公司公文处理管理办法(暂行)模版
公文处理管理办法( ( 暂行) )
第一条
为了使公司(以下简称“交易中心”)公文管理规范化、制度化,实现“规范、准确、高效、安全”的公文管理目标,结合交易中心实际情况,特制定本办法。
第二条
本办法所指公文内容主要包括:上级来电、信函、往来文书,同级来电、信函、往来文书,交易中心上报下发的各种文件、资料(广告宣传、营销资料、技术资料等纯业务文书除外)。
第三条
交易中心员工,对公文中涉及国家、政府或本交易中心应保密的事项,必须严守机密,不得泄露。
第四条
交易中心公文管理归口为综合部负责。
第五条
公文种类 (一)请示:请上级指示和批准; (二)报告:向上级或上级机关汇报工作,反映情况; (三)指示:对下级或下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则; (四)公告、通告:向公众宣布重大事项,用“公告”;在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用“通告”; (五)批复:答复请示事项; (六)通知:传达上级指示;要求下级办理或者需要知道的事项;批转下级公文或转发上级、同级和不隶属单位的公文;
(七)通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各部门知道的事项; (八)决定、决议:对某些问题或重大行动做出安排,用“决定”;经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议”;
(九)函:平行或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题; (十)会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的。
第六条
公文格式一般包括:字号、标题、主送单位、正文、附件、单位印章、主题词、发文时间、抄送(抄报)单位等。
(一)公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外,公文标题一般不加书名号和其它标点符号; (二)向上级请示的公文,一般只写一个主送单位;如果需要上报另一个上级单位时,可以用抄报的形式; (三)发文时间,以领导签发日期为准;联合行文,以最后签发单位签署的日期为准; (四)公文如有附件,应当在正文之后、单位名称之前,注明附件的名称和份数; (五)收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合
发文,应将主办单位排列在前; (六)文字一律从左至右横写横排。
第七条
交易中心发布正式文件,统一由综合部编文号,格式为:上石交西发〔×年〕×号。
第八条
交易中心公文一般用 A4 打印纸行文,左侧装订。“通告”等用纸大小,根据实际需要确定。公文标题用方正小标宋小二号字体,正文用仿宋_GB2312 小三号字体,用标准字间距。
第九条
交易中心对政府各部门、上级单位的请示或报告,与无隶属关系单位协调工作等,用交易中心名义行文。
第十条
向上级请示的公文,应一文一事,主送一个单位,不得同时抄送下级单位;向下级单位的重要行文,可以抄报上级单位。
第十一条
交易中心对下行文原则上只发到各部门, 第十二条
收文处理 交易中心收文由综合部负责,其处理程序为:签收、登记、分文、传送、拟办、催办、归档,处理程序为:
1.凡属公启文件,由综合部行政管理统一签收、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理,综合部经理负责开拆,其中内容重要的急件,及时呈送领导阅示。须由领导亲启的文件,及时呈领导启封和阅批,之后综合部进行归档; 2.综合部行政管理应根据文件规定的传阅范围或领导
指示,将传阅文件附上“文件处理单”,及时安排、递转文件传阅。各级领导阅批公文要及时认真,阅完后要在“文件处理单”上签名并注明日期; 3.凡需办理的一般性公文,先由综合部经理签批意见,再根据签批意见送有关领导批示或送有关人员办理。相关人员应及时反馈办理情况并退回文件; 4.综合部经理对有领导批示的公文及本交易所发出的文件,要认真督办、催办,不得积压或漏办; 5.各级领导参加重要会议带回的文件,在汇报和传达后,应及时将会议文件交综合部归档。
第十三条
发文处理 (一)所有上报下发的正式文件均由综合部负责办理。其他部门不得自行向上、向下发送正式文件,遇特殊情况时,须经总经理或分管领导批准,报综合部备案; (二)发文包括拟稿、审稿、签发、印制、校对、编号、用印、封发等基本程序。
第十四条
发文范围 (一)以交易中心名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、会议纪要和简报等; (二)交易中心各部门经领导批准统一编号转发的文件(在交易中心日常行政、业务、技术管理中,有关工作安排、宣传资料、技术资料、审批工作、专题业务会议决定、传达
上级指示等事项,经分管领导批准后,由该部门书面或口头通知执行,不属于发文范围)。
第十五条
公文用章 凡以交易中心统一编号发布的文件,均应加盖交易中心公章,使用交易中心公章,需经总经理或董事长审批;凡以各部门名义发的文件,可加盖部门公章,使用部门公章时,对交易中心内部发文由分管领导审批,对外发文需经分管领导审核后,由董事长批准。
第十六条
交易中心公文由综合部统一归档管理。要设立收文登记、文件存档登记、发文登记、发文签收、文件借阅登记、销毁文件登记,严格文件传递过程中的各类登记手续。
第十七条
借阅文件应严格履行借阅登记手续,限期阅看,按时归还。交易中心工作人员因工作需要借阅一般文件,需填写借阅单并经本部门负责人签批方可借阅,有密级的文件须经分管领导批准方可借阅。未经领导批准,不得将文件带出交易中心或全文抄录、复印,不允许拆卷和在文件上勾划等,禁止将交易中心文件借给非本交易中心人员。
第十八条
公文管理人员应及时将文件归档。文件归档 范围:
(一)下列文件统一由综合部负责归档:
1.董事会、监事会的来文、来函,包括董事会、监事会
对交易中心报告、申请、请示的批复等; 2.交易中心发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和有关报表等; 3.交易中心行政领导会议、党组织领导会议、总经理办公例会、中层干部会以及各种专题会议记录、纪要等; 4.重要来件来函、来访记录; 5.领导参加各种重要会议带回的文件、资料及交易中心在重要会议上的汇报发言材料等; 6.有关领导来交易中心检查工作时的重要讲话和指示记录,以及本交易中心向领导进行汇报的材料; 7.记载交易中心重大活动、先进人物事迹等的音像制品; 8.交易中心工作动态、日志和大事记等。
(二)交易中心各部门日常工作中的活动资料,由各部 门负责归档。
第十九条
归档应按照内容、名称、单位、时间顺序,分门别类地进行整理,要求收集齐全,保证文件的完整性。对于多余、重复、过期和无保存价值的文件,要定期进行清理造册,办理申请销毁手续。经核定同意销毁的文件,由指定人员负责销毁。
第二十条
交易中心文件保密等级分为绝密(AAA)、机密(AA)、秘密(A)三种,其它为一般文件。
绝密文件,由指定的人员阅看,只能打印一份。交易中
心内部绝密文件由起草人送给指定人员阅看;外来绝密文件由交易所文秘报送指定人员阅示。绝密文件阅后应立即由送阅人收回归档; 机密文件,由指定范围人员阅看,打印份数不得超过五份。由交易中心文秘送给指定范围的人传阅,并在指定的时间内由文秘收回; 秘密文件,在一定范围内阅看,打印份数不得超过有阅看资格的人数。由交易中心文秘送有关人员传阅,阅后由阅件人妥善保管; 第二十一条
所有保密文件均不得抄录、复印、复制或私自存盘,不得超范围传阅。如发现保密文件泄密或丢失,应立即向领导汇报。传阅保密文件时,阅文人阅后必须按时交回。
第二十二条
本办法由交易中心综合部负责解释。
第二十三条
本办法自下发之日开始执行。
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