会议服务规程
X XX X 游轮 有限 公司
发布
2018-02-25 实施 2018-02-20 发布 会议服务规程
Q/HJL FW 06.B9—2018 Q/HJL X X 游 轮 有 限 公 司 企 业 标 准
Q/HJL FW 06.B9—2018
I
前 前
言
本标准由 XX 游轮有限公司委员会提出。
本标准由 XX 游轮有限公司驻船经理部起草并归口。
本标准起草人:
本标准 2018 年首次发布。
Q/HJL FW 06.B9—2018
1
会议服务规程
1 范围 本标准规定了酒吧员工会场准备、会议接待、会中及会议收尾服务规程。
本标准适用于酒吧全体岗位。
2 酒吧员工会议服务规程 2.1 会场准备工作规程 应符合以下程序和要求:
2.1.1 了解会议的时间、形式、会议程序、公司名称、人数、邀请对象等细节。
2.1.2 联系各有关部门做好准备工作 主要有以下程序和要求:
a)通知 DJ 安装、调试有关音响、投影器材。
b)通知 DJ 按要求调试有关灯光。
c)准备会议所需会议台、舞台、讲坛、投影、绿绒、椅套等用品。
d)准备有关会议用的茶水。
e)搞好会场卫生。
2.1.3 根据要求摆设会场 主要有以下程序和要求:
a)会议形式一般有:讲座式(又称戏院式)、言讨式(又称课室式)、长台式、回形台式、U 形台式。
b)会议台上铺绿绒、两张以上连着铺绿绒时,要注意接口向内,不要外露。
c)会议台上摆放会议夹 1 个,底部距桌沿 1cm(邮轮专用信笺 3 张置于会议夹顶端下沿,距信签纸顶端 LOGO 0.5cm。邮轮专用签字笔 1 支,笔尖朝上,会议夹右上方放置茶杯一只)。
d)协助会议主办方摆放其他设备:如大型喷画背景架、横幅(板)、投影、标准讲坛、椅套、各式麦克风、大小座次牌等。
2.1.4 客人另请广告商布置会场的,要做好现场跟进工作 主要有以下程序和要求:
a)注意用电安全,对不符合邮轮用电规定的做法,及时联系专业工程人员给予指导。
b)控制布置场地的噪音,避免影响其他客人。
c)注意保持设施设备的完好无损,如有损坏,需按所需维修费用照价索偿。
d)对布景施工人员进行安全督导,联系专业人员进行验收。
e)控制好搬运人员在邮轮内的行走路线。
2.1.5 迎客准备 主要有以下程序和要求:
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2
a)检查核对横额的文字内容。
b)在客人到达前 30 分钟检查灯光、打开厅门,恭候客人的光临。
c)摆设好宾客签到台,签到台一般摆在会议室门口处,铺绿绒、围红台裙,台上摆放鲜花,根据客人的需要摆放“嘉宾签到处”牌,台上备放签到笔。
2.2 会议接待服务规程 应符合以下程序和要求:
2.2.1 配合主办方做好会前准备工作 主要有以下程序和要求:
a)为工作人员送茶,了解当天会议工作人员的需要及对现场布置的意见,及时修正。
b)协助主办方工作人员安顿带来的会议使用物品,了解物品名称、清点数量,做好交接工作,并确定可使用物品的人员。对贵重物品或重要资料要提醒客人随身携带或交专人保管、交接,会议期间及撤场时必须重点照顾。
c)协助工作人员布置简单的宣传品和派发宣传资料。
d)配合主办方完成会议租场演习工作,对工作人员在非正式会议期间彩排活动要提供服务。
e)主动介绍音响、灯光、遥控、等设备的使用方法。
2.2.2 客人进场服务规程 主要有以下程序和要求:
a)会议进场期间,根据主办方的需要,提醒客人关上手提电话(或根据会议要求为客人作手提电话寄存保管)。
b)重要的会议,需要作安全检查,资料需要保密,服务员不能外泄文件。
c)会议场内必须有服务员引领客人就座,为客人倒茶水。
d)调试同声翻译器,并派发给客人使用,逐一做好登记,向客人介绍使用方法。
2.2.3 会议期间服务规程 主要有以下程序和要求:
a)控制会议出入口人员的出入情况,控制进出门口时造成的噪音。
b)会议场内始终要留有员工随时为客人提供服务。
c)对有特殊要求,不需要在厅内服务的客户,领班要安排员工在厅门外服务,及时掌握会议情况。
d)重要的会议如需用到同声翻译室时,要为翻译提供茶水。
e)配合主讲人的要求做好音响、灯光、空调等设备的调控。
f)在不影响客人会议的情况下添加茶水。
g)留意客人情况,发现异常情况主动上前询问或上报保安。
2.2.4 会间茶歇 主要有以下程序和要求:
a)与主办方协调好茶歇的确切时间,提前 15 分钟将点心摆放好。
b)根据客人数量准备足够的咖啡、奶、糖、纸巾等物品。
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c)摆设茶歇餐具时,不能影响会议的进行,如食物台安排在会议厅内,则应在会议开始前摆好餐具。
d)客人在会议茶歇期间,会议厅内要及时清理杂物,补充茶水。
e)补充无线麦克风电池。
f)当茶歇结束会议继续进行时,应协助主办方通知与会人员回场继续会议。
g)如会议用餐暂时离场,要协同客方工作人员清场,提醒客方工作人员贵重物品及重要资料要自行保管。重新更换水杯,搞好场地卫生。
2.3 会议收尾服务规程 应符合以下程序和要求:
2.3.1 回收物品 主要有以下程序和要求:
a)会议客人陆续离场,服务员要注意客人动态,处理好主办单位带来的物品。并安排员工或行李员协助主办人搬运物品。
b)检查各种物品、设备是否完好齐全。
c)通知各有关部门取回本部设备、物品。
d)检查会场,提醒客人带齐物品,检查椅子和地面是否有遗留物品,及时归还。
e)提醒主办方在清拆布置和布景时,不能损坏邮轮的设备、舞台、电梯等,以及控制好物品撤离邮轮的行走路线。
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