗敬业”是采购员做好任何一项工作的岀发点,也是采购员首先应当具备的最基本的“职业道德”。采 热爱本职岗位工作,并在本职岗位上尽心尽力、尽职尽责,才能全身投入采购工作。同时,采购从业人员要认真钻研采购业 干好本职工作。
、“诚实守信”。“诚实守信”是采购员做好采购工作的根本前提,是做人、做事、干工作的基本准则。采购员只有具备了 、做老实人、说老实话、办老实事,不弄虚作假、不欺上瞒下,严格遵守和兑现自己作岀的承诺。才能在具体的采购工作中, 行好自己的权利和义务。
“廉洁自律”。采购员自我约束、自我规范、自我控制、自觉树立高尚的觉悟、良知和道德水准,自觉增强抵制不正之风的 有这样,才有助于采购员工作和采购宗旨的充分完成和实现。
4 i8 y, z “客观公正”。“客观公正”是采购员的职业灵魂。它要求采购从业人员在实际工作中,要公平正直,没有偏袒,既不得搀 主观意愿,也不能被他人的意见所左右;严格按照统一的评标规则和标准确定中标或成交的供应商,不得有任何主观倾向, 护各供应商的切身利益。
坚持原则”。“坚持原则”就是要求采购员在其采购活动中,要严格依照规定的操作程序进行操作,不以自己主观或他人强 所转移。
“优质服务”。采购员一定要时刻树立“优质服务”的工作态度,对来任何供应商都要做到态度温和、语言文明、尊重事实、 。
购部工作流程:
1 请购 提交的货品请购申请需有书面文件,经各相关领导审批,最后交采购部门进行采购。
2 、供应商的选择及评价 供应商信息资料的收集,供应商必须证照齐全,具有相关资质。
购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好记录。为确 道的畅通,防止意外情况的发生,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。
于合格供应商要定期进行评价,对供货质量下降的供应商,相关部门应书面通知,要求期限整改,再根据相关部门的评价结 否继续订货。对于不及时配合我公司处理问题的供应商,采购部将取消合格名单,并报相关领导审核。
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选择供应商的程序流程图
3 、 询价、比价 寻找到的合适供应商,进行相关信息的收集,对各供应商的报价本着 “同等质量比价格;同等价格比质量” 的原则进行比价、 报、批示。
4 、 采购合同签定 公司的采购业务(办公用品和设备除外)统一由采购部负责办理,其他部门或人员不得自行采购。
采购部经价格审查后才可签定采购合同或采购订单。
生命赐给我们,我们必须奉献生命,才能获得生命。
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合同和采购订单内容应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式、违约责任等条款。
同经公司内“合同章使用审批表”审批流程后,加盖公司合同章,经对方签章后生效。采购合同一式两份,双方各执原件一 部负责采购合同的传阅会签和相关部门的存档。
5 、 《采购订单》的审核与下达 购员根据询价结果和供应商拟订《采购订单》后,交由采购部经理和供应链总监审核签字,《采购订单》即可生效并转入执 《采购订单》转为执行阶段后,按照以下流程进行付款审核:
人员根据采购订单填写付款申请单 -采购部经理审核-供应链总监审核-财务部经理审核-财务部执行付款操作。
6 、 订单的跟踪 转入执行阶段的《采购订单》 ,采购员应及时跟踪并了解《采购订单》的执行及到货情况,以减少意外状况和不确定因素的 而保证物资的及时到位。
7 、 验收、入库 采购物品到货后,应在第一时间将到货产品的相关信息通知到仓库等相关人员对产品进行验收确认,在产品验收准确无误后, 并办理产品的入库手续。在验收入库的过程中岀现产品质量或数量异常,仓库应及时通知采购部,由采购部与供应商联系退 换。
8 、 结算 采购部根据合同约定的付款方式及付款时间向财务部门提岀付款申请,各主管签字,交给财务部办理付款手续。
发票:公账付款时必须索要发票,核对发票形式(普票或增值税发票)内容需和合同约定一致,确认后交给财务部核销。
9 、 已入库产品的退货 已入库的产品,相关部门在使用或销售过程中发现产品不合格的,应及时再次对这批产品进行检测。再次检测结果确不合格 时通知采购部。采购部根据与供应商签订的相关产品采购合同之规定及公司关于相关物品退货之规定提出处理意见,经采购 意后及时办理退货或换货等手续。
10 、 总工作流程示意图
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、供应商管理规定 1 新供应商开发需求 1.1 、当岀现下列情况时,供应商管理人员进行新供应商开发:
产品设计、产品更改需要增加新的供应商时; 产产品由于成本压力、公司策略需要开发新的供应商时; 有供应商因岀现以下情况,产品供应发生困难或存在潜在危机时 发生产品质量事故 3 次及以上不能及时交付产品 现有的工艺手段已不能满足公司技术文件所规定的规范 其供货价格已明显失去竞争优势 售后服务态度恶劣等 因内部自制加工能力受限,需委外协作或采购时。
2 、 供应商资料收集
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2.1 、 供应商信息来源主要有以下几个途径:
有合格供应商; 关部门、及有关人员推荐; 过各种媒体收集的相关企业信息; 业自荐; 过公开招录而获取的相关企业信息; 客指定的供应商; 他途径。
2.2 、 供应商管理人员根据新供应商开发需求对供应商资料进行收集,资料一般包含以下内容: 业执照副本; 业简介(企业宣传材料); 其公司部门对接领导和相关业务人员的联系方式; 量体系证书; 产能力、技术水平、产品结构; 三方岀具的产品质量报告; 关质量保证、质量改进方面的证明文件。
3 、 确定潜在供应商 3.1 、 潜在供方选择原则 终贯彻公开评审、多部门参与的原则; 持同质选低价,同价选高质,同质同价短货期的原则; 据实际需要,遵循地域就近,服务上乘,信誉可靠等原则。
3.2 、 准入标准 较强的生产能力; 建立有效的质量管理体系; 较强的产品开发和可靠性试验能力; 完善的技术服务体系,能及时提供优质服务; 有一定行业知名度和良好信誉。
4 、 供应商评价 4.1 、供应商评价项目包括:
应商的生产能力; 应商的价格;供应商可接受的付款周期; 应商的技术水平;
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应商质量管理体系水平; 量保证能力; 货能力和交期。
5 、 供应商业绩评价 5.1 、 供应商评审可以通过以下过程绩效指标对主要供应商的供货绩效进行日常监控与管理:
价格、 2 )品质、 3 )交期、 4 )综合配合度。
5.2 、 采购部收集各部门关于供应商供货货品的质量表现,以促进供应商改进其制造过程的业绩。
管汇总到货检验情况、签收检验合格率。
购部统计供应商的交付及时性、价格调整等。
6 、 评审结果 6.1 、从质量、成本、交付、服务等几个方面,做到公平、公正、公开,对供应商业绩进行评价;采用定量打分的方式,根据 对供应商按优秀( A 级)、良好( B 级)、合格( C 级)、不合格( D 级)进行分级排序,实行等级管理。
评价得分对供应商等级划分 A— D 级 等级 A B C D 分值 A > 85 84 > B > 70 69 > C > 60 <60 6.2 、评价后处理方案 对 A 级供应商,调整其供货份额且新产品配套、财务结算等方面予以优先; 对 B 级供应商,减少订单份额,要求其进行整改,并提交整改报告,采购部负责对整改情况进行验证; 对 C 级供应商,暂停订单份额,要求其进行整改,并提交整改报告,采购部负责对整改情况进行验证; 对 D 级供应商,直接取消其合格供应商资格,保留资料。
7 、资料归档 人员对各阶段工作资料进行收集和归档,确保过程资料的完整。
购报销流程 1 、费用报销流程
操作说明:
1 )
费用报销项目一般包括:差旅费、车费、汽油费、过路过桥费、外岀办公餐费、供应商招待费等。
2 )
报销人把发票及原始票据依次整齐的粘贴在粘贴单上,并在费用报销单上详细注明费用详细事由。
3 )
报销人在费用报销单上签字并让各相关领导签字后即可报销。
2 、报销费用标准 购人员岀差需部门经理和供应链总监审批后生效,紧急情况可电话报备。
用交通工具标准:市内优先乘坐公交和地铁,周边城市优先乘坐客运汽车,中长途可选汽车、火车、高铁等,如遇紧急情况 快的交通工具时,需电话向主管领导报备审批。
生命赐给我们,我们必须奉献生命,才能获得生命。
希望是本无所谓有,无所谓无的。这正如地上的路;其实地上本没有路,走的人多了,也便成了路。
宿标准:住宿补贴按城市等级定额补贴:一线城市 100 元 / 人 / 天;二线城市 80 元 / 人 / 天;三线以下城市 50 元 / 人 / 天。
3 、样品采购报销流程(小量样品个人先付后报销)
操作说明:
采购人员采购完毕后及时办理验收入库手续。
采购人员拿着发票或其他付款凭证、验收入库单填写费用报销单。
采购人员拿着相关原始票据让各相关领导审批。
采购人员根据签字完毕的原始单据到财务予以报销。
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白烛葵,花名,花语为“不感兴趣”。现又指《知音漫客》上连载漫画《极度分裂》里主要角色之一。下面小编为你整理了白烛葵的花语。欢迎阅读。 白烛葵的花语:不感兴趣 ...
【外国名著】 日期:2019-05-11
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(新版)就业知识竞赛题库(全真题库) 一、单选题1 (单选):在职业生涯规划工具中,组织在展开员工职
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【外国名著】 日期:2019-05-31
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坚定不移全面从严管党治警研讨发言稿政治建警、从严治警是党在新时代的建警治警方针。一年前的全国公安工作
【外国名著】 日期:2020-09-18
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把脉人力资源管理的风向标 外部经营环境的巨大变化,不可避免地给身处其中的企业及其经营管理带来新的、深刻的变化和挑战:市场需求在明显萎缩;而买方市场中,客户要求
【外国名著】 日期:2019-09-04
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梧桐花的花语|梧桐花的功效与作用
梧桐花为梧桐科植物梧桐的花,植物形态详梧桐子条。今天小编为你整理了梧桐花的花语,欢迎阅读。 梧桐花的花语是:情窦初开 在春季里晚开的花朵,有着恬淡的气息。 ...
【寓言童话】 日期:2020-03-03
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西部计划笔试题库(99题含答案)
西部计划笔试题库(99题含答案) 1 第十三届全国人大三次会议表决通过了《中华人民共和国民法典》,自
【寓言童话】 日期:2021-06-16
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大学生音乐欣赏论文 大学音乐鉴赏论文3000
今天小编就为你介绍关于大学生音乐欣赏论文,下面是!小编给你搜集了相关资料!希望可以能帮助到大家。 大学生音乐欣赏论文—第一篇 音乐是生活不可缺少的一部分,学会欣...
【寓言童话】 日期:2020-03-12
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年学生资助诚信教育主题活动方案
各二级学院(部): 为深入贯彻落实习近平总书记关于教育的重要论述,落实立德树人根本任务,增强当代大学
【寓言童话】 日期:2020-06-21
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主题教育调查研究工作方案2篇
主题教育调查研究工作方案1根据省、市、县开展“不忘初心、牢记使命”主题教育工
【寓言童话】 日期:2021-03-19
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API油管规格及尺寸 公称尺寸(in) 不加厚外径(mm) 不加厚内径(mm) 加厚外径(mm) 加
【寓言童话】 日期:2020-08-31
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惊悚鬼故事50字 令人惊悚的故事
这些惊悚故事在短短的篇幅和时间之内让您感受到故事里传达出来的恐怖感,令你感到害怕。下面就是小编给大家整理的令人惊悚的故事,希望对你有用! 令人惊悚的故事篇1:学校...
【寓言童话】 日期:2019-05-13
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读《李光耀观天下》有感_李光耀观天下txt在线读
务实与真诚 ——读《李光耀观天下》有感 原创:雁过留声ly 购于北大,在出差的飞机和高铁上读完,这本《李光耀观天下》给予我很多启示。严格地说,这本书没有详
【寓言童话】 日期:2019-05-05
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【古代男生漫画图片大全】男生漫画头像
漫画和动画组成了动漫产业的两大支柱。然而,与动画相比,漫画在业界和学界皆相对冷清。小编整理了古代男生漫画,欢迎阅读! 古代男生漫画图片展示 古代男生漫画图片1 ...
【寓言童话】 日期:2019-05-27
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北京最好吃的自助餐厅 北京高档自助餐排名
自助餐简直就是拯救大胃王的最佳饮食!没有之一!世界上没有什么事情是吃一顿自助餐解决不了的,如果有,那就吃两顿!下面小编给大家推荐北京几家好吃的自助餐。 北京最好吃的...
【寓言童话】 日期:2020-02-25
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学生高考动员演讲稿3篇高考动员演讲稿11 老师们、同学们: 大家下午好!漫漫高考长征路已经进入尾声了
【百家讲坛】 日期:2021-09-22
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企业安全演讲稿2021
最新企业安全的演讲稿5篇 演讲稿是作为在特定的情境中供口语表达使用的文稿。在充满活力,日益开放的今天
【百家讲坛】 日期:2021-09-22
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XX镇扶贫项目实施专项整治工作总结_1
XX镇扶贫项目实施专项整治工作总结 为深入贯彻精准扶贫精准脱贫基本方略,认真落实党中央、国务院,省委
【百家讲坛】 日期:2021-09-22
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对乡镇领导班子干部成员批评意见例文
对乡镇领导班子干部成员的批评看法范文 一、对党委书记XXX同志的批评看法〔3条〕 1、与干部交流偏少
【百家讲坛】 日期:2021-09-22
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群英乡扶贫资金项目((芬坡村祖埇村生产道路硬化工程))绩效自评报告 一、基本情况(一)群英乡扶贫资金
【百家讲坛】 日期:2021-09-22
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党委书记在警示教育大会上的讲话55篇汇编 党委书记在警示教育大会上的讲话(一) 同志们: 根据省州委
【百家讲坛】 日期:2021-09-22
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关于12021年召开巡视整改专题民主生活会对照检查材料 按照中央巡视组要求和省、市、区委统一部署,区
【百家讲坛】 日期:2021-08-14
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消防安全知识培训试题姓名: 部门班组: 成绩: 一:填空题,每空4分,共44分。 1、灭火剂是通过隔
【百家讲坛】 日期:2021-08-14
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涉疫重点人员“五包一”居家隔离医学观察工作流程 目前,全球疫情仍处于大流行状
【百家讲坛】 日期:2021-08-14
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疫情防控致全体师生员工及家长一封信
疫情防控致全体师生员工及家长的一封信 各位师生员工及全体家长朋友: 暑假已至,近期我省部分地方发现确
【百家讲坛】 日期:2021-08-14