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  • 机关单位环境保护科技档案管理要点_机关单位档案管理

    时间:2019-10-05 10:09:14 来源:蒲公英阅读网 本文已影响 蒲公英阅读网手机站

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    摘要:随着国民经济不断进步和发展,环境保护的重要性日益突显,越来越多的人希望能加强环境保护,维护人们赖以生存的家园。尤其是环保局等机关单位,更应积极开展环境保护工作,通过对科技档案的管理和使用,来对环境保护工作的效果进行记录。本文将对环境保护科技档案管理工作中存在的问题进行分析,并探索科技档案管理的重点和要点。

    关键词:机关单位;环境保护;科技档案管理;要点

    所谓环境保护科技档案,是指国家及其下属的环保部门记录的环境保护档案,对国家和社会的环境保护工作有一定的价值和意义。机关单位的环境保护科技档案管理内容主要包括对科技档案的载体进行保护和对内容进行填充。对环境保护科技档案的管理是我国机关单位的重要内容之一,见证了我国地方对环境保护工作所付出的努力,也是维护社会稳定发展的关键之一。

    一、环境保护科技档案管理中存在的问题

    1.过分重视文件收集,不注重文件归档

    在环境保护档案管理工作中,很多人都非常重视档案的收集工作,比较重视档案本身的真实性,在收集过程中要求对原件进行验证,防止档案存在不真实的现象。在满足了档案工作真实性的同时,他们却没有按照一定的规范和标准来进行归档,甚至过分要求原件,使得一些重要的科技档案无法收入其中,降低了档案管理的参考价值。

    2.没有认识到资源建设的重要性

    环境保护科技档案是一种信息资源,具有非常重要的应用价值,但如果档案管理人员没有对其进行正确开发和建设,就很容易使科技档案信息不完善,影响科技档案的权威性。由于档案管理人员缺乏相关专业知识,在归档工作中无法切实反应其中的技术完整性,使得环境保护工作的连续性、专业性没有得到全面反映。

    二、机关单位环境保护科技档案管理工作要点

    1.加强归档管理

    环境保护科技档案的归档管理就是资料的交接工作,为了使归档管理更加科学,要制定符合机关单位实际情况的归档管理制度,使所有部门的人员严格按照归档制度履行自身职责,从而使归档工作顺利进行。因此,在环境保护工作开展前,应由部门负责人对项目中的内容、范围、进度等进行密切关注和记录,并按照国家规定的归档范围、期限和密级划分表,对文件材料进行系统整理和归档。在归档过程中,要注重对原始资料的审查,使其符合归档的基本眼球,并对同一项目的相关材料都统一管理,防止丢失,以便于日后查询。对于一些不符合归档要求的材料,要将材料退回到原本部门,待整理合格之后才能再度接收。

    2.科学对环境保护科技档案进行分类

    科技档案分类就是指根据科技档案的内容性质和形成特点,把一定范围内的科技档案划分成不同的类别层次,从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统,包括农业科技档案、基本建设档案、设备档案、自然科学研究档案、医药卫生档案和自然现象观测档案等。科技档案的分类有很多种方式,具体应根据机关单位的性质和专业特征来划分。环境保护涉及到大气、地理、生态、植物和群落等多个专业,这就需要档案管理人员对这些专业的性质和特征非常熟悉,根据环境保护专业的特点,并结合科技档案的划分规范,来对环境保护科技档案进行分类。

    3.加强对环境保护科技档案的储存

    当科技档案归档、收集之后,就应对其进行细致统计和储存。对机关单位来说,档案的储存和统计是科技档案管理的重要内容之一。在对档案进行保管的过程中,应根据机关单位的实际情况,建立并优化档案管理制度,设立专门的环境保护科技档案储存场所,按照环境保护科技档案的数量进行存

    机关单位环境保护科技档案管理要点

    放,并选择质量好、防潮的地点,以使科学技术档案得到妥善保存。档案管理人员应根据档案的具体情况,将其进行整理,并录入档案管理系统中,方便其他部门的人查阅和使用。

    4.在科技档案管理中加入信息化手段

    随着科技档案数量不断增加和电子文献不断发展,在当前的科技档案管理中,应积极采用创新技术,实现对科技档案全方位、多层次、现代化的管理,使科技档案在计算机与网络技术的支持下,转变储存方式,打破时间和空间的限制,实现各种文件、信息、资源的远程传递。例如,传统的纸质文件可以制作成为word、excel等格式,也可以扫描成为图片格式,储存在计算机、光盘或网络资源库中,实现快速查阅、传递和检索,从而使科技档案在此基础上获得延续发展。电子文献具有载体稳定性、多样性,信息可控制性、易变性、占有体积小等特性,因此,我们应根据电子文献的特点,改变传统的文献保存和管理方法,建立电子信息管理系统,将与科技档案有关的各种资料进行整合、分类,储存在网络数据库中。

    三、结语

    环境保护科技档案是对国家级地区环境保护工作成果的展示,作为机关单位的工作人员,我们应认识到环境保护的重要性,并在工作中落实环境保护档案管理工作,从而使我国整体环境保护档案管理水平得到提升,进一步完善环境保护科技档案管理体系,促进我国环境保护事业的良性发展。

    参考文献:

    [1]黄桢.环境保护科技档案文档一体化信息系统建设[J].环境监测管理与技术,2007(1):4-7.

    [2]鲁可欣,王忠伟,王阿春.论科技档案在环境科技管理中的作用[J].环境科学与管理,2013(1):23-24.

    [3]田云萍,肖丽红.环境保护科技档案的管理与利用[J].江西化工,2007(4):205-206.

    [4]邓泽华,王蕾.环境保护档案管理的现状与展望[J].北方环境,2011(Z1):19-20,28.

    [5]刘俊岭.论环境保护档案的管理与利用[J].黑龙江科技信息,2012(26):125.

    作者:陈慧吉 单位:吉林公主岭市环境保护局科技科

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