铁路工程公文处理办法

时间：2020-11-01 11:51:55 来源：蒲公英阅读网 本文已影响人

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　公文处理办法

　1、总则 (1)为做好项目经理部、作业队（工区）公文处理工作，使项目经理部及作业队（工区）公文处理规范化、制度化、科学化，提高工作效率和公文质量，根据公司《公文处理办法》有关规定，结合项目经理部实际，制定本制度。

　(2)公文是具有法定效力和规范体式的公务文书，是项目经理部、作业队（工区）依法经营和进行公务活动的重要工具。

　(3)公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　(4)公文处理应坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。

　(5)综合部是公文处理的管理机构，主管项目经理部、作业队（工区）的公文处理工作，统一负责本级公文的收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

　(6)项目经理部、作业队（工区）的综合部和各部门应明确专(兼)职人员负责公文处理工作。专(兼)职人员应当相对稳定。

　(7)公文处理工作应严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保企业秘密安全。项目经理部各级党政负责人应高度重视公文处理，模范遵守公文处理办法，加强工作指导和监督，使公文处理工作按规有序进行。

　2、公文主要种类 常用公文种类有 10 种。项目经理部、作业队（工区）凡编文号的正式公文，均应在以下 10 个文种内使用。

　(1)决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩项目部有关人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

　(2)决议：适用于经会议讨论通过的重要决策事项。

　(3)通知：适用于批转下级单位公文，转发上级和不相隶属单位公文；发布规章；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和聘用干部。

　(4)通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　(5)报告：适用于向公司汇报工作，反映情况，提出建议，答复公司的询问。

　(6)请示：适用于向上级单位请求指示、批准。

　(7)批复：适用于答复下级单位的请示事项。

　(8)函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。

　(9)意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　(10)会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　3、公文格式 公文一般由发文机关、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。

　(1)发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，按党政工团排列。

　(2)秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”及保密期限。

　(3)紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。

　(4)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合发文，只标明主办单位发文字号。

　(5)上行文应当在首页发文字号的同一行右端注明签发人姓名。其中， “请示”应当在文尾附注处注明能对该公文咨询做出答复的联系人的姓名和电话。

　(6)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。电报也应有标题。

　(7)主送机关指公文的主要受理单位，抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，均应当使用全称或者规范化简称、统称。

　(8)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。如附件页数较多不能与主件一并装订，则应在单独装订的附件首面左上角注明主件的发文字号和附件顺序号，与主件一起发送。

　(9)公文除“会议纪要”外，都应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

　(10)成文时间以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报，以发出日期为准。印发时间，以文件印制的日期为准。

　(11)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

　(12)公文应当标注主题词，标引顺序应当先标类别词，再标类属词，尾词标文种，最多不超过 5 个词。主题词应参照公司《公文处理办法》（昆建办[2010] 9号）。

　项目部按公司公文格式统一如下：

　(1)公文用纸采用 A4 型，其成品幅面尺寸为：210mm×297 mm，张贴公文用纸大小，根据实际需要确定。

　上白边(天头)：37mm±1mm

　下白边(地脚)：35mm±1mm 左白边(订口)：28mm±1mm

　右白边(切口)：26mm±1mm 版心：156mm×225mm(不含页码) (2)公文排版正文无特殊要求均用 3 号仿宋字，通常每面排 22 行，每行排28 个字。

　本格式将公文划分为眉首、主体、版记三大组成部分。公文首面红色反线(含)以上部分统称眉首；红色反线以下至主题词(不含)的部分统称主体；主题词以下部分统称版记。

　(3)眉首 ①秘密等级和紧急程度 秘密等级用黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，后标“★” 号，不标保密期限视为长期；标保密期限，以“年”、“月”为单位标识在“★”号“之后，“年”、“月”数用阿拉伯数码。紧急程度，用黑体字，顶格标识在版心右上角第1 行， 如需同时标识秘密等级，紧急程度移至第 2 行。

　②发文机关标识上边缘至版心上边缘为 20mm(平行文)。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm(上行文)。

　③发文字号 在发文机关标识之下放一条红色反线，与版心同宽(156mm)，与发文机关标识下边缘之间的距离为 30mm( 3 行)。发文字号标识在第 3 行，用 3 号仿宋字居中排布。年份、序号用阿拉伯数码；年份用全称，用六角括号(〔 〕)括起；序号不编虚位，不加“第”字。为有利于文书立卷、存档和备用，统一规定项目经理部发文字号为：单位规范简称＋项目经理部简称＋部门简称+年份（用六角括号括起）+字号。

　④签发人 上行文应注明签发人，此时，发文字号居左空１字标识；签发人居右空１字标识，“签发人”3 字后标全符冒号，签发人姓名用楷体。

　如有多个签发人(或会签人)，应利用发文标识与红色反线之间的 30mm 空间排布，排布不下可下移红色反线；排布时主办机关签发人应置于第 1 行，最后一个签发人应与发文字号同处一行。

　(4)主体 ①标题 用 2 号小标宋体字并加黑，在红色反线之下占 4 行，居中排布，回行时应保持词意完整，排列对称美观。

　党政联合行文，标题第一行标明联合行文机关名称，以党、政、工、团为顺序排列。

　②主送机关 标题之下空 1 行左侧顶格标注，回行时仍顶格。

　最后一个主送机关后标全符冒号。如主送机关过多而使公文首面不能显示正文，应将主送机关移至版记中的主题词之下、抄送机关之上，标识方法同抄送机关。

　③正文 主送机关之下左空 2 字标注，回行顶格； 以后每起一自然段均左空 2 字。数字、年份不能回行。

　④附件说明 公文如有附件，应在正文最后另起一段左空 2 个字，注明附件名称和顺序。“附件”2 字后标全符冒号，附件序号用阿拉伯数码（如：“附件：1、××××”），附件名称后不加标点符号。

　⑤成文日期 成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”,如“二○○九年八月十日”。具体位置见下条印章标示。

　⑥印章 印章是公文生效的标志，用红色。

　1）单独发文印章，成文日期右空 4 字，印章压在成文日期上，端正，居中；

　印章上弧距正文 2mm～4mm。

　当印章下弧无文字时，采用下套方式加盖，即仅以印章下弧压在成文日期上；印章下弧有文字，采用中套方式加盖，即印章中心线压在成文日期上。

　2）联合行文印章 加盖两个印章，成文日期拉开，左右各空 7 个字； 两个印章均压成文日期，印章之间不相交或相切，相距不超过 3mm。

　加盖 3 个以上印章，为防止出现空白印章，应标注单位名称，印章压在单位名称之上；印章每排 3 个，两端不得超出版心，最后一排不足 3 个均居中；最后一排印章之下标注成文日期，右空 2 个字。

　联合行文主办单位印章排列在前，只能采取一种印章加盖方式，以保证印章排列整齐。

　当正文之后的空白容不下印章位置时，应采取调整行距或字距的办法，务使印章与正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的办法解决。

　⑦附注 公文如有需要说明的事项，左空 2 个字标识在成文日期之下的适当位置，用圆括号括起 ⑧附件 公文的附件应在正文之后另起一面排布，附件的左上角第 1 行顶格标识“附件”二字并加全符冒号，如有序号在序号后加全符冒号。附件的名称应与附件说明的附件名称保持一致。如附件不能与正文一起装订，应在附件首面第一行标识公文的发文字号。

　（5) 版记 版记由主题词、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。版记的位置应置于公文的最后一面，版记的最后一个部分置于最后一行。

　①主题词 主题词按规定应标注在公文末页下部、抄送范围上方。“主题词”用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用 3 号小标宋体字或宋体字；词目之间空 1 字，不用标点。

　②抄送机关

　公文如有抄送，在主题词下一行；左右各空 1 字，用 3 号仿宋字标识‘抄送’，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

　③印发机关和印发日期 印发机关和印发日期位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占 1 行位置，用 3 号仿宋字体。印发机关左空 1 字，印发日期右空 1 字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。

　（6)页码 用 4 号半角黑体阿拉伯数码标识，左右各放一条 4 号一字线，置于版心下边缘之下一行，页码居中排列。如公文出现空白面， 空白面和空白面以后的面不标页码。

　（7)其他公文格式

　①信函式公文 用于平行文或下行文。发文单位标识不加“文件”二字，用红色，居中排布。发文单位名称上边缘距上页边 30mm，用小标宋体字，字号酌定。发文单位名称之下放一条红色武文线(上粗下细)；距下页边 20mm 处放一条红色文武线(上细下粗)；两条线均与版心同宽即 156mm。

　份数序号、秘密等级、紧急程度置于武文线下第 1 行左侧顶格；发文字号置于武文线下第 1 行右侧顶格。

　公文标题自武文线下第 4 行排布。其余要求均同本格式相应要求。

　②会议纪要格式 标识居中排 1 行，用黑体字或标宋体字，字号酌定，可用黑色或红色。标识上边缘距版心上边缘 20mm。标识下空 1 行标会议纪要序号，用黑体阿拉伯数码，圆括号括起，居中排布。会议序号下空 1 行标识纪要印发机关和印发日期；印发机关左侧顶格；印发日期右侧顶格，用汉字书写。印发机关和印发日期下放一条反线，与版心同宽，与标识同色。反线下空 1 行标识纪要标题；标题下空 1 行标识正文。纪要用“分送”不用“主送、抄送”，标识方法同“抄送”。

　③“情况通报”格式 用于印发领导讲话或通报情况。标识上边缘距版心上边缘 20mm，居中排布，

　用红色小标宋体字，字号酌定。标识下空 1 行标期号，期号用黑体阿拉伯数码，标为“第×期”，居中排布。

　期号下空 1 行标主办部门和印发日期。主办部门左侧顶格；印发日期右侧顶格，用汉字书写。印发机关和印发日期下放一条红色反线，与版心同宽。反线下空 1 行排布标题。讲话标题下标讲话日期，用阿拉伯数码，楷体，圆括号括起，居中排布。日期下标讲话人姓名，用黑体，居中排布。如有按语，在反线之下空 1 行左空 2 字标识，用楷体。简报正文后另起一行标来稿单位，用楷体，圆括号括起，右侧顶格。正文可根据篇幅长短选用 3 号或 4号字。用“分送”不用“主送、抄送”，标识方法同“抄送”。

　4、行文规则 (1)行文应确有必要，且少而精，注重效用。

　(2)行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

　(3)用项目经理部、项目经理部行政、党工委版头行文适用范围：

　①《XX 集团有限公司（XX 集团昆明铁路建设有限公司）××项目经理部文件》:主要用于向上级机关请示、报告工作；转发上级机关文件；部署项目经理部的各项工作，采取各项行动措施；发布行政法规、规章；下达和调整生产计划；奖惩事项；其它需要以项目经理部名义行文的事项。

　②《中共 XX（中共 XX 集团昆明铁路建设有限公司）××项目经理部工作委员会文件》主要用于发布、传达贯彻党的方针、政策；做出工作部署；转发上级机关文件；批转下级的报告、请示；通知事项；向上级报告、请示；其它需要以项目经理部党工委名义行文的事项。

　③《中国铁路工会 XX（中国铁路工会 XX 集团昆明铁路建设有限公司）××项目经理部工作委员会文件》、《共青团 XX（共青团 XX 集团昆明铁路建设有限公司）××项目经理部工作委员会文件》仅限于项目经理部工会、共青团，用于其职责管理权限之内的事项。

　④与平行单位及地方联系、商洽工作，用《XX 集团有限公司（XX 集团昆明铁路建设有限公司）××项目经理部》、《中共 XX（中共 XX 集团昆明铁路建设有限公司）××项目经理部工作委员会》、《中国铁路工会 XX（中国铁路工会 XX 集团昆明铁路建设有限公司）××项目经理部工作委员会》、《共青团 XX（共青团XX 集团昆明铁路建设有限公司）××项目经理部工作委员会》版头。版头线下

　右端标注编号。标题应概括正文内容，不能仅以文种简写。

　⑤要大力精简文件。可发可不发的文件坚决不发，除法规性文件外，一般不得转发。转发应结合实际提出贯彻意见。

　⑥ 项目经理部各部门一般不行文，工作需要时可以抄送。各部门之间不行文，有事当面商洽解决。

　⑦作业队（工区）一般不得越级向项目部、建设、监理、设计单位行文。因特殊情况必须越级行文时，应当首先将事由向项目经理部报告，经项目经理部同意后行文，并抄送项目经理部。

　⑧项目经理部向建指、作业队（工区）或地方单位的重要行文，应当同时抄送上级单位。

　⑨“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不要直接送给领导者个人。领导讲话以《情况通报》形式下发，不另行文。

　⑩“报告”中不得夹带请示事项。

　5、发文办理 发文办理一般包括拟稿、会签、审核、签发、编号、校对、用印、分发等程序。

　(1)拟稿 拟稿应当做到：

　①符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。

　②开门见山，情况确实，观点明确，条理清楚，结构严谨，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

　③人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年月日，年份应当写全。

　④结构层次序数正确。第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

　⑤必须使用国家法定计量单位。

　⑥用词用字准确、规范。难懂的专用术语、行话、方言，应当尽量避免使用，

　必须使用时应当加注释。文内使用简称，除已通用的简称外，一般应当先用全称，并注明简称。

　⑦公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

　公文稿拟出后由主办部门负责人认真审核、修改。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家法律、法规和有关规定，行文目的是否表述明白，处理意见是否切实可行，与其他有关文件有无矛盾、重复、脱节，涉及其他部门的问题是否已协商一致。

　(2)会签 主办部门核阅签字后，需相关部门会签的应送交部门进行会签。会签的要点：一是文搞中提出的措施是否可行，数据是否合理；二是文稿中对本部门的要求或需要本部门开展的工作是否可行；三是文稿中涉及本部门的政策规定表述是否正确。在会签过程中，如果修改的幅度较小，应直接在文稿中修改；如果修改的幅度较大，应与主办部门协商，建议重新起草。

　(3)审核 会签完毕，主办部门应提交综合部核稿后，才能送领导签发。核稿的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，发送范围是否适当，文字表述、文种使用、公文格式是否符合本办法的有关规定。审核时对内容的重要改动，应当与主办部门协商，或提出意见退拟稿人修改。对涉及有关部门且主办部门经协商又不能取得一致意见的公文，核稿人应当积极组织协调。经协调仍不能取得一致意见的，应当提出处理意见报项目经理部、项目分部领导决定。

　(4)签发 综合部审核签字后送领导签发。一般公文由分管领导签发；上行文，重要的或者涉及面紧急公文签发而相关签发人因故无法签字的，由综合部核稿人电话请示同意并注明后行文，待签发人回来补签。重要公文应电传签发人签发。经领导签发的文稿,不得擅自改动；如必须改动,应当经签发人同意。

　(5)编号排版

　签发完毕的文件由项目经理部文书人员登记编号、排版。文书人员应全面复核。重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。编号排版的公文必须符合规定格式、如对文稿有疑问，应当与主办部门联系，不得随意处理。

　(6)校对 编号排版后的文件应由拟稿人仔细校对并签字。

　(7)缮印 需缮印的文件，必须符合规定格式，字迹清楚，整洁美观，份数准确。

　(8)用印 用印前，应注意检查原稿是否经过综合部审核和单位领导人签发，公文格式是否符合要求，公文组成是否完备。对于不符合要求的公文，不予盖章。

　(9)登记和分发 缮印的文件分发时，要做好发文登记，并对文件进行检查，防止差错。以网络办公系统发送的文件资料，应在发文登记簿上注明发送的单位、内容、收文人姓名，并注明与对方确认收到的时间。

　重要公文发出后，主办部门应当及时了解、掌握办理、执行情况，并向分管领导反馈，综合部要做好督办。

　6、收文办理 收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、传递、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

　(1) 签收和登记 项目经理部、作业队（工区）都要建立收文登记制度。应指定人员统一拆封、登记。没有经过综合部签收的公文，应当到综合部部补办登记手续。收取电子文件也应由专人管理，统一编号并及时处理。

　(2)拟办和批办 需要办理的公文，由综合部长提出拟办意见后，再送领导人批示。紧急公文，送领导人批示时，应当同时将主要内容告知主办部门，并提出办理时限。

　审批公文，对有办理事项的，批办人应当明确签署意见、姓名和审批时间。

　(3)承办

　收到需办理的公文后，承办单位(部门)要抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于自己业务范围，或者不适宜由本单位(部门)主办的，应当退回交办的综合部并说明理由。办理收到公文中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请分管领导协调或裁定。

　(4)催办和查办 送领导批示或者交有关部门办理的公文，综合部要负责催办、查办，紧急公文要跟踪催办、查办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。重要的限时的文件，承办单位如确定需要延长办理时间，应当告知综合部，必要时要向来文单位说明原因。

　7、公文归档 (1)公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局发布的DK/T22-2000《归档文件整理规则》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。可参考《关于印发<XX 集团有限公司档案管理办法>等七项档案工作规章制度的通知》（集司办〔XX〕315 号）

　(2)公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映项目经理部、作业队（工区）的主要工作情况，便于保管和利用。

　(3)联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。

　(4)归档范围内的公文应确定保管期限，按照规定定期向档案部门移交，任何部门或个人不得单独保存。

　(5)机构撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后，按有关规定移交上级档案部门。工作人员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　(6)没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，到指定场所，由二人监销，保证不丢失、不漏销。