集团综合部管理规范及流程.doc
目录 第一章
综合部组织结构图 .................................................................................................................. 3
第二章
综合部岗位职责 ...................................................................................................................... 4
一、部门岗位职责 .............................................................................................................................. 4
二、部门员工岗位职责 ...................................................................................................................... 4
第三章
综合部管理流程 ...................................................................................................................... 8
1.预约客人来访接待工作流程 .......................................................................................................... 8
2.来电转接流程 .................................................................................................................................. 9
3.信函收发工作流程 ........................................................................................................................ 10
4.寄送信函、快件工作流程 ............................................................................................................ 11
5.传真发文工作流程 ........................................................................................................................ 12
6.传真收文工作流程 ........................................................................................................................ 13
7.重要接待流程 ................................................................................................................................ 14
8.入住酒店管理流程 ........................................................................................................................ 15
9.前台接待流程 ................................................................................................................................ 16
10.发文管理流程 .............................................................................................................................. 17
11.收文管理流程 .............................................................................................................................. 18
12.档案归档流程 .............................................................................................................................. 19
13.档案借阅归还流程 ...................................................................................................................... 20
14.档案销毁流程 .............................................................................................................................. 21
15.印章制刻申请流程 ...................................................................................................................... 22
16.印章使用流程 .............................................................................................................................. 23
17.公司证照管理流程 ...................................................................................................................... 24
18.会议管理流程 .............................................................................................................................. 25
19.办公用品购买审批流程 .............................................................................................................. 25
20.办公用品领用流程 ...................................................................................................................... 26
21.车辆使用流程 .............................................................................................................................. 27
第四章
综合部管理表格 .................................................................................................................... 28
1.公司前台来访客人登记表 ............................................................................................................ 28
2.信函与快件签收登记表 ................................................................................................................ 28
4.收文登记表 .................................................................................................................................... 29
5.拟文处理签 .................................................................................................................................... 29
6.文件处理签 .................................................................................................................................... 30
7.周例会签到表 ................................................................................................................................ 30
8.用印审批表 .................................................................................................................................... 31
9.发文目录表 .................................................................................................................................... 31
10.文件档案借阅登记表 .................................................................................................................. 31
11.办公用品采购审批单 .................................................................................................................. 32
12.办公用品台账 .............................................................................................................................. 32
13.办公用品领用表 .......................................................................................................................... 33
14.外出员工登记表 .......................................................................................................................... 33
15.车辆出入登记表 .......................................................................................................................... 33
16.油卡登记表 .................................................................................................................................. 33
17.车辆登记列表 .............................................................................................................................. 34
18.车辆登记卡 .................................................................................................................................. 34
19.车辆请修表 .................................................................................................................................. 35
20.保养记录表 .................................................................................................................................. 35
21.住宿登记表 .................................................................................................................................. 36
22.公务接待审批表 .......................................................................................................................... 36
第一章
综合部组织结构图 图
第二章
综合部 岗位 职责 一、部门岗位职责
1.根据领导意图和集团公司发展战略,负责重要文稿的起草工作; 2.负责对集团所属各公司综合事务的监督及指导工作; 2.负责集团公司资料、证照、资质、印章、信息、宣传报道等日常行政事务管理工作; 3.组织制定公司有关规章制度; 4.公司会议组织、记录及记录归档工作; 5.负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作; 6.负责公司日常安全保卫及消防管理工作; 7.负责公司车辆调动管理工作; 8.负责公司总务后勤管理工作; 9.负责公司对外宣传工作、公关工作; 10.完成公司高层临时交办的工作。
二 、部门 员工 岗位职责 (一)
部门负责人岗位职责 1.根据公司阶段性目标和年度计划,制定所属部门的年度目标、计划和措施; 2.负责集团综合部办公、行政、总务、安全保卫、等日常监督管理及相关规章制度的制订工作; 3.负责所属部门及各分公司综合部的组织建设日常工作指导、考核等工作;
4.负责召集集团公司办公会议,跟踪落实各项工作的进展情况; 5.负责公司比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施; 6.负责编制公司行政用款计划,做好行政费用的预算及控制工作; 7.负责组织本部的工作,并督促部门人员完成职责范围内的各项工作任务; 8.按时完成公司领导交办其他工作任务。
(二)
网络管理岗位职责 1.负责公司网络基础建设,根据公司需求提出网络改造意见并实施; 2.负责公司数据安全管理,对重要数据应定期进行备份,并严格控制数据出入公司; 3.负责网络的监控,病毒防治及网络安全防护,以及客户端及相关准系统接口的安全管理; 4.负责对公司计算机系统设置和安装及对计算机的相应调整分配的权利; 5.负责计算机软硬件的安装、维护和管理,网络线路连接及网络设备参数设置,网络故障排除及系统优化,做好日常工作日志; 6.负责信息设备登记入帐,维修,报废,保障电话系统、打印系统的正常运作; 7.负责公司监控系统及OA系统平台的建设工作; 8.完成领导安排的临时工作。
(三)办公事务主管岗位职责 1.负责拟订办公事务季、月度发展计划; 2. 起草、拟订文件、资料、档案管理制度,并监督执行情况; 3.负责集团各部门及所属公司的月度、周工作计划的收集、汇总、跟催工作; 4.负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作; 5.负责起草会议文件及通知,及时完成会议记录、纪要工作; 6.负责集团报宣传人员的选拔及管理工作,定期做好报刊的出版发行相关事宜; 7.负责集团大事记的收集、整理、汇编及集团月度信息简报的编辑、发布等工作; 8.负责集团公共邮箱往来文件的检查、跟踪处理及信息回馈工作; 9.协助处理与集团宣传、秘书、物品印刷等有关的其它工作。
10. 完成领导安排的临时工作。
(四)档案资料管理岗位职责 1.负责公司内部及外来文件的传递工作,严格执行文件签收、登记、传递办理、分类立卷、归档等工作; 2.负责集团公章的保管工作,严格执行公章用印登记审核程序; 3.负责集团管理制度、通知、通告等重要文件的公示、保管、分发、借阅、更新等工作; 4.负责集团各部门及所属公司相关资质、证照、专利、文件资料、合同、档案等归档工作,并进行分类整理、保管、编制检索工具; 5.严格档案借阅程序,按规定办理档案借阅登记手续; 6.负责做好档案的防盗、防火、防尘、防霉、防鼠、防虫、防光等工作,确保档案材料完整无缺;
7.负责公司会务接待、会务安排、会场布置及服务等工作; 8. 完成领导安排的临时工作。
(五)后勤总务主管岗位职责 1.负责拟订综合部季、月度资金使用计划; 2.负责油卡、电话、房租、水电等费用的管理工作; 3.负责组织办公行政用品的购买、登记、发放与管理; 4.负责公司固定资产进出、分类、编号及台帐等管理工作; 5.负责公司财产物资安全及设施的维修工作; 6.负责公司行政车辆的调度,协调各部门车辆的使用 7.负责员工宿舍的登记、分配、租赁及管理工作; 8.负责公司所有钥匙的登记、编号、配制、领用登记等管理工作; 9.负责公司证照、法律、合同文件的变更、登记及年检工作; 10.及时安排并完成综合部主管临时下达的各项接待或领导宴请任务; 11.完成领导安排的临时工作。
(六)前台岗位职责 1.负责电话、邮件、信函的收转发工作,做好工作信息的记录、整理、建档等工作; 2.负责访客、来宾的登记、接待、引见,严禁无关人员出入公司; 3.执行公司考勤制度,负责员工的考勤记录汇总、外出登记,监督员工刷卡等工作; 4.负责员工出差预订机票、火车票、客房等,差旅人员行程及联络登记等工作; 5.负责办公区域内环境卫生、绿化等监督管理工作; 6.负责公司办公用品的领用、发放、登记、入库及盘存等工作; 7.负责公司员工通行录及邮箱的更新等工作; 8.负责会议室管理及开会期间的服务工作; 9.配合办公事务主管完成部分文件的打印、复印、文字编制等工作; 10.负责每日公司就餐人数的统计并登记,安排落实员工就餐等工作; 11.完成领导安排的临时工作。
(七)司机岗位职责 1.认真执行公司各项规章制度和工作程序,服从上级指挥和有关人员的监督检查; 2.根据公司的年度预算及车辆使用状况,编制车辆年度、月份维修保养计划; 3.保持车辆内外的卫生整洁,经常进行车辆保养,保持车辆的良好运行状态; 4.按规定到指定地点维修,并提供详尽、有效的费用明细; 5.严格出车登记制度,按照公司规定时间,规定路线发车; 6.负责车辆违章记录的查阅及处理工作; 7.负责车辆费用、公里数的统计,按公里数核算相关部门费用; 8.负责公司车辆的管理、存放、年审、保险等工作; 9.完成领导安排的临时工作。
第 三章 章
综合部 管理流程 1. 预约客人来访接待工作流程
2. 来电转接流程
3. 信函收发工作流程
4. 寄送信函、快件工作流程
5. 传真发文工作 流程
6 6. . 传真收文 工作流程
7. 重要接待流程
8. 入住酒店管理流程
9. 前台接待流程
10. 发文管理流程
11. 收文管理流程
12. 档案归档流程
13. 档案借阅归还流程
14. 档案销毁流程
15. 印章制刻申请流程
16. 印章使用流程
17. 公司证照管理流程
18. 会议管理流程
19. 办公用品购买审批流程
20. 办公用品领用流程
21. 车辆使用流程
第 四章 章
综合部 管理表格 1. 公司前台来访客人登记表
年
月
日 序号 姓名 所在单位 来访 人数 是否预约 被访人 事由 时间 备注 姓名 部门 到达 离开 1
2
…
2. 信函与快件签收登记表
日
期 来件单位 数
量 密
级 接收部门 签收人(签字)
3 3 信函与快件寄送登记表
日
期 送寄部门 数
量 密
级 送达单位 接收人 送寄人(签字)
4. 收文登记表
第
页 收文编号 收
到 日
期 来文 单位 文件号 文件标题 (内容)
处 理 情 况 备注 月 日 承办单位 承办人
签字 处理结果
5. 拟文处理签
行文单位
起草人
文件主题
主送单位
抄送单位
文件编号 〔
〕
号 份
数
份 发文日期 年
月
日
(加盖印章)
部门领导意见
签字:
年
月
日 领导批示
签字:
年
月
日
6. 文件处理签
来文单位
秘级
来文单位 电话
传真
文件名
内容摘要
受文部门
受文 日期
受文单位处理意见
上级领导批示
受理部门意见
7. 周例会签到表
部门个人 日期:
日期:
日期:
日期:
主持:
主持:
主持:
主持:
签 名 签 名 签 名 签 名
备注:
8. 用印审批表
用章日期 用章事由 印章名称 申请人 审批级别 保管员 备注 部门主管 分管领导 总裁
9. 发文目录表
文件号 文件标题 领导签发 拟稿部门 密级 发放范围 份数 登记日期 发出日期 备注
10. 文件档案借阅登记表
文件标题 用途 借用时间 借用人 归还 时间 有无损坏 经手人 备注
1 11 1. . 办公用品采购审批单
部门
使用人
填表时间
序号 物品名称 规格 数量 单位 特殊要求 需求时间
采购原因:
部门主管意见:
综合部门意见:
签字:
年
月
日 公司领导意见:
签字:
年
月
日 12. 办公用品台账
项
目 物品名称 编号 数量 单价 入库时间 备
注
13. 办公用品领用表
日 期 物品名称 数量 领用人 备注
1 14 4. . 外出员工登记表
时间 姓名 所属部门 出司时间 入司时间 事由 备注
15. 车辆出入登记表
日期 用车部门 事由 车辆往返时间 行车路线 出车时仪表 里程数 (公里)
本次出车公里数 (公里)
加油费(元)
用车人 签名 驾驶人签名 审核 备注 加油卡消费 现金
至
至
至
至
至
至
至
至
16. 油卡登记表
卡号:
日 期 领卡人 还卡时间 加油金额 卡上余额 还卡人 备 注
17. 车辆登记列表
项次 车辆类别 车号 司机 购置日期 购买价格 引擎号码 排气量 保险单编号 小客 大客 小货 大货 1
2
3
18. 车辆登记卡
使用人姓名
司机姓名
牌照号码
车名
车型
购车日期
初检日期
复检日期
保险记录 保险公司 保险证号码 保险期限 保险内容
购置价格
经销商
附属品 收音机
放音机
热风
冷风 驾驶员 住址
电话
住址
电话
19. 车辆请修表
表单编号:
日期:
年
月
日
车号
请修前里程数
请修申请人
请修项目 1. 2. 损坏原因 1. 2. 预算金额
修理厂家
审核意见 1. 2. 管理部门 公司领导 经办人
部门领导
20. 保养记录表
车号
使用单位
司机
保养记录 年度 保养项目 金额 保养前里程表数 经手人 月 日
合计
21. 住宿登记表
宿舍号码 住宿人员姓名 住宿时间
22. 公务接待审批表
来宾单位
来宾人数
接待日期
姓名
职务
停留时间
来宾事由:
接待费用预算 餐饮费用预算额
住宿费用预算额
其他费用预算额
合计预算总额
陪同人员要求
综合部意见:
签字:
年
月
日 公司领导意见:
签字:
年
月
日
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【外国名著】 日期:2019-05-31
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【外国名著】 日期:2020-09-18
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【外国名著】 日期:2020-03-01
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梧桐花为梧桐科植物梧桐的花,植物形态详梧桐子条。今天小编为你整理了梧桐花的花语,欢迎阅读。 梧桐花的花语是:情窦初开 在春季里晚开的花朵,有着恬淡的气息。 ...
【寓言童话】 日期:2020-03-03
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【寓言童话】 日期:2021-06-16
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今天小编就为你介绍关于大学生音乐欣赏论文,下面是!小编给你搜集了相关资料!希望可以能帮助到大家。 大学生音乐欣赏论文—第一篇 音乐是生活不可缺少的一部分,学会欣...
【寓言童话】 日期:2020-03-12
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年学生资助诚信教育主题活动方案
各二级学院(部): 为深入贯彻落实习近平总书记关于教育的重要论述,落实立德树人根本任务,增强当代大学
【寓言童话】 日期:2020-06-21
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主题教育调查研究工作方案1根据省、市、县开展“不忘初心、牢记使命”主题教育工
【寓言童话】 日期:2021-03-19
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【寓言童话】 日期:2020-08-31
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这些惊悚故事在短短的篇幅和时间之内让您感受到故事里传达出来的恐怖感,令你感到害怕。下面就是小编给大家整理的令人惊悚的故事,希望对你有用! 令人惊悚的故事篇1:学校...
【寓言童话】 日期:2019-05-13
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【古代男生漫画图片大全】男生漫画头像
漫画和动画组成了动漫产业的两大支柱。然而,与动画相比,漫画在业界和学界皆相对冷清。小编整理了古代男生漫画,欢迎阅读! 古代男生漫画图片展示 古代男生漫画图片1 ...
【寓言童话】 日期:2019-05-27
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读《李光耀观天下》有感_李光耀观天下txt在线读
务实与真诚 ——读《李光耀观天下》有感 原创:雁过留声ly 购于北大,在出差的飞机和高铁上读完,这本《李光耀观天下》给予我很多启示。严格地说,这本书没有详
【寓言童话】 日期:2019-05-05
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北京最好吃的自助餐厅 北京高档自助餐排名
自助餐简直就是拯救大胃王的最佳饮食!没有之一!世界上没有什么事情是吃一顿自助餐解决不了的,如果有,那就吃两顿!下面小编给大家推荐北京几家好吃的自助餐。 北京最好吃的...
【寓言童话】 日期:2020-02-25
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学生高考动员演讲稿3篇高考动员演讲稿11 老师们、同学们: 大家下午好!漫漫高考长征路已经进入尾声了
【百家讲坛】 日期:2021-09-22
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最新企业安全的演讲稿5篇 演讲稿是作为在特定的情境中供口语表达使用的文稿。在充满活力,日益开放的今天
【百家讲坛】 日期:2021-09-22
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XX镇扶贫项目实施专项整治工作总结 为深入贯彻精准扶贫精准脱贫基本方略,认真落实党中央、国务院,省委
【百家讲坛】 日期:2021-09-22
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对乡镇领导班子干部成员的批评看法范文 一、对党委书记XXX同志的批评看法〔3条〕 1、与干部交流偏少
【百家讲坛】 日期:2021-09-22
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【百家讲坛】 日期:2021-09-22
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党委书记在警示教育大会上的讲话55篇汇编 党委书记在警示教育大会上的讲话(一) 同志们: 根据省州委
【百家讲坛】 日期:2021-09-22
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关于12021年召开巡视整改专题民主生活会对照检查材料 按照中央巡视组要求和省、市、区委统一部署,区
【百家讲坛】 日期:2021-08-14
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消防安全知识培训试题姓名: 部门班组: 成绩: 一:填空题,每空4分,共44分。 1、灭火剂是通过隔
【百家讲坛】 日期:2021-08-14
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涉疫重点人员“五包一”居家隔离医学观察工作流程 目前,全球疫情仍处于大流行状
【百家讲坛】 日期:2021-08-14
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疫情防控致全体师生员工及家长一封信
疫情防控致全体师生员工及家长的一封信 各位师生员工及全体家长朋友: 暑假已至,近期我省部分地方发现确
【百家讲坛】 日期:2021-08-14