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    行政公文处理办法

    时间：2020-09-15 11:44:45 来源：蒲公英阅读网 本文已影响人 蒲公英阅读网手机站

    相关热词搜索：行政 办法 公文处理

    　 体系文件 名

    　称 工作指引 编

    　号 WI/424-ZN01-03 文件标题 行政公文处理办法

    　1.0 目的 规范公司和各部门行政文件、业务资料的管理。

    　2.0 适用范围 适用于公司各部门。

    　3.0 职责 部门/岗位 工

    　作

    　内

    　容 频次/时间 总经理 审批公司红头文件，必要时对各部门收到的外来公文提出处理意见。

    　1 个工作日 部门负责人 审批以本部门名义发布的文件。

    　对本部门收到的外来公文提出处理意见。

    　1 个工作日 及时 经办人员 编制需发布的文件，办理文件规定的相关事项。

    　及时 档案管理员 文件的归口管理，有效控制。

    　及时 注：部门指公司本部各职能部门、科室。

    　4.0 方法和过程控制 4.1 文件的分类 4.1.1 行政文件：公司级/分公司级年度计划、人事任免、奖惩决定、专题报告、工作总结等对内外发文等，以红头文件形式发布；公司日常往来函件、会议纪要、技术报告等以非红头文件形式发布。

    　4.1.2 体系文件：包括各类管理制度、组织架构、职务说明书等。（按《体系文件控制办法》处理。）

    　4.1.3 其他文件：包括新闻稿件、宣传海报等（不需编号）。

    　4.1.4 外来文件：包括外来公文和外来标准/法规。外来公文，指政府部门、上级公司下发的公文。外来标准/法规，指政府部门制定的与公司业务有关的各种行业标准、管理/技术标准、法律法规；上级公司下发的各种管理制度等。

    　4.2 行政文件的编码及格式

    　 4.2.1 公司级行政文件须经总经理审批，人力资源部承办并统一管理。编号方法为：XXXX[年度]序号，序号为三位数。红头文件格式如下：

    　红色文件头 编号（五号黑体）

    　文件名称（二号黑体）

    　文件内容（四号宋体）

    　公司简称（四号宋体）

    　签署：（四号宋体，对外发文无须签署）

    　 Xxx 年九月一日（四号宋体，中文数字）

    　4.2.2 公司级行政文件须经分公司负责人审批，行政职能口承办，报公司人力资源部备案。编号方法为：医院有限公司[年度]序号，序号为三位数。

    　红头文件格式如下：

    　红色文件头 编号（五号黑体）

    　文件名称（二号黑体）

    　文件内容（四号宋体）

    　XXX 医院有限公司（四号宋体）

    　签署：（四号宋体，对外发文无须签署）

    　 年八月一日（四号宋体，中文数字）

    　非红头文件格式如下：

    　文件名称（二号黑体）

    　编号（五号黑体）

    　文件内容（四号宋体）

    　XXXX 医院有限公司（四号宋体）

    　签署：（四号宋体，对外发文无须签署）

    　 Xxx 年九月一日（四号宋体，中文数字）

    　4.2.3 本部职能部门行政文件编号方法为：（职能部门简称）[年度]序号，序号为三位数。职能部门简称：人事部、财务部、运营部等；如增加新部门，由人力资源部确定部门简称。本部职能部门行政文件仅限公司范围内使用；如因工作需要对外行文，以公司名义发文，按公司级行政文件承办要求办理。

    　本部职能部门行政文件格式为：

    　文件名称（二号黑体）

    　 文件编号（五号黑体）

    　文件内容（四号宋体）

    　XXXX 公司+职能部门全称（四号宋体）

    　签署：（四号宋体）

    　年九月一日（四号宋体，中文数字）

    　4.2.4 部门级行政文件编号方法为：（项目简称）[年度]序号，序号为三位数。项目简称由人力资

    　源部确定。

    　项目级行政文件格式为：

    　文件名称（二号黑体）

    　文件编号（五号黑体）

    　文件内容（四号宋体）

    　XXX 医院（四号宋体）

    　××部（四号宋体）

    　签署：（四号宋体，对外发文无须签署）

    　年九月一日（四号宋体，中文数字）

    　注：内部流转的行政文件的字体须符合以上要求，字号可根据具体情况确定，但须保持文件各部分字号大小的协调性。

    　4.3 行政文件的发布 4.3.1 所有行政文件均需填写《文件处理表》，经本级/部门第一负责人审批，由行政职能口承办并发布。通过电子显示屏向顾客公布的信息须保存审批记录，并对发布信息的电子显示屏拍照保存。

    　4.3.2 重要文件送达外部单位/客户及相关业务单位时，须请对方在《文件发放签收表》签收，签收记录与所发文件一起长期保存。

    　4.4 行政文件的更改

    　行政文件如需更改，须按原审批程序重新报批。

    　4.5 外来文件的处理 4.5.1 当收到外来公文需处理时，填写《文件处理表》，由行政职能负责人提出处理意见，必要时

    　报相关领导提出处理意见后处理，处理完后由行政部门负责存档。

    　4.5.2 收到外来标准/法规时，按《质量记录及文档管理办法》处理。

    　4.6 文件的存档 按照《质量记录及文档管理办法》执行。

    　4.7 电子文档的管理 按照《电子文档管理规定》执行。

    　4.8 文件的保密 4.8.1 公司需严格保密的文件包括：总经理办公会议纪要、公司经营战略性会议纪要、管理评审报告、重大事故分析报告、薪酬福利制度、奖金分配数额及其它重要文件等。

    　4.8.2 保密文件以电子文档形式传送时，须加密码。

    　4.8.3 有权阅读保密文件的公司员工对保密文件负有保密责任。

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